Съпоставяне на книги е изравняването, извършено от компанията преди приключването на нейните счетоводни книги, за да се гарантира, че книгите са актуални и няма никакви манипулации или измами в счетоводните книги на компанията.
Помирение на книги
Както всички знаем, Книгите на сметките са чертежите на всеки бизнес. Поддържането на счетоводните книги е ключът към финансовото управление.
Воденето на счетоводни книги обаче не е достатъчно. Също така е необходимо сметките да бъдат точни и пълни. Възможни са различни проверки и контроли, за да се гарантира това, но един от най-основните и съществени начини е „Помиряване на книгите“.
- Какво е помирение?
- Кога се извършва помирение?
- Какъв е периодът, за който се извършва помирението?
- Защо трябва да се извършва помирение?
- Най-добри практики за процеса на помирение
- Как изглежда изявлението за помирение?
- Какви са видовете помирения?
- # 1 - Банско помирение
- # 2 - Помирение на доставчик
- # 3 - Помирение на клиентите
- # 4 - Помирение между компании / li>
- # 5 - Помирение, специфично за бизнеса
- Полезни съвети за г-жа Excel при извършване на помиренията
Какво е помирение?
Това е процес, който сравнява два набора от записи и анализира разликите между двата набора, ако има такива.
Тези два набора записи могат да бъдат всичко от цялата гама от Книги на сметките. Обикновено единият набор от записи е книга от самата книга на компанията, която трябва да бъде съгласувана, а втората група от записа е получена от вътрешни или външни източници.
напр. сравняване на банковата книга (вътрешен източник) спрямо банковото извлечение (външен източник).
Кога се извършва помирение?
Обикновено се извършва преди приключването на сметки. Препоръчително е да го правите ежемесечно, така че книгите да са актуални, но могат да се правят и на тримесечие или годишно.
Колкото по-тежък е обемът, толкова повече трябва да бъде честотата на помирението, така че процесът на помирение да е по-плавен
Те трябва да се извършват ежегодно, преди книгите да бъдат заверени от одиторите. Повечето от изравненията са предпоставка за целите на одитното тестване. След влизането в сила на Sarbanes Oxley (SOX) през 2002 г., помиренията станаха още по-критични, тъй като изискванията за спазване се повишиха на различно ниво.
Какъв е периодът, за който се извършва помирението?
Един от критичните аспекти, за които трябва да се погрижите, докато извършвате помирение, е, че периодът и за двата комплекта записи трябва да бъде еднакъв.
В допълнение към примера, посочен по-горе, е много нелогично да се сравнява извлечената банкова книга за периода от 01 януари 16 до 31 март 16 с банковото извлечение за 01 януари 16 до 30 юни 16. Трябва да има обща основа за сравнение.
Също така, съществено нещо, което трябва да имате предвид, е, че началният или началният баланс винаги трябва да бъде равен както за набора от записи. В горния случай, ако салдата на 01-януари-16 не са идентични, тази разлика трябва първо да бъде коригирана, а не да се извършва съгласуване за 01-януари-16 до 31 март-16.
Защо трябва да се извършва помирение?
Откриване на измама
- Лесно е да се манипулират счетоводни книги. Един от начините за откриване на измами е чрез помирение. Нека разберем това с пример.
- Касиерът на ABC Corporation извършва измама, като не отчита пари, получени от клиенти. По този начин клиентът и регистрите на паричните средства остават непроменени и той може да събере получените пари в джоба.
- Един прост начин за откриване на измами като този е извършването на съгласуване на регистъра на клиентите. Когато счетоводната книга на клиента в книгите на ABC се сравни с книгата на ABC в книгите на клиента, салдата няма да се обвържат и измамата ще бъде открита.
Уверете се, че записите са пълни:
- Понякога определени дейности засягат нашите книги, но не се пренасочват през екипа за сметки и следователно може да останат незабелязани.
- Малък пример е чек, депозиран от клиент директно в банковата сметка. Ако клиентът не информира, банковата книга, както и книгата на клиента, ще бъдат непълни, което ще доведе до погрешно представяне на факти.
Уверете се, че записите са точни:
- В процеса на счетоводство има шанс за човешки грешки.
- Един пример за човешки грешки е неправилното поставяне на цифри, например действителната стойност на продажбите е Rs. 99 736, което неправилно е записано като Rs. 97 936.
- Те могат да бъдат открити при съгласуване на сметки. Това не са нищо друго освен грешки при транспониране и в този случай разликата обикновено се дели на 9.
Най-добри практики за процеса на помирение
Някои от най-добрите практики, които могат да бъдат възприети, така че помирението да помогне за постигането на целта му, са следните:
- Компаниите трябва да създадат процес на помирение, който да се следва вътрешно. Той трябва да обхваща честотата, ключовите сметки, за които трябва да се извърши помирение, стандартизирани формати и др. Тези процеси ще варират в зависимост от обема, вида на индустрията, областите с висок риск и т.н. Политиката трябва да бъде изготвена и разпространена до Екипът по финанси и сметки редовно.
- Трябва да се следва разделението на задълженията. Това означава, че служителите, записващи вписванията в счетоводните книги, не трябва да бъдат част от процеса на помирение. Той ще гарантира, че някой препроверява работата, извършена от друг.
- Трябва да се следва матрица на правомощията за процеса на производител-проверка. Декларациите за помирение също трябва да се изготвят и проверяват от различни служители въз основа на назначението. Изпълнителният орган може да изготви декларация за съгласуване, а мениджърът може да провери същото.
- Подготвителят и проверяващият трябва да вземат правилно изписване, така че хората да се чувстват достатъчно отговорни.
- Трябва да се определят строги срокове за приключване на помиренията, за да се открият измами и да се предприемат навременни действия.
- Обхватът на вътрешния одит също трябва да включва проверка на тези изявления за съгласуване.
- Процесът на одобрение трябва да бъде настроен за преминаване на записи за коригиране (ако има такива, открити по време на процеса на съгласуване) за коригиране на сметки. Той ще гарантира, че средното и горното ръководство се актуализират от време на време.
- Придружаващите документи (като банково извлечение, счетоводна книга на клиента и др.) Трябва да представляват част от декларацията за съгласуване, за която трябва да се получи изписване.
Как изглежда изявлението за помирение?
Декларацията за помирение трябва да бъде възможно най-проста. Той трябва да включва необходимите подробности, като например коя счетоводна книга се съгласува, какъв е периодът на съгласуване, кога е подготвено съгласуването, кой е подготвил, проверил, одобрил и т.н.
По-долу е прост формат на декларацията за съгласуване:
| ABC Co. | |||
| Изявление за банково помирение към 31 март-16 | |||
| Банкова сметка № 00000xxxxxx | |||
| Салдо по Книги на сметките на 31 март-16 | ххх | ||
| Добавяне: | Настройка 1 | ххх | |
| Настройка 2 | ххх | ||
| Настройка 3 | ххх | ххх | |
| По-малко: | Настройка 4 | ххх | |
| Настройка 5 | ххх | ххх | |
| Настройка 6 | |||
| Салдо по банково извлечение на 31 март 16 | ххх | ||
| Изготвено от: Счетоводител | |||
| Проверено от: Мениджър | |||
| Проверено от: финансов контролер | |||
Всеки от двата комплекта може да се приеме като основа и корекциите трябва да се добавят или изваждат, като по този начин се достига до балансиращата фигура.
В горния формат Базовата книга се приема за основа. Ако обаче Банковият отчет се счита за база, всички корекции ще бъдат отменени. Следването на два случая ще помогне да се разбере по-добре това:
Случай А - Вземане на Банковата книга за основа
| Салдо по Книги на сметките на 31 март-16 | 9 700 | ||
| Добавяне: | Издадени, но не депозирани чекове | 10 000 | |
| Банка Заинтересовани кредитирани от банка | 75 | 10 075 | |
| По-малко: | Банкови такси не са записани | 175 | 175 |
| Салдо по банково извлечение на 31 март 16 | 19 600 |
Случай Б - Приемане на банковото извлечение като основа
| Салдо по банково извлечение на 31 март 16 | 19 600 | ||
| Добавяне: | Банкови такси не са записани | 175 | 175 |
| По-малко: | Издадени, но не депозирани чекове | 10 000 | 175 |
| Банка Заинтересовани кредитирани от банка | 75 | 10 075 | |
| Салдо по Книги на сметките на 31 март-16 | 9 700 |
Какви са видовете помирения?
Основни декларации за съгласуване, които са от съществено значение и се изготвят в ежедневното бизнес счетоводство:
- банково извлечение
- Помирение на доставчика
- Помирение на клиентите
- Междуфирмено помирение
- Бизнес помирение
Ще обсъдим подробно всяко от тези твърдения:
# 1 - Банско помирение
Изготвя се извлечение за банково съгласуване относно действителни транзакции, отразени в банковото извлечение спрямо транзакции, записани в нашата банкова книга.
Някои от причините за разликата между банковата книга и банковото извлечение са:
- Чек, издаден на доставчик, но представен на по-късна дата
(Понякога има чекове, които се появяват в банковото извлечение, които са много стари. Те са остарели и дори вече не могат да бъдат депозирани. По-добре е да ги отпишете и да поддържате Банковата книга ясна.)
- Сумата, депозирана от клиент директно в нашата банкова сметка
- Банкова лихва, кредитирана от банката
- Банкови такси, дебитирани от банката
- Банкови грешки (макар и редки, грешките при въвеждане на данни могат да се случат и от банката)
Всички дейности, свързани с плащането и получаването, се проследяват чрез банковата книга. Помиряването му помага да го поддържате актуализиран.
За да улеснят живота ни, повечето от счетоводните ERP имат вградени функции, които помагат да се извлече директно извлечението за банково съгласуване.
Основната концепция, използвана в тези ERP, е записването на „банкова дата“ за всяка транзакция. Банкова дата е дата, на която транзакцията е отразена в банковото извлечение. ERP извлича отчет въз основа на „Дата на документа“ спрямо „Банкова дата“.
# 2 - Помирение на доставчик
Изготвя се изявление за съгласуване на доставчика, за да се гарантира, че счетоводните записвания, предадени в книгите на доставчика, са в съответствие със счетоводните записи, предадени в нашите книги.
Причините за отклонения са както следва:
- Доставчикът не може да резервира връщане на покупка, резервирано от нас.
- Издадените от нас чекове може да не бъдат отразени в техните книги. Обикновено това се случва, когато чекът е поставен погрешно или загубен при преминаване.
- Стоки в процес на транзит, които не са записани от нас, но са записани от продавача;
# 3 - Помирение на клиентите
Изявлението за съгласуване на клиентите е много подобно на съгласуването на доставчика. Готов е да провери дали книгите на клиента са в синхрон с нашите книги. Повечето корпоративни третират помирението на клиентите като приоритет пред помирението на доставчика. Това е така, защото парите се получават от клиентите и винаги е по-добре да се съгласувате, така че плащанията да не са висящи поради някои проблеми по отношение на счетоводните записвания.
Причините за отклонения са както следва:
- Връщане, резервирано от клиенти, не се появява в нашите книги.
- Данъци, удържани от клиента, които не са отчетени в нашите книги.
- Стоките в процес на транзит се записват като продажба в нашата книга.
- Плащанията, преведени директно по нашата банкова сметка, не се записват.
Добра практика е да извършвате ежемесечно съгласуване на клиентите на ротационен принцип. Позволете ни, че една корпорация има 100 нечетни клиенти, и всеки месец трябва да се правят съгласувания на около 10-15 клиентски книги.
Също така, след като съгласуването завърши и бъде заверено от двете страни, може да се издаде удостоверение за потвърждение на баланса за дадения период. Той ще гарантира, че не е необходимо да се проверяват първоначалните салда. Помага и за разрешаване на спорове.
# 4 - Междуфирмено помирение
Компаниите от групата (холдинги, дъщерни дружества и др.) Трябва да изготвят консолидирани счетоводни книги. Тези книги трябва да елиминират междуфирмените транзакции, като например продажба от Holding Co. на неговото дъщерно дружество. За това става изключително важно техните книги на сметките да са винаги в синхрон и следователно трябва да се съгласуват редовно, преди да приключи процесът на консолидация .
# 5 - Помирение, специфично за бизнеса
Всеки бизнес ще трябва да подготви други помирения, освен основните, споменати по-горе. Пример за това е съгласуването на разходите за стоки
Това съгласуване няма да се прилага за индустрията на услугите, тъй като те не разполагат с инвентар. Въпреки това е жизненоважно за фирмите, които държат инвентар.
Каква е цената на продадените стоки?
Разходи за продадени стоки = Отваряне на склад + Покупки - Затваряне на склад
Разходи за продадени стоки = Продажба - Печалба
Всеки от двата метода може да достигне цената на стоките. И двете трябва да са еднакви. Ако не, трябва да се изготви декларация за помирение, за да се открият причините за различията. Също така трябва да се извърши физическа проверка на Затварящия запас и същият да се съгласува със Затварящия запас, който се появява в Счетоводните книги.
Помирение на книгите Видео
Полезни съвети за MS Excel при извършване на помирения
- Трябва да се подготви стандартизиран шаблон с всички основни формули в Excel. (Форматът, илюстриран по-горе, може да се използва)
- В случай на съгласуване на доставчик / клиент, номер на фактура действа като стандартно поле, което може да се вземе като основа за изпълнение на функцията Vlookup и да направи процеса на съгласуване по-лесен. Уверете се, че сте направили специално поставяне след използване на функцията Excel Vlookup.
- Филтрирайте дебитните и кредитните записи поотделно и ги съгласувайте поотделно. Друг начин за разделяне на записите е да ги филтрирате по типа, т.е. плащания, фактури, връщания, други корекции. Посочването им поотделно и след това събирането на разликите ще се окаже полезно.
