Определение на счетоводството на разходите
Отчитането на разходите се отнася до идентифициране на разходите през текущия счетоводен период, което включва много преценки и анализ на счетоводни данни. Той включва фактури за резервации, създаване на нови доставчици в системата, отчитане на ДДС, начисления, предплатени, анализ на регистъра на доставчика, навременни плащания и др.
Записване на разходи по счетоводство с примери
# 1 - Резервация на фактура
Веднага след като получим фактурата от продавач, тя се резервира от сътрудник, който трябва да плати. Докато резервира фактурата, сътрудникът трябва да провери датата на фактурата, периода, за който се отнася, всяка промяна в инструкциите за плащане, ДДС, ако има такива, и други подробности. След като сътрудникът е резервирал фактурата, той отива за допълнително одобрение на екипа на Главната книга, който проверява дали кодирането на акаунта е правилно.
След това отива при ръководителя на отдела за одобрение, за да провери дали разходите са валидни и очаквани. След като премине през процеса на одобрение, фактурата отива в касата за плащане.
Счетоводно записване при резервация на фактура
Да приемем, че получаваме фактура за $ 1000 за маркетингови разходи -
Дневник, когато фактурата е резервирана -
Дневник, когато фактурата е платена -
# 2 - Начисляване на разходи
Един от най-критичните аспекти на счетоводното отчитане е да се идентифицират и разгледат разходите в текущия счетоводен период. В реални ситуации много пъти, поради различни причини, не получаваме фактури от доставчиците навреме или те са закъсали при транспортиране.
В тези случаи, когато сме сигурни, че ще получим фактурата, публикуваме записите за начисляване. Начисляването е процес на признаване на разходите за текущия период, въпреки че не сме получили фактурите от доставчика.
Счетоводно записване за начисления
Да кажем, че доставчикът X е доставил чай и кафе за $ 4000 на юни 2019 г., но фактурата все още не е получена, в този случай ще бъдат публикувани следните записи -
Дневник, когато е начислено начисляване -
Вестник при получаване на фактура -
Дневник, когато фактурата е платена -
# 3 - Предплатени
Понякога получаваме годишните или тримесечните фактури от доставчиците, които трябва да платим предварително. Също така трябва да разпределим тези разходи през съответния период, като същевременно ги признаем в книгите.
Той показва сумата на разходите, свързани с предплащания в баланса, и освобождава сумата за текущия период в отчета за приходи и разходи.
Счетоводно записване за предплатени
Да кажем, че Vendor X таксува компания тримесечно предварително за поддръжка на офис климатици. През юли се получава сметка от 4500 долара за периода юли-септември 2019 г. Докато правите счетоводство през юлските месеци, $ 1500 се освобождават в печалби и загуби A / C, а $ 3000 се показват като предплатен актив в баланса.
Впоследствие, през август и септември 2019 г., $ 1500 се освобождават в сметката за печалби и загуби като месечни разходи. Ето счетоводния запис -
През юли -
Вестник при резервирано предплащане -
Дневник при плащане на фактура -
През август -
Вестник при освобождаване на предплатено -
През месец септември -
Вестник при освобождаване на предплатено -
# 4 - Плащания
Това е решаваща стъпка, тъй като включва изходящи средства, които не трябва да отиват в неправилна сметка. Лицето, което настройва плащането, трябва да се увери, че акаунтът е настроен правилно и е проверен два пъти.
Докато извършвате плащания, настройката на валутата е от съществено значение. Ако платим евро вместо щатски долари, банката ще таксува допълнително за конвертиране на валута, а доставчикът ще получи допълнително плащане.
Предимства
- Финансовите отчети представляват точна и честна представа за финансовото състояние на предприятието
- Улесняването на одита става лесно, тъй като разходите се признават в периода, за който се отнасят
- Подаването на данъци, изчисляването на трансферни цени и други законови изисквания стават по-лесни
- Подобрява обществената вяра и доверието на инвеститорите, което е добре за бизнеса
- Данните се използват за бюджетиране и различни стъпки за вземане на решения
- Подобрените отношения с банките улесняват финансовите дейности
Точки за отбелязване относно промените в отчитането на разходите
В съвременната глобализация и нарастващите изисквания за съответствие, процесът продължава да се променя. С въвеждането на МСФО в световен мащаб има значителни промени в процеса на отчитане на разходите, така че счетоводителите трябва да гарантират, че прилагането е гладко и организацията е готова по МСФО.
Заключение
Счетоводството на разходите е жизненоважна част от цялостния счетоводен процес, тъй като данните се използват за планиране, бюджетиране и вземане на решения. Съществуващият добър механизъм за отчитане на разходите допринася много за растежа на всяка организация, така че всяка организация трябва да има стабилна система и квалифициран персонал за отчетност на разходите.
