Значение на дребните пари
Дребни парични средства означава малката сума, която се разпределя за целите на плащането на малките разходи, които компанията извършва в ежедневните си операции, когато е неразумно да се издава чекът и за управление на същите попечители се назначават от компанията.
Всяка организация изисква пари в брой за ежедневните си разходи. Не всеки разход може да бъде платен чрез банков чек или банков превод. Малките разходи трябва да се уреждат само в брой. В същото време малко приходи трябва да бъдат уредени в брой, като продажби на скрап и т.н.
В почти всяка организация дребните парични средства са неразделна част от счетоводната функция и за тях се грижат предимно само лични сметки.
Как работи Petty Cash?
Petty Cash е малка сума пари, която трябва да се съхранява в офиса за оползотворяване на малки дневни разходи. Човек, който има пари в организацията, обикновено се нарича касиер. Същото лице отговаря за правилното отчитане на всяка касова транзакция, извършена чрез него. Всички приходи и разходи, които на практика не е възможно да бъдат уредени чрез банка, трябва да бъдат уредени не по-различно от пари в брой (без бартерна сделка в съвременната икономика).
Като цяло, следните разходи, платени в брой;
- Ежедневни закуски, чай за служителите;
- Възстановяване на разходи на служителя - Случайни пътувания, други възстановявания;
- Малки банкови такси - франкиране, нотариус и др .;
- За изпращане на поздрави или сладкиши на клиенти или клиенти на Дивали или други фестивали;
Малко доходи, които могат да бъдат взети в брой;
- Продажба на скрап - малки суми за неорганизирани доставчици.
- Продажба на стари вестници и др.
Обикновено организацията изчислява периодичното си изискване за пари в брой, т.е. седмично или месечно и според това одобрява лимит, който може да бъде изтеглен от банката от време на време за уреждане на паричните разходи. Ограничението за притежание на пари в касата не трябва да надвишава в даден момент от времето, одобрено от ръководството на организацията. Периодичността на тегленето от банка може да се различава при различните организации според техните изисквания. Малкият магазинер се нуждае от повече пари, отколкото от организация със среден или голям размер, тъй като трябва да се справя повече с неорганизирания сектор, който се занимава само с пари в брой.
За безпроблемна транзакция чрез пари в брой, три лица са част от транзакцията: подготвител (касиер), авторизатор (висше управление) и получател (заявен от).
Формат на дребни пари
Плащането в брой не може да бъде доказано, ако същото не бъде уредено след вземане на подходящи парчета доказателства. Следователно се създава формат на ваучер за дребни пари, за да се представят доказателства в процеса и се подписва от получателя на пари в брой по време на плащането. Образец на ваучера е както по-долу;
Образец на формата за дребни пари е по-долу -
Горният ваучер съдържа името на подготвителя, упълномощителя и получателя на ваучера, тъй като и трите са от съществено значение за доказателството за плащане.
Как да направя счетоводство за дребни пари?
# 1- Създаване
Фонд за дребни пари се създава чрез теглене на пари в брой от банката и предаване на лицето, което поддържа фонд. В по-малка организация сумата, получена от длъжника (в брой), също е част от паричните средства
Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx
Към Банка A / c xxxx
Касова бележка - пари в брой клиент д-р хххх
Към длъжника A / c xxxx
# 2 - Изплащане
Всяко плащане не се записва чрез запис в дневника, тъй като може да има много малки плащания за малки разходи (т.е. закупуване на пощенска марка), вместо запис в дневник, приет в края на деня или след определен период за общата изплатена сума.
Плащане - Общо изплащане (главно разходи) A / c Д-р ххх
До Petty Cash A / c xxx
Препоръките трябва да съдържат общото разделяне на плащанията в брой.
# 3 - Попълване
Ако салдото в брой стане много ниско, то то се попълва чрез чек.
Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx
Към Банка A / c xxxx
Пример за отчитане на дребни пари
: XYZ LLP създава малък касов фонд от $ 15 000 / - на 1 април 2016 г. През април 2016 г. бяха извършени следните плащания от паричен фонд:
Чай и закуски 1,256 / -
Данък върху пътната такса 2,450 / -
Печат и пощенски разходи 1,550 / -
Товарни 2300 / -
Почистване и прах 1000 / -
Офис Консумативи 2 800 / -
Предайте записи в дневника за горната транзакция.
Решение:
1 Petty Cash A / c д-р 15 000
В брой в банка 15 000
(Да се създава дребен паричен фонд или да се изтегля сума от банката за паричния фонд)
- Чай и закуски 1,256
Данък върху пътната такса 2450
Печат и пощенски разходи 1,550
Товарни 2300
Почистване и почистване на прах 1000
Офис Консумативи 2 800
До Petty Cash A / c 11,356
(Като плащане от касата за дребни пари)
Запис в дневник за касови бележки:
Petty Cash A / c Dr. xxx
Към продажба на скрап или новини xxx
(Получаване на пари в брой при продажба на скрап / новини)
Как да попълните баланса на дребните пари?
Балансът на дребните парични средства се попълва от време на време, за да се поемат допълнителни парични разходи. Методът за попълване обаче е най-забележим и зависи от касиера и неговия упълномощител. В него може да има инструкции от висшето ръководство, но при липса на такива указания касиерът, според удобството си, попълва паричния си баланс. Малко са методите, които могат да помогнат на ръководството или упълномощителя по един или два начина;
# 1 - Дребни парични средства
Когато организацията практикува да управлява фиксиран поток за пари в брой, както организацията желае, паричните средства не трябва да попадат под нивото и трябва да бъдат в диапазон, сумата за допълване винаги ще остане същата. В момента, в който парите докоснат долния край на везната, касиерът задейства и подава искане за теглене от банката. Например, ако плаващото ниво е $ 20 000 / - и $ 14 000 / - е похарчено, остатъкът в брой остава $ 6 000 / - и $ 14 000 / - е необходим за плаващ баланс обратно до нивото от $ 20 000 / -. Тук $ 6 000 / - е по-нисък край, а сумата за теглене винаги трябва да бъде само $ 14 000 / -.
Тази практика записва всички плащания, извършени след последното допълване, като основа за искане на следващото допълване до упълномощителя. Използването на този метод помага на подписалите да разберат за каква сума е похарчена, преди да изтеглят повече пари в брой от банката.
Обхватът на парите, които притежава счетоводният отдел в даден момент от време, се определя и одобрява от ръководството на компанията.
# 2 - Дребни пари в зависимост от изискванията
Малко малки компании приемат политика, която води до най-нисък баланс на пари в брой с компанията, тъй като те се теглят само когато това се изисква. Например, компанията има политика да възстановява разходите на служителите всяка седмица и следователно всяка седмица компанията е разбрала колко пари са необходими и тази сума е изтеглена само от компанията.
Този подход намалява риска и тъй като няма да има почти никакъв баланс в пари с компанията, малко разходи по отношение на застраховането и защитата на парите могат да бъдат избегнати.
# 3 - Неорганизирано управление на дребните пари
В тясно държани компании, където собствениците, пряко участващи в ежедневния бизнес, използват този подход, докато те диктуват метода за теглене на сумата от банката. Няма официална политика за изтегляне на сумата и няма ограничение върху притежаването на пари в брой. Освен това не съществува официална политика и по отношение на паричните средства, тъй като същите се наблюдават внимателно от собствениците на организацията.
От гледна точка на контрола и риска той е по-малко рисков, тъй като е строго контролиран само от собственика. От гледна точка на политиката и счетоводството то е неформално и трябва да се избягва.
Най-добра политика - От горните три политики, float up се използва най-вече и се оценява от счетоводители по целия свят, тъй като осигурява гъвкавост, както и контрол както върху касовата транзакция.
