Какво представлява таблото за управление в Excel?
Таблото за управление в Excel е подобрена форма за визуализация на данни. Той предоставя прозрение и анализ, които помагат при вземането на решения. Помага за планиране и постигане на бизнес цели в цялата организация. Също така, Източник на данни за създаване на табла за управление на Excel може да бъде Електронни таблици, Текстови файлове, Уеб страници, Организационна база данни.
Видове табла за управление в Excel
- Стратегически табла за управление - за проследяване на KPI (ключови показатели за изпълнение). Използва се в организации за вземане на ключови решения, за бизнес възможности, фокус върху бъдещия растеж и прогнозиране на компанията, например (месечни, тримесечни и годишни продажби)
- Аналитични табла за управление - Помага или идентифицира настоящите или бъдещите тенденции.
- Оперативни табла за управление - Какво се случва в организацията? Наблюдавайте фирмените операции, дейности и събития.
- Информационни табла за управление - Базира се на факти, цифри и статистически данни. Например, табло за управление на профила на играча и изпълнението, табло за информация за пристигане / заминаване на полета на летищата.
Инструменти, използвани за създаване на табло за управление на Excel
- Таблици на Excel, диаграми, обобщена таблица и диаграми, слайсери в Excel, срокове, условно форматиране (ленти с данни, цветова скала, набори от икони), именувани диапазони в Excel, проверка на данните в Excel, Sparklines в Excel, макроси, автоматични форми и табло джаджи.
- Интерактивни контроли - Лента за превъртане в Excel, радио бутон, квадратче за отметка, падащ списък в Excel.
- Формули на Excel като SUMIF в Excel, OFFSET Excel, COUNT, VLOOKUP, INDEX MATCH и други формули.
Забележка: Преди да работите върху табла за управление, трябва да намерите и премахнете дубликати, да изтриете водещи, последващи или двойни интервали и да премахнете празни места и грешки във файла с необработени данни
Как да създам табло за управление в Excel? (с примери)
Пример # 1 - Сравнително табло за управление (ефективност на продажбите на две компании)
В необработени данни. Имам компания с две фармацевтични продукти с месечни и тримесечни данни за продажбите. Трябва да го представя и да сравня резултатите от продажбите на 2 фармацевтични компании на месец и на тримесечие в сравнителното табло за управление.
- Стъпка 1: Копирайте диапазона от данни за продажбите на човечеството в първата колона, месеца във втората колона и диапазона от данни за продажбите на фармация Ajantha в третата колона.
- Стъпка 2: Изберете цял диапазон от данни и увеличете височината и дължината на реда с помощта на клавиша alt + HOH , т.е. от 15 на 25, за по-добър външен вид на цветни ленти с данни.
- Стъпка 3: Сега изберете обхвата на данните за продажбите на човечеството от януари до декември, сега преминете към условно форматиране в раздела Начало, под това изберете лентите с данни и в лентите с данни изберете повече правила за лентата с данни
- Стъпка 4: Появява се новият прозорец на правилото за форматиране; нашият обхват на данните за продажбите е от 0 до 9000, следователно под „редактиране на описанието на правилото“ изберете типа като число и въведете максимална стойност, т.е. 9000.
- Стъпка 5: В появата на лентата изберете цвета по ваш избор под цветовите опции, тъй като данните са от дясната страна, следователно под посоката на лентата изберете отдясно наляво.
- Стъпка 6: Ако не искате появата на данни за продажби на цветните ленти с данни, изберете или кликнете само върху лентата за показване. Щракнете добре Сега можете да видите цветни ленти с данни да се появяват във всеки ред от данни за продажбите ежемесечно.
- Стъпка 7: Подобни стъпки се следват за данните за продажбите на фармацевтични продукти в Ajantha, само посоката на лентата, опцията трябва да бъде променена, т.е.
Забележка: Едновременно тези стъпки се прилагат за тримесечни данни за продажбите; също така, само опцията за максимален брой трябва да бъде променена на 25000 при описание на правилото за редактиране с различна цветна лента.
Тук в данните за продажбите можете да проверите напредъка на продажбите, който компанията е постигнала на месечна и тримесечна база.
Освен лентите с данни може да се използва и друг тип споменати по-долу показатели за сравнение въз основа на изискването на таблото.
Пример # 2 - Създаване на табло за управление на ефективността на продажбите с помощта на обобщена диаграма и обект на разрязване
С помощта на обекти PivotChart и Slicer, нека създадем табло за управление на Excel, където можете лесно да обобщите данните за продажбите за всеки представител.
По-долу споменатите данни съдържат компилация от информация за продажбите по дата, продавач и регион.
- Стъпка 1: Създаване на обект на таблица
Първоначално наборът от данни се преобразува в обект на таблица; това може да се направи, като щракнете вътре в набора от данни, след това щракнете върху раздела Вмъкване, след което изберете Таблица
Появява се изскачащ прозорец за създаване на таблица, където показва диапазон от данни и заглавки и щракнете върху OK.
След като обектът на таблицата е създаден, той се появява, както е споменато по-долу.
- Стъпка 2: Осева маса
В таблото трябва да обобщим данните за продажбите за всеки представител по региони и по тримесечия. Следователно трябва да създадем две обобщени таблици.
- За да създадете обобщена таблица за продавача по региони.
В обекта Tables щракнете вътре в набора от данни, щракнете върху раздела Insert, след това изберете Pivot table в Excel и щракнете върху ok. Екранът на полетата на обобщената таблица се появява в друг лист.
В екрана на полетата на обобщената таблица плъзнете продавача в раздела Редове, Региона в раздела Колони и продажбите в раздела Стойности.
Създадена е обобщена таблица за продавач по региони.
По същия начин създайте втората обобщена таблица по същия начин.
- За да създадете обобщена таблица за продавача по дата или тримесечие.
Плъзнете датата в секцията Редове, продавачът в секцията Колони и продажбите в секцията Стойности
Създадена е обобщена таблица за продавач по дата.
Тук искаме да обобщим данните на тримесечна база; датите им трябва да бъдат групирани като „тримесечие“. За да направите това, щракнете с десния бутон върху която и да е клетка в колоната Етикети на редове и изберете Групиране.
Появява се раздел за групиране с начална дата и крайна дата; в списъка BY премахнете отметката от Месеци (стойност по подразбиране) и други; сега изберете само Quarters, той се появява в син цвят след избора, след което щракнете върху OK.
След групиране по тримесечие, данните се появяват, както е споменато по-долу.
- Стъпка 3: Сводна диаграма
Тук трябва да изградим обобщена диаграма върху всяка от създадените обобщени таблици в двата листа.
- Отидете до обобщената таблица, която е създадена за листа „Продажби по регион“, щракнете вътре в обобщената таблица, под раздела Анализиране в дома изберете PivotChart.
Появява се изскачащ прозорец Вмъкване на диаграма, в тази лента за избор, под която изберете Клъстерирана лентова диаграма.
Осевата диаграма се появява за „Продажби по регион“.
Тук можете да скриете региона, продавача и сумата на продажбите в обобщената диаграма, като щракнете с десния бутон на мишката и изберете скриване на „бутоните на полето на легендата на диаграмата“, така че тези три полета да не се показват на диаграма.
- По същия начин се прилага обобщена диаграма и в листа „Продажби по тримесечия“, където можете да изберете кругова диаграма за тримесечни данни за продажбите. Тук също можете да скриете тези 3 полета.
Създава се кругова диаграма на Excel за „Продажби по тримесечия“.
- Стъпка 4: Слайсери
За да проверите ефективността на отделния продавач по регионални и тримесечни данни, Slicers ще ви помогне
- Отидете на листа „Продажби по регион“, под раздела за анализ. Щракнете върху Insert Slicer в групата Filter.
Появява се прозорецът Insert slicers, в това поле изберете Region и щракнете върху OK.
Регионално ще се появи Slicer.
По същия начин можете да добавите нарязващи устройства в листа „Продажби по тримесечия“ също в раздела за анализ. Щракнете върху Insert Slicer в групата Filter. Появява се прозорецът за вмъкване на резачки в този избран продавач. Щракнете върху OK.
Ще се появи Sales_Person Slicer
- Стъпка 5: Табло за управление
Създайте нов лист с името „Sales_DashBoard“, премахнете отметката или премахнете решетките в този лист в опцията за изглед на раздела Начало за по-добър външен вид на таблото за управление на Excel.
Копирайте тези обекти, т.е. завъртете диаграмата и среза от двата листа в листа „Sales_DashBoard“. Сега можете да анализирате данните за продажбите по региони и от отделен продавач.
Да предположим, че искате стойностите на продажбите да се показват на ленти с данни или кръгови диаграми. Можете да го добавите, като щракнете върху лентите с данни или кръговите диаграми и изберете „Добавяне на етикети с данни“.
Неща за запомняне
- Основни показатели за наблюдение на продажбите на компанията, финанси, производителност и други критерии
- Таблото помага за установяване на организационни цели
- С помощта на таблото за управление на Excel можете да установите негативни тенденции и да го коригирате незабавно
- Помага при измерване на ефективността на служителя въз основа на производителността и производителността на труда
