Смисъл на книгата за дребни пари
Книгата за дребни парични средства е счетоводната книга, която се използва за записване на разходите за дребни парични средства, т.е. разходите, които са от малката сума, която компанията извършва в ежедневните си операции.
Дребната касова книга може да бъде изразена като официално обобщение на дребните парични разходи, което се отнася до редовните ежедневни разходи на бизнеса, което не е свързано с пряката линия на бизнеса. Това е счетоводна книга, използвана за малки разходи за запис и с малка стойност.
Как работи книгата за дребни пари?
- Основата на счетоводството се крие в трите основни счетоводни термина и сметки, които включват дневника, дневника и книгата на дребните каси. Всяка транзакция, записана в счетоводните книги, преминава през тези три основни сметки, за да бъде уловена.
- Дневникът е неразделна част от счетоводството, което е началната точка на счетоводството и в него се записват всички бизнес транзакции. За разлика от това, дребната касова книга записва транзакцията, свързана с паричната сметка. От започването на списанието се изготвя счетоводната книга, с помощта на която се изготвят окончателните счетоводни книги на компанията.
- Има обаче няколко транзакции по време на обичайния ход на бизнеса, който е с много малка и номинална сума и не се записва в сметката на касовата книга. За транзакции от такъв характер се използва Книга за дребни пари.
Формат на Книгата за дребни пари
По-долу е примерен формат на Книгата за дребни пари.
Лицето, което отговаря за записването на касовите бележки и плащанията, е известно като дребния касиер. Във фирмата книгата за дребни каси обикновено се поддържа от административния отдел на компанията, тъй като счетоводните отдели обикновено са заети от по-значимите бизнес транзакции, а също така административният отдел отговаря само за такъв вид разходи.
Системи за дребни касови книги
Паричните средства се дават на дребния касиер на базата на следната система за дребни парични средства: -
# 1 - Обикновена система за дребни пари
При тази система на дребния касиер се дава еднократна сума в брой. Касиерът е отговорен за воденето на отчет за всички разходи за преглед на главния касиер и го представя, преди да поиска нови средства, за да изпълнява ежедневните разходи отново
# 2 - Система за авансови средства за дребни пари
Съгласно системата за импресиране на дребни пари сумата на дребния касист е фиксирана за даден период, при който обикновено е под месец или седмица. По този период касиерът трябва да управлява сметката за дребни пари в рамките на дадения бюджет. В края на периода касиерът представя отчета и изразходваната от него сума се възстановява, така че сумата да стане равна на началното салдо в началото на предходния месец. В случай, че разходите надвишават подадената сума, специално искане, в което се посочва изискването, трябва да бъде повишено до главния касиер за попълване на средствата за даден период. Imprest Petty Cash System е широко възприета от компаниите за управление на тяхната сметка за дребни пари.
Предимства
- Съгласно този метод на системата за дребни парични средства действителното изискване за парични средства се реализира ефективно. Например, ако за месец 1000 долара се харчат само за такива разходи, първоначалната сума, донесена на отговорната страна, може веднага да бъде увеличена или намалена след анализ на периода и естеството на възникване на разходите
- Imprest Petty Cash System също така минимизира вероятността от грешка, която може да възникне по време на счетоводството, тъй като главният касиер периодично го преглежда
- Той е изпробван и тестван и е ефективен метод, който освен това отнема много време и ефикасно
- Този метод може също така да доведе до спестяване на разходи за фирмата, тъй като сумата, направена в дребни парични разходи, се анализира внимателно и се проверява периодично, за да се осъзнае колко пари са необходими и къде може да намали разходите на дружеството за дребни позиции
- Imprest Petty Cash System също така позволява на членовете на персонала как да боравят ефективно с пари в брой, за да докажат стойността си на своите възрастни хора, че те също могат да се разглеждат като бъдещи мениджъри на парични средства във фирмата
Недостатъци
- Използването на тази система понякога е много дълго, може да отнеме много време и често изисква известен ресурс за работа зад нея, който може да се използва и в някои други ефективни и полезни задачи
- Системата трябва да се преглежда периодично отново и всяка записана сума трябва да се картографира спрямо всеки разход, който може да се превърне в продължителен процес, ако количеството на записванията е със значителна сума в бизнеса
Заключение
Книгата за дребни каси е ръчна система за отчитане на разходите и често е склонна към грешки и понякога се превръща в тромава задача да води книгите и да записва всяка транзакция, особено в голяма компания. За да преодолеят това обаче, много компании отменят старата система на счетоводство. Те преминават към модерна система за счетоводство, която са корпоративни кредитни карти или използване на софтуер за изчисления, която е ефективна система за записване както на номинални, така и на значителни суми на бизнес транзакции.
С течение на времето книгата за записване на дребни пари е загубила своето значение, но все още може да се използва като удобен инструмент за запис в компании, в които не е имало модерни технологии.
