Как да създам диаграма на потока в Excel?
Диаграмата на потока в Excel е също известна като диаграма на процеса в Excel, използва се за представяне на различни стъпки, участващи в даден процес от началото до края, има предварително определени форми, за да представи всяка стъпка, участваща в процеса, за да използваме тази диаграма, от която се нуждаем използвайте предварително дефинираните шаблони на интелигентното изкуство в Excel.
Диаграма на потока Примери за Excel
Пример # 1 - Създаване на диаграма на потока с помощта на фигури (стъпка по стъпка)
Първо нека да изградим блок-схема на една от популярните схеми, т.е. организационна йерархична диаграма. По-долу е потокът от комуникация в организацията.
Президент> Ръководители на отдели> Старши мениджър> Мениджър> Ръководители на екипи> Членове на екипа.
Това е типичната диаграма на организацията, която обикновено виждаме. В тази статия ще се научим да създаваме блок-схема в Excel с помощта на форми.
- Стъпка 1: Премахнете решетките от работния лист.
- Стъпка 2: Отидете на Insert> Shapes> FlowChart> Правоъгълна форма.
- Стъпка 3: Нека първо нарисуваме това.
Забележка: За да се поберат краищата на колони и редове, задръжте бутона alt = "" и настройте.
- Стъпка 4: Щракнете с десния бутон и изберете EDIT text.
- Стъпка 5: Въведете думата, президент.
- Стъпка 6: Тази форма не изглежда страхотно. Под Формат променете формата на формата, както е показано на изображението по-долу.
- Стъпка 7: Сега първата позиция в организацията приключи. Под него има 4 ведомствени ръководители ще дойдат. За това нарисувайте стрелка с права линия.
- Стъпка 8: Сега трябва да начертаем една хоризонтална линия за всички ръководители на отдели.
- Стъпка 9: Поставете още 4 линии със стрелки.
- Стъпка 10: Поставете още 4 правоъгълни кутии под всяка стрелка.
Забележка: Добавих 4 отдела. Можете да промените според вашите изисквания.
- Стъпка 11: След като отделът ръководи изтеглени кутии. Начертайте още 4 стрелки и още 4 правоъгълни кутии за старши мениджър.
- Стъпка 12: Под старши мениджър ще се появи ръководителят на екипа. Начертайте още 4 стрелки и още 4 правоъгълни кутии за ръководителите на екипи.
- Стъпка 13: Под всеки ръководител на екипа ще дойдат 4 ръководители. За това първо нарисувайте по една права вертикална линия под всеки ръководител на отбора, както е показано на изображението по-долу.
- Стъпка 14: За всяка вертикална права линия нарисувайте 4 хоризонтални стрелки. Начертайте напълно 16 хоризонтални стрелки.
- Стъпка 15: Поставете 16 текстови полета пред новоизчертаните хоризонтални стрелки. За първа кутия тип Executive 1, за втора кутия тип Executive 2, за трета кутия тип Executive 3 и за четвърта кутия тип Executive 4.
Така че сега нашата схема за организация е готова. Потокът на комуникация е ясен с тази диаграма. Всяка позиция в организацията е наясно с кого трябва да се свърже, за да съобщи своите съобщения.
Пример # 2 - Creat Business Diagram с помощта на Smart Arts (стъпка по стъпка)
Видяхме стъпките за създаване на типична блок-схема на Excel с помощта на фигури. Използването на Smart Arts ще направи блок-схемата красива. Схемата на Smart Arts вече е предварително дефинирана, ако се нуждаем от нещо допълнително, което трябва да направим.
В този пример ще обясня процеса, свързан със създаването на нова компания.
- Стъпка 1: Отидете на INSERT> Smart Art.
- Стъпка 2: Под Smart Art изберете Процес. Превъртете надолу и изберете Повтарящ се процес на огъване.
- Стъпка 3: Сега имаме диаграма по подразбиране.
- Стъпка 4: Предимството тук е, че имаме предварително начертани фигури. За първия тип кутия Тип бизнес обект: Private Limited
- Стъпка 5: Следващата стъпка е процесът на регистрация.
- Стъпка 6: След това вземете фирмен идентификационен номер (CIN).
- Стъпка 7: Четвъртата стъпка е да създадете уебсайт за вашата компания.
- Стъпка 8: Наемете служители от различни отдели.
- Стъпка 9: Сега имаме още 2 стъпки за влизане, но не са ни останали никакви фигури. Така че изберете която и да е форма и поставете.
- Стъпка 10: Сега вмъкнахме още две кутии. Въведете софтуера за закупуване и правилата за служителите в новите кутии.
Пример # 3 - Проектиране на блок-схема с помощта на Excel Smart Arts (стъпка по стъпка)
Сега имаме целия процес в блок-схема. Нека да проектираме интелигентното изкуство сега.
- Стъпка 1: Изберете FlowChart Smart Art.
- Стъпка 2: Веднага след като изберете още два раздела, ще се появят в лентата. Изберете Дизайн.
- Стъпка 3: При проектиране изберете Промяна на цветовете.
- Стъпка 4: Тук променете цвета на интелигентното изкуство според вашето желание.
- Стъпка 5: Променете стила на блок-схемата в раздела Дизайн.
Пример # 4
Трябва да следваме няколко стъпки, за да създадем блок-схемата в Excel. Изпълнението на тези стъпки ще улесни процеса на създаване на блок-схема на Excel.
- Създайте мрежа
Трябва да коригираме размера на решетката в Excel, за да направим фигурите еднакви по размер. По този начин работният лист на Excel ще изглежда като милиметрова хартия, така че става лесно да се нарисуват фигурите.
- Изберете всички клетки, като щракнете върху иконата на триъгълника в началото на номерата на колоните / редовете. Задръжте курсора върху някоя от заглавките на колоните и направете десен бутон на мишката и изберете опцията „Ширина на колоната“ в Excel.
- Когато се появи екранът Ширина на колоната, коригирайте числото на 2,14 (2,14 е равно на 20 пиксела, ако приемем, че шрифтът по подразбиране е Calibri и размерът на шрифта е 11 в excel) и щракнете върху OK.
- Щракнете към мрежата
Това е опцията, налична в Excel, за да прикачите фигурата до размера на решетката, т.е., когато фигурата се вмъкне в листа, размерът на фигурата ще се коригира до този на височината и ширината на решетката, като се даде възможност тази опция.
- Под раздела за оформление на страницата на лентата, в раздела „Подреждане“ кликнете върху падащото меню под опцията „Подравняване“, след което в падащото меню изберете опцията „Прилепване към мрежата“ .
- Оформление на страница
Оформлението на страницата на листа трябва да се коригира чрез задаване на прекъсване на страницата, полета, ориентации, в случай че искате да извадите отпечатъка от блок-схемата или искате да го копирате в други приложения като Word, тъй като би било трудно да зададете оформлението след като бъде изградена блок-схема на Excel.
Можете да зададете ориентацията на страницата като портрет или пейзаж въз основа на потока на диаграмата. Пример: ако потокът на процеса е хоризонтален, тогава трябва да зададете страницата за пейзажен режим.
Сега започнете с изграждането на диаграмата на Excel, използвайки фигурите. Както вече казах, обикновено началната и крайната фигури ще бъдат с овална форма. За да нарисувате фигурите,
- Изберете падащото меню Shapes под Insert Tab, в раздела Illustrations. Падащото меню дава опциите за всички налични фигури, изберете формата, от която се нуждаете, за вашата схема на Excel и вмъкнете фигура в работния лист.
Тук за начало нека вмъкнем овалната форма. Изберете формата и задръжте курсора и го плъзнете с помощта на мишката до размера, който искате да видите.
На горната фигура можете да видите, че размерът на формата е коригиран и зададен в рамките на решетката, тъй като сме активирали опцията Snap to Grid. Това ще се коригира, докато започнете да рисувате фигурата. Когато формата се разшири или свие, тя ще се адаптира към следващата най-близка решетка.
- За да добавите текст към фигурата, направете десен бутон и изберете опцията „Редактиране на текст“ в списъка.
- Поставете текста във формата. Можете да подравните текста, като използвате опциите за подравняване на текста.
Сега трябва да вмъкнем следващата фигура, за да продължим със следващата стъпка. Поставете следващата фигура точно под „СТАРТ“. Формата на правоъгълника може да се използва за показване на стъпката, където има само една опция за продължаване и диамантената форма ще се използва, когато имаме две или повече опции за продължаване.
Следващата стъпка е да свържете фигурите. За да свържете фигурите, изберете линиите на съединителя от опцията Shapes и нарисувайте между фигурите.
След като конекторът е избран, задръжте курсора върху формата и можете да видите свързващите точки във формата.
Започнете да чертаете линията, като плъзгате мишката от някоя от свързващите точки и я съединявате със свързващата точка от другата фигура. Свързващите точки на следващата фигура могат да се видят, докато чертаете линията близо до фигурата.
Продължавайте да добавяте фигурите една след друга според стъпките, включени в процеса.
Както споменах по-рано, диамантената форма ще се използва там, където са включени множество опции. На горното изображение можете да видите потока на диаграмата, показващ различните опции, свързани с иконата с формата на диамант.
Всяка диаграма показва само стъпката, която трябва да се следва, за да завършите процеса. Но за ясно разбиране на процеса, можете да добавите допълнителна информация, като използвате текстовото поле.
За да добавите текстово поле,
- Отидете на раздела Вмъкване на лента в Excel и щракнете върху текстовото поле от раздела „Текст“.
- Поставете текстовото поле, като задържите курсора на мястото и го плъзнете с помощта на мишката. Щракнете вътре в полето, за да въведете текста
- Премахнете контура, като изберете Форматиране на форма (Направете десен бутон върху полето за опция) и изберете No line от свойствата на формата.
Отново използвайте овална форма, за да покажете края на процеса.
- За да направите диаграмата да изглежда по-добре, премахнете решетките, като премахнете отметката от квадратчето Gridlines в раздела View
Ето как изглежда вашата блок-схема след изпълнение на всички стъпки.
Можете да форматирате формата на всяка стъпка
- Изберете формата, която искате да форматирате и отидете в раздела Форматиране в лентата, щракнете върху падащото меню в раздела „Стилове на фигурата“ и изберете формата.
Пример # 5 - Използване на Smart Art Graphic
Блок-схемата може да бъде създадена с помощта на лесно достъпната Smart Art Graphic в Excel
- Изберете Smart Art Graphic в раздела за илюстрация под раздела Insert.
- Изберете диаграмата според вашите изисквания и щракнете върху OK.
- След като изберете диаграмата, въведете текста в полето Текст.
Вашата блок-схема изглежда както е дадено по-долу:
Можете да добавите фигурата към съществуващата диаграма, Преместете нагоре / надолу фигурата в раздела „Дизайн“, като изберете диаграмата.
Също така можете да добавяте фигури към съществуващата.
Можете да изтеглите този шаблон на пример за блок-схема на Excel тук - шаблон на блок-схема на Excel шаблон
Неща за запомняне
- Използвайте различни форми, за да придадете визуални ефекти за създаване на блок-схема в Excel.
- Дайте различни цветове на всеки раздел, докато създавате диаграма на Excel, само за да го направите по-привлекателен.
- Използвайте интелигентни изкуства за лесно рисуване на форми.
- В случай на по-сложни блок-схеми използването на форми не използва интелигентни изкуства.
