Проверка на данни в Excel
Проверката на данните в Excel се използва за ограничаване на потребителя да предоставя входове до определени клетки или диапазони на въвеждане, за данни с голям брой потребители може да има множество формати за едни и същи данни, така че ние използваме проверка на данните, където предоставяме предварително дефинирани входове за избор на потребител, за да се избегнат множество различни формати на едни и същи данни, валидирането на данните е налично в инструментите за данни на раздела данни.
Проверката на данните ви позволява да - направите списък на записите, които е разрешено / не е разрешено да бъдат въведени в клетка на работен лист, създайте съобщение за грешка / предупреждение / предупреждение, за да обясните повече за допустимите стойности в клетка на работен лист, създайте съобщения, които да бъдат показва се при въвеждане на невалидни данни в клетка.
Цел на проверката на данните
- Целта на проверката на данните е да ограничи потребителите да въвеждат невалидни стойности на данни в работния лист.
- Също така е полезно бързо да се съберат, сортират и проучат данните, като се каже, че стойностите имат дефиниран критерий и могат да се видят през прозореца за проверка на данните.
- Това действа като насока към потребителите, докато въвеждат данните, тъй като потребителските съобщения, споменаващи валидния формат на данните, се показват, когато е избрана клетка на работен лист.
Как да използвам проверка на данните в Excel?
Стъпка 1: Първата стъпка към създаването на валидиране на данни е да изберете клетките или колоните, съдържащи данни.
Стъпка 2: Отидете в раздела Данни и кликнете върху Проверка на данни.
Стъпка 3: Изберете опция 1, т.е. Проверка на данни от списъка с опции.
Стъпка 4: След като щракнете върху Проверка на данни, ще се появи нов прозорец, както е показано на следващата екранна снимка.
Етап 5: 1 -ви раздел е настройки. Той съдържа критерии за валидиране и формат на данните, който трябва да бъде разрешен.
Стъпка 6: Можете да изберете да игнорирате празни стойности, като щракнете върху квадратчето „Игнориране на празно“.
Стъпка 7: 2 -ри раздел е за въвеждане на ЛС, където човек може да влезе в съобщението, за да се покаже, когато е избран клетка.
Стъпка 8: 3 -ти раздел е Error Alert. Това се използва за конфигуриране на съобщението / ята за грешка, което да се показва всеки път, когато се прави невалидно въвеждане на данни в конфигурираните клетки или колона. Видовете грешки и следователно знакът, показан за грешката, могат да бъдат Stop, Warning или Information.
Различни формати на данни на разрешени данни
- Цялото число - заявява, че форматът, който трябва да бъде разрешен, е целият брой.
- Десетичен - заявява, че форматът, който трябва да бъде разрешен, е десетични числа.
- Списък - заявява, че форматът, който трябва да бъде разрешен, е падащ списък.
- Дата - посочва, че форматът, който трябва да бъде разрешен, е датите.
- Време - заявява, че форматът, който трябва да бъде разрешен, е стойностите на времето.
- Дължина на текста - посочва разрешената дължина на текста, който трябва да се въведе в клетка.
- Персонализиран - показва всяка персонализирана формула.
Различни критерии за проверка на данните
- между - заявява, че стойността трябва да бъде между посочените минимални и максимални числа.
- не между - заявява, че стойността не трябва да бъде между посочените минимални и максимални числа.
- равно на - заявява, че стойността трябва да е равна на даденото число.
- не е равно на - заявява, че стойността не трябва да е равна на даденото число.
- по-голямо от - заявява, че стойността трябва да е по-голяма от даденото число.
- по-малко от - заявява, че стойността трябва да бъде по-ниска от даденото число.
- по-голямо или равно на - заявява, че стойността трябва да бъде по-голяма или равна на в превъзхожда дадения брой.
- по-малко или равно на - заявява, че стойността трябва да бъде по-малка или равна на даденото число.
Различни стилове на предупреждение при проверка на данните в Excel
- Стоп - Спира потребителите да въвеждат невалидни данни в клетка на работен лист. Прозорецът Стоп предупреждение дава на потребителя две опции - Повторен опит и Отказ.
- Предупреждение - Предупреждава потребителите, че са въведени невалидни данни. Предупреждението обаче не спира потребителя да въвежда невалидни данни. Той дава три опции на потребителя - Да, Не и Отказ.
- Информация - Информира потребителя, че въведените данни са невалидни. Подобно на Warning, той не спира потребителя да въвежда невалидни данни. Той показва две опции на потребителя - ОК и Отказ.
Пример за проверка на данните в Excel (проверка на номера)
Както е показано на фигурата. 1, -2,5 е маркиран в червено, което показва невалидни данни. Показва се подсказка със съобщение - „Въведете число, по-голямо от нула“. Правило се присвоява на колона Б, както следва.
Както е показано на фигурата. 2, въведените критерии за валидиране са, числото „десетично“ число трябва да бъде по-голямо или равно на нула. Значение, отрицателните стойности са ограничени.
Неща за запомняне
- Той не е напълно доказан и лесно се нарушава.
- Ако данните от клетки без валидиране се копират в клетките с валидиране на място, тогава въведените данни не се валидират и валидирането на данните отменя валидирането на данните, което води до валидиране на копираните данни.
