Редактиране на падащ списък в Excel
Преди да стигнем до редактиране на падащи списъци в Excel, трябва да знаем основите на това, което е списък в Excel. В опростени списъци с термини в, Excel са колони в Excel. Но в колони нямаме падащи менюта. Ние просто въвеждаме стойности ръчно в него или поставяме данните от всеки друг източник. Но ако създаваме анкети или искаме някой друг потребител да въведе данни и искаме да дадем някои конкретни опции, от които да избирате, падащите менюта в Excel са полезни.
Както е обяснено по-горе, падащите менюта в Excel помагат на потребителя да въвежда ръчно стойности в клетка с някои конкретни стойности, от които да избира. Подобно на проучванията, ако има въпрос за пола на човек, ако поискаме от всеки потребител да въведе стойности за този въпрос, тогава данните няма да бъдат в ред. Някои хора ще пишат отговорите с главни букви, други с малки или други може да допуснат някои правописни грешки. Но ако дадем на потребителите две стойности за избор, от мъжки или женски пол, данните ни ще бъдат в точния ред, който желаем. Това се прави чрез създаване на падащи списъци в Excel.
Има различни начини за редактиране на падащи списъци в Excel; те са:
- Даване на падащи стойности ръчно и използване на проверка на данните.
- Даване на падащи диапазони и използване на проверка на данни.
- Създаване на таблица и използване на проверка на данни.
Проверката на данните е опция в раздела Данни в раздела Инструменти за данни.
Как да редактирам падащ списък в Excel?
Има три метода, обяснени как да редактирате падащия списък в Excel:
Нека се научим да правим падащи списъци с някои примери и да научим всеки процес за редактиране на падащия списък в Excel.
Пример # 1 - Даване на падащи стойности ръчно и използване на проверка на данни.
За стъпката трябва да имаме готови за въвеждане падащи стойности. Да предположим, че искаме да имаме стойностите за въвеждане на марка обувки, от които да избираме. Сега трябва да изберете клетка, в която ще вмъкнем падащото меню.
- В клетка B2 ще влезем в нашия падащ списък.
- В раздела Данни в раздела Инструменти за данни щракнете върху Проверка на данни.
- Отново кликнете върху Проверка на данни в Excel и се появява диалогов прозорец,
- В Настройки под Разрешен списък изберете Списъци.
- В секцията източник въведете ръчно стойностите за падащите опции.
- Когато щракнем върху OK, ние създаваме нашето падащо меню.
Горният метод е най-лесният начин за създаване и редактиране на падащ списък в Excel, но ако трябва да въведем повече стойности за избора на обувки, трябва да повторим целия процес.
Пример # 2 - Даване на падащи диапазони и използване на проверка на данни.
Например, аз съм учител и искам отговор от моите ученици независимо дали са завършили проектите си или не. За анкетата искам да им дам само три възможности: Попълнено, Изчакващо, Не е започнало.
Да, мога да използвам горния процес, но той може да бъде променен от потребителя, тъй като той / тя може да отиде в раздела за проверка на данните и да промени стойностите. В този процес избираме диапазон от стойности и скриваме колоните, така че другият потребител да не може да редактира проверката или падащото меню.
- В списък или колона копирайте стойности за падащи менюта или ги запишете.
- В клетката, която искаме да въведем, ще изберем клетката, т.е. клетка B2
- В раздела Данни в раздела с инструменти за данни щракнете върху Проверка на данни.
- Отново кликнете върху Проверка на данните; се появява кутия с помощници.
- В настройките, под Разрешаване, щракнете върху Списъци.
- В раздела източник изберете диапазона от данни за падащия списък.
- Когато щракнем върху ok, имаме падащо меню в клетка B2.
- Копирайте проверката във всички клетки (до клетка B6). Сега трябва да пуснем списък с всички клетки, които искаме.
Сега дори да скрием нашия диапазон от клетки, който беше източникът на падащото меню, всеки потребител не може да редактира проверката. Горният процес също има същия недостатък като първия пример, защото ако трябва да вмъкна друга опция на Half Completed, тогава трябва да повторя процеса отначало. Трябва да вмъкна новата опция в източника и да въведа нова проверка.
Пример # 3 - Създаване на таблица с данни и използване на проверка на данните.
В този метод ще създадем таблица с данни и ще използваме проверка на данните както преди. Но ползата от използването на този метод ще бъде обяснена по-късно. Да кажем, че имам ресторант и имам някои ястия, които да избера за клиентите. Вмъкнах данните в колона, както е показано по-долу.
- Първата стъпка е да създадете таблица, да изберете данните и в раздела Вмъкване да кликнете върху Таблици.
- Следващият прозорец ще се отвори и когато щракнем добре ще създадем нашата таблица в колона А.
- Нека наречем тази таблица като „Ресторант“. В левия ъгъл виждаме, че има опция за преименуване на таблицата.
- Преименувайте таблицата като Ресторант ”.
- Сега изберете клетката, в която искаме да вмъкнем падащия списък.
- В раздела Данни кликнете върху Проверка на данни.
- В раздела за разрешаване изберете Списъци.
- Сега в Source въведете следното,
- Когато кликнете върху OK, можем да видим, че падащото меню е вмъкнато в данните.
- Сега, ако имам друго меню, което да добавя, да предположим Супи.
- Виждаме, че новият запис в раздела на менюто също се показва в падащото меню.
Горният процес реши проблема ни, когато ако трябва да се създаде нов запис и трябва да се направят падащи менюта отначало.
Обяснение на падащия списък за редактиране в Excel
Вече обясних по-горе защо се нуждаем от падащи списъци в нашите данни. Той помага на потребителя да ръчно въвежда стойности в клетка с някои конкретни стойности, от които да избира.
Докато молите потребителите да изберат някои конкретни опции, за да избират от падащите менюта в Excel, след това създаването и редактирането на падащи списъци е полезно, тъй като потребителят може да въведе грешни стойности, което затруднява данните.
Неща, които трябва да запомните, докато редактирате падащ списък в Excel
- Ако въведем ръчно падащи стойности или зададем диапазони, тогава всеки по-нов запис трябва да бъде вмъкнат с нов падащ списък.
- В таблици можем да вмъкнем нов запис и той се актуализира в падащото меню.
- За да прегледаме или редактираме падащия списък, трябва да щракнем върху клетката.
