Как да намалим размера на файла на Excel?
По-долу са 4 метода за намаляване на размера на файла на работната книга на Excel.
- Запазване на файл в двоичен формат
- Преобразувайте ненужните формули в стойности
- Компресиране на изображение
- Изтриване на обобщения кеш
Нека обсъдим подробно всеки от методите -
# 1 - Запазване на файл в двоичен формат
Размерът на файла на Excel може да бъде намален чрез конвертиране на обикновения .xlsx формат в .xlsb, който е двоичен формат. По този начин размерът на файла се намалява до възможно най-малкия размер.
- Стъпка 1 - Отворете Excel файла .xlsx формат.
- Стъпка 2 - След това кликнете върху раздела Файл. В падащия списък на раздела Файл в Excel изберете Запазване като в Excel.
- Стъпка 3 - Сега изберете Преглед на опция , след което ще се появи диалогов прозорец.
- Стъпка 4 - След това въведете името на файла в „Име на файл“, сега в падащото меню „Запазване като тип“ изберете формата .xlsb и кликнете върху „Запазване“.
Този подход ще им позволи да превъзхождат файла, за да намалят размера на електронната таблица.
# 2 - Преобразуване на ненужните формули в стойности
Следващият подход, който може да се използва за намаляване на размера на файла на Excel, е преобразуването на ненужни формули в стойности. По-долу е списъкът със стъпки, които човек може да използва, за да разбере методологията.
- Стъпка 1 - Отворете Excel файла и изберете целия работен лист или броя на колоните, които трябва да бъдат преобразувани от формули в стойности.
- Стъпка 2 - Сега натиснете бутона „F5“, ще се появи изскачащият диалогов прозорец. След това кликнете върху „Специално“.
- Стъпка 3 - Това ще отвори друг диалогов прозорец, както е показано по-долу, след това щракнете върху бутона за избор за „Формули“ и щракнете върху Ok.
- Стъпка 4 - Сега, когато са избрани всички клетки, съдържащи формули. Отидете в раздела Начало и кликнете върху „Поставяне“.
- Стъпка 5 - Сега изберете Стойности, след като падащото меню се появи, когато кликнете върху „Поставяне“. След това кликнете върху „Поставяне на стойности“.
- Стъпка 6 - Или използвайте клавишна комбинация CTRL + ALT + V , след което ще се появи диалогов прозорец, както е показано по-долу. Изберете радио бутона за „Стойности“ и щракнете върху „OK“.
Това ще превърне избраните формули в стойности, което ще ни позволи да намалим файла, за да намалим и да направим електронната таблица по-лека.
# 3 - Компресиране на изображението
Следващият подход е да се използва компресиране на изображението в Excel файл, за да се намали размерът на работната книга. Този метод е от съществено значение, когато имаме твърде много изображения, съдържащи се в работната книга или работния лист, което води до увеличаване на размера на Excel файла.
- Стъпка 1 - Щракнете върху изображението, което искате да компресирате. След това отидете на раздела „Форматиране“ в областта на лентата, както е показано по-долу.
Това е инструментът за картина, който се появява само когато изображението е избрано.
- Стъпка 2 - В раздела „Форматиране“ изберете „Компресиране на снимки“.
- Стъпка 3 - След като изберете иконата за компресиране на картина, ще се появи диалогов прозорец.
- Стъпка 4 - Опцията „Прилагане само към тази снимка“ позволява на потребителя да компресира само избраното изображение. Премахването на тази опция ще позволи на всички изображения в работната книга да бъдат компресирани. Също така изберете опцията за „Имейл (96 PPI)“, което е минималният размер на документа за споделяне.
- Стъпка 5 - Щракнете върху Ok и запазете работната книга. Това ще намали размера на цялостния файл на Excel.
# 4 - Изтриване на Pivot кеш памет
Следващият подход ще помогне да се намали размерът на файла на Excel, като се изтрие обобщаващия кеш, докато се създава обобщена таблица от изходните данни.
- Стъпка 1 - Изберете раздела „Анализиране“ в инструментите за обобщена таблица. Този раздел се появява само когато е избрана обобщената таблица във файла на Excel.
- Стъпка 2 - Сега кликнете върху падащото меню pivot options, последвано от опции.
- Стъпка 3 - До диалогов прозорец ще се появи, отидете в раздела Данни.
- Стъпка 4 - Сега премахнете отметката от квадратчето за „Запазване на изходни данни с файла“. Тази опция няма да създаде обобщен кеш и позволява да се намали размерът на файла на Excel.
- Стъпка 5 - Сега изберете опцията за „Опресняване на данните при отваряне на файла“, това ще гарантира, че пивотът се опреснява веднага след отварянето на файла на Excel. Ако опцията не е избрана, тогава обобщената таблица трябва да се обнови ръчно, което би довело до генериране на обобщен кеш.
Стъпка 6 - След това щракнете върху OK. Това ще гарантира, че размерът на файла на Excel е намален.
Неща за запомняне
- Файловият формат XLSB има тенденция да се отваря и запазва с много по-бързи темпове. Има дори няколко неща, които трябва да се вземат предвид, когато Excel-файловете с активиран макрос и базирани на заявки не трябва да се преобразуват в XLSB, тъй като те могат да причинят функционални грешки, докато работят като XLSB.
- Също така, ако размерът на файла на Excel за XLSX формат е 5MB до 7MB, може да се остави както е, само ако размерът на файла XLSX се увеличи до двойни или тройни цифри в MB. Тогава може ли да се обмисли, че Excel файловете намаляват размера на файла, използвайки някой от най-подходящите подходи.
- Има и други подходи като използване на компресирана папка с цип; това става чрез щракване с десния бутон на мишката върху файла на Excel, отидете за изпращане и след това щракнете върху компресирана папка с цип. Това ще намали размера на файла при споделяне. Това може да се направи и чрез избиране на множество файлове и след това компресиране на файловете в папка с цип.
- Предпочитайте обобщените таблици пред формулите, използвани за обобщаване на данни за обикновено по-големи набори от данни; това ще има по-малко влияние върху размера на файла. Освен това, ако се използват по-често формули, променете автоматичния режим на изчисление на ръчен режим в раздела формула. Това ще направи файла отворен, ще направи промени, актуализира файла на Excel и ще затвори файловете много по-бързо.
