Какво е управление по изключение?
Управлението по изключение е стратегия за управление на бизнеса, която гласи, че мениджърите и надзорните органи трябва да изследват, разследват и разработват решения само за тези въпроси, при които има отклонение от определени стандарти, норми, бизнес практики или други финансови цели като отклонение на печалбата, проблеми с качеството, проблеми с инфраструктурата и др., вместо да изследват и да се занимават с всяка рутинна бизнес дейност.
Обяснение
Управлението по изключение е системата за засичане и докладване на ситуация на ръководството само в случаите, когато има действително изискване за персонал на ниво мениджър. Основната цел е да се използва времето за управление по възможно най-ефикасния и възможно най-добър начин, като се ангажират само когато има важно отклонение от рутината или нормалните бизнес резултати.
В резултат на това те ще имат повече време да разгледат важен въпрос, включващ големи отклонения, и могат да дадат най-доброто от себе си за прецизиране на проблема, докато други незначителни въпроси могат да бъдат разглеждани директно от персонала на по-ниското ниво. Той помага на ръководството да открие и изчисти препятствията, които се нуждаят от вземане на решения, и да предприеме най-подходящите действия. В тази система на ръководството се предоставя кратък, непроменен сравнителен пълен подробен доклад, обхващащ всички основни аспекти на въпроса.
Как работи?
Управлението по изключение работи в следните фази -
# 1 - Фаза на измерване
При тази първа стъпка на управление по изключение се натрупват и оценяват данни относно бизнес операциите, което включва измерване на ефективността на всички налични суровини, вариращи от усилията, използвани за постигане на целите за бизнеса, неговата оптимизация, паричния поток, как се използват финансовите ресурси използва се за предоставяне на услуги или производство на стоки с цел печалба, използване и разхищение на суровини и тяхната икономика чрез закупуване, преработка и съхранение до доставката на готови стоки
Цялата тази информация включва почти всички фактори, които се използват за количествено измеримо измерване, като например прилагане на стандартите за времето, данните за запасите, данните от баланса, резултатите от проверката на готовите стоки, наличностите за продажба, данните за използването на машините, текущите активи и т.н.
# 2 - Фаза на проекция
Тази фаза изследва използваните измервания, които са полезни за постигане на бизнес цели. Въз основа на исторически данни се изготвят прогнози чрез прилагане на статистически знания като значимост, вероятност, достоверност, стандартно отклонение, размер на извадката, корелация. След това се разработват планове според прогнозата. В настоящия сценарий цялостната прогнозна стратегия се проверява задълбочено от всички възможни резултати като процедури и съществуващи политики, способност и адекватност на оборудването и персонала, организационната структура и др. Ако е необходимо, плановете могат да бъдат изменени.
# 3 - Фаза на подбор
В тази фаза, след цялостен скрининг на всички планове, се избира и изпълнява най-добрият. Съответно се възприема системата, която ръководството смята за най-добра за постигане на бизнес целите.
# 4 - Фаза на наблюдение
В рамките на тази фаза периодично се наблюдават избраният процес и напредък на стратегията и изпълнението. Системата трябва да притежава качества, като тя трябва да бъде автоматична, надеждна и трябва да бъде адекватна. Адекватността тук означава, че данните трябва да са точни, нито прекалено големи, нито прекалено малки, трябва да са до маркировката, съдържаща цялата необходима необходима информация.
# 5 - Фаза на сравнение
По тази фаза се оценява напредъкът в работата и се сравнява с предварително проектирана пътна карта, за да се идентифицират отклонения, ако има такива. В зависимост от естеството на отклонението то се категоризира като основно, незначително отклонение или друг подобен клас отклонения.
# 6 - Фаза на действие
Въз основа на отклонението, идентифицирано във фазата на сравнение, се разработват допълнителни точки за действие. Стратегии се прилагат с цел да се приведат капацитетът и производителността до желаното ниво или да се направи някаква промяна в прогнозата, така че да се осигури оптимално изпълнение.
Управление чрез примери за изключения
Финансов пример: Главният финансов контролер (CFC) на Henry Inc. е силно ангажиран с различни работи, срещи и други ангажименти. За да намали тежестта на работата си, ръководството веднъж след задълбочен анализ разработи следните дефинирани граници, извън които материята трябва да бъде докладвана на CFC и изисква нейното предварително одобрение:
Продажбите и разходите на ABP бяха $ 8,00,000 и $ 6,00,000, докато действителните продажби и разходи бяха $ 6,00,000 и 3,00,000. Определете дали въпросът трябва да бъде докладван на CFC?
Решение:
- Приходи: Действителните приходи са $ 6,00,000, което е повече от 50% от ABP ($ 8,00,000 x 50%, т.е. $ 4,00,000). Следователно тази материя няма да бъде докладвана на CFC, тъй като условията не са изпълнени.
- Разходи: Действителните разходи са 3 000 000 щатски долара, което е повече от 40% от ABP (6 000 000 х 40%, т.е. 2 40 000) и също са надхвърлили ограничението от 2 50 000 долара, тук въпросът става решаващ и трябва да се докладва до CFC за по-нататъшен анализ и вземане на решения за корекция и съответствие със зададени стандарти.
Управление чрез изключение срещу пасивно управление чрез изключение
Активно управление по изключение е, когато ръководството е активно предварително, за да се справи със ситуациите, помага при проблеми и участва в реално време във всички дейности и следи какво прави неговият персонал, за да преодолее грешките преди да се появят.
Вторият е пасивното управление по изключение, при което управлението прекъсва само когато желаните цели не са изпълнени и промяната в планирането трябва да се извърши и се изискват коригиращи действия. Този метод обикновено влиза в действие само в случай, че се случи необичайно събитие. Всеки метод има собствено значение и човек може да избере всеки от тях въз основа на бизнес изискванията.
Пасивният подход е полезен за бизнеси, които имат спокойна обстановка и персонал, който разбира своите роли и отговорности. Това може да помогне за насърчаване на морала и независимостта на персонала. Докато активният подход може да се използва от по-малко внимателни, нови предстоящи с по-нисък персонал, по-строга организация, тъй като те се нуждаят от насоки стъпка по стъпка, за да завършат работата си.
Предимства
- Помага за възможно най-доброто използване на времето, тъй като мениджърите са помолени да разрешават проблеми само на решаващи нива.
- Тъй като мениджърите са свободни от рутинна работа, те могат да прилагат пълната си енергия с концентрирани усилия върху критични проблеми.
- Поради ограниченото натоварване мениджърите могат да се подложат на подробен анализ на работата, която трябва да се свърши.
- Управленските дейности и контрол се увеличават от ръководството по изключение.
- Помага за лесен достъп до минали тенденции и стара работа.
- Той предвижда възможностите за управление и проблемите, които могат да възникнат в бъдеще.
- В този процес са ангажирани както качествени, така и количествени усилия.
- Това намалява размера на финансовите и оперативните резултати, които трябва да се гледат от ръководството.
- Помага на по-ниския и подчинения персонал да реализират свои собствени идеи за постигане на желаната цел.
Недостатъци
- Тя се основава на минали резултати, с които се сравняват текущите данни. Съответно, ако предишните данни не са правилни, може да има проблеми при текущото вземане на решения.
- Тя се нуждае от подробно проучване, наблюдение и система за отчитане, така че изисква финансов анализатор, който прави обобщения и отчети и ги представя на ръководството и следователно изисква допълнителна работна ръка.
- Системата няма да предупреждава, докато проблемът не се появи, т.е. тя действа като коригираща, вместо като превантивна.
- Не може да измери човешкото поведение. Ето защо, понякога е трудно за изпълнение.
Заключение
Управлението по изключение е управленска стратегия, която изисква ръководството да гарантира ангажираността си само в случаите, когато има регистрирани отклонения от зададения стандарт, норми и критерии. Също така индиректно помага за повишаване на морала на служителите, тъй като те стават част от вземането на решения и решаването на проблеми, с които иначе биха се занимавали служители на ниво мениджър, което косвено дава усещане за авторитет и отговорност у служителите.
