Пробен баланс в счетоводството (дефиниция, грешки) - Как да се подготвим?

Съдържание

Какво представлява пробният баланс в счетоводството?

Какво представлява пробният баланс в счетоводството?

Пробен баланс е отчетът за счетоводството, в който са крайните салда на различна главна книга на дружеството и се представя в колоната за дебит / кредит според салдата им, където сумите на дебита са посочени в колоната на дебита, а сумите на кредита - в колоната на кредита и общият брой на двете трябва да бъде равен.

В края на финансовата година се извличат салдата по всички сметки на счетоводната книга. Те се записват в пробен баланс (вид финансов отчет) и накрая се обобщават, за да се види дали общата сума на дебитните салда и съответно общата кредитна салда трябва да се изчислят. Може да се посочи и като отчет за общия баланс на дебита и кредита, извлечен от различните сметки в регистъра, за да се изследва математическата точност на книгите.

Цели на пробния баланс

Има различни цели за изготвяне на пробен баланс, който е споменат по-долу:

Да има салда по всички сметки на счетоводната книга, за да се избегне необходимостта да се преглеждат страниците на счетоводната книга, за да се разбере.
Да има материали за изготвяне на финансовия отчет на организацията.
Да има аритметична точност на счетоводните книги поради съгласието на пробния баланс.
Да има доказателство, че двойното влизане на всяка транзакция е записано поради нейното съгласие.
За насочване при идентифициране на грешки.

Как да подготвим пробен баланс?

Следните методи могат да се използват за изготвяне на пробен баланс -

Общ метод. Този метод гласи, че общата сума на дебита и кредита, съответно за всяка сметка, се показват в двете колони с сумата срещу нея, т.е. една за дебитното салдо и друга за кредитното салдо .
Балансиращ метод. При този метод се изважда разликата във всяка сума. В случай, че дебитното салдо е по-значително по размер от кредитното салдо, разликата се поставя в дебитните колони.

От двата метода за изготвяне, споменати по-горе, балансовият метод, който е вторият, обикновено се използва на практика, тъй като улеснява изготвянето на финансовите отчети.

Следват стъпки, необходими за изготвяне на пробен баланс.

В края на отчетната година всички сметки и счетоводни книги трябва да бъдат закрити.
Заключващите баланси на счетоводната книга трябва да бъдат осчетоводени.
Грешките трябва да бъдат идентифицирани.
Временна сметка трябва да бъде генерирана временно, за да се отчете общата сума на пробното салдо до направените корекции
В края на годината се изискват корекции, които преди това не са отчетени за включването на пробния баланс.

Грешки в пробния баланс

Съответствието на пробния баланс не е посочено като категорично доказателство за абсолютната точност на книгите. Това само показва математическата точност на счетоводните книги. Пробният баланс може да се съгласи и въпреки това може да има някои грешки от следните типове, които да останат неразкрити.

Грешка при пропуска - Ако записът не е бил записан в помощна книга, както дебитът, така и кредитът ще бъдат пропуснати. И съгласието на пробния баланс няма да бъде засегнато по никакъв начин.
Компенсиращи грешки - Това са грешките, които се компенсират в нетния резултат. Т.е., свръхдебит или недостатъчен кредит на различни сметки се неутрализират от над кредити или под кредит в същата степен на други сметки. Например, при осчетоводяването на $ 500 на дебитната страна на дадена сметка ще бъде компенсирано чрез осчетоводяване на $ 100 на кредитната страна на друга сметка и пропускане на осчетоводяване на кредит от $ 400 в трета сметка. Тази грешка може също да бъде неутрализирана чрез осчетоводяване на $ 500 на страната на дебита в друга сметка или сметки.
Принципни грешки - Тези грешки няма да повлияят на съгласието на пробното салдо, тъй като те произтичат от дебитиране или кредитиране на грешни глави на сметки, тъй като биха били в противоречие с основните принципи на счетоводното счетоводство. Например, 1500 долара, похарчени за удължаване на сградата, неправилно дебитирани за сметка за ремонт, вместо за сметка на сграда, няма да повлияят на съгласието на пробния баланс. По този начин такива грешки възникват, когато даден актив се третира като разход или пасив като доход или обратно.
Погрешно вписване в помощна книга - Ако покупка на кредит от 450 долара от Джеймс е неправилно записана като 540 долара в книгата за покупки, такава грешка няма да бъде разкрита. Тъй като осчетоводяването както на дебитната страна на сметката за покупка, така и на кредитната страна на сметката на Джеймс ще бъде с грешна сума от $ 540, така че пробното салдо ще се съгласи.
Публикуване на артикул от правилната страна, но в грешен акаунт - Ако покупка от $ 100 от Карл Джеймс е кредитирана от Матю Уудс вместо Карл Джеймс, тя няма да открие такава грешка.

Има следните грешки, които се разкриват поради несъгласието.

Конкретно от помощна книга в счетоводна книга е пропуснато да бъде осчетоводено - Например покупка от 500 долара от Антъни е пропусната да бъде кредитирана по сметката му. В резултат на тази грешка цифрата на различните кредитори, която трябва да бъде показана в пробното салдо, ще намалее с $ 500, а кредитното салдо ще бъде съответно с $ 500 по-малко в сравнение с дебитното салдо.
Вписване на неправилна сума в извлечението - Пример, продажба на кредит от $ 1000 на Аня неправилно е публикувала сметката си на $ 100. Ефектът от тази грешка ще бъде, че цифрата на различните длъжници ще бъде намалена с $ 900, а общата сума на дебитната страна на пробното салдо ще бъде с $ 900 по-малка от салдото по кредита.
Въвеждане на сума в неправилната страна на извлечението - например тази отстъпка от 10 долара, разрешена на клиент, погрешно осчетоводен в кредита, вместо дебитната страна на разрешената отстъпка. Поради този резултат от грешка, в пробното салдо кредитната страна ще надхвърли с $ 20, т.е. сумата на грешката се удвоява.
Неправилно включване към сметките на счетоводната книга - Пример, т.е. в края на финансовата година при изчисляване на капиталовата сметка сумата на кредита от 9 900 долара погрешно се приема като 8 900 долара; В резултат на тази грешка общата сума на кредитната страна на пробното салдо ще бъде кратка за $ 1000.
Грешен сбор от спомагателни книги - Например книгата за продажби е покрита с $ 50. Поради резултата от този тип грешка, кредитната страна в пробното салдо ще бъде $ 50, за да стане по-висока, тъй като сметката за продажби ще се появи в по-висока цифра от кредитната страна в пробния баланс.
Двойно осчетоводяване на артикул в помощната книга в акаунт на счетоводна книга - Това е плащане от 500 долара на кредитор, вписан два пъти в неговата сметка.
Пропускане на сума по сметка в пробното салдо - Салдата по банкови и парични средства може да са пропуснати.
Баланс на различни акаунти, осчетоводени неправилно - Например, че салдо от $ 52 в стационарна сметка е погрешно осчетоводено като $ 25.
Салдото на някои сметки е въведено от неправилната страна - Това е салдото на сметката, спечелена от комисионна, погрешно спомената в дебитната сметка вместо в кредитната сметка.
Грешното обобщение на пробния баланс ще доведе до несъгласието.

Местоположение на грешките

Когато има разногласия, трябва да се предприемат значителни стъпки, за да се установи причината за различията:

Проверете общите суми и открийте действителния размер на разликата.
Разликата в общата сума ще бъде разделена на две и ще се установи дали в пробното салдо има баланс със същата сума. Възможно е такова салдо да е било записано от грешната страна, като по този начин се е получила разлика в двойна сума.
Ако стъпките, споменати по-горе, не открият грешката, тогава разликата в пробния баланс трябва да бъде разделена на 9. Ако разликата е дори делима на 9, грешката може да възникне поради транспониране или преместване на фигури. Транспонирането се случва, когато 54 се пише като 45 или 98 като 89 и така нататък. Преместването се извършва, когато цифрите на числата се преместят наляво или надясно. Тоест, когато $ 5, 450 се записва като $ 54. 50. Ако има преместване или транспониране на фигури, търсенето може да се ограничи до числа, където тези грешки може да са допуснати.
Уверете се, че е налице всяко салдо по всички сметки, включително парични и банкови салда.
Проверката на началните салда е пренесена точно в сметката за настоящата година.
Ако различието е огромно, съпоставете пробното салдо за текущата година с това от предходната година и обърнете внимание, че номерата под подобни глави на сметки са почти близки до тези от предходната година и дали салдата им падат на същото страна. Ако цифрата на разликата за двете години е огромна, установете причината за разликата.
Ако горепосочените стъпки не успеят да открият грешката, се предприемат следните стъпки за проверка:
- Проверете общите данни за помощните книги.
- Проверете осчетоводяването, направено от дневника или помощните книги в книгата.
- Проверете дали везните са извадени от регистъра.
- Списъкът на балансите ще бъде преправен отново.

Ако всички тези усилия не успеят да открият грешките, всички книги на първоначалното вписване трябва да бъдат подадени и осчетоводяването в главната книга трябва да бъде проверено отново.

Suspense Account и пробен баланс

Ако не е възможно да се намерят грешките, въпреки горните стъпки, разликата в пробното салдо се прехвърля в суспензионната сметка и по този начин се изчислява. По-късно, когато възникнат грешки, ще бъдат открити, те могат да бъдат поправени чрез акаунта на суспензия. Суспенс акаунтът ще бъде премахнат, когато бъдат открити всички грешки.

Пример: Изготвен е следният пробен баланс.

Данни	Дебитно салдо ($)	Кредитно салдо ($)
Касова сметка	12 220	0
Капиталова сметка	0	45000
Банкова сметка	14 000	0
Сметка за покупка	22 000	0
Сметка за продажби	0	12 500
Мебелна сметка	5000	0
Връща акаунта навън	0	1000
Сметка за отстъпка	0	20.
Сметка за чертежи	1000	0
Сметка за наем на телефон	400	0
Стационарна сметка	200	0
Наемна сметка	1000	0
Сметка за заплати	2 500	0
Връща вътрешен акаунт	200	0
ОБЩА СУМА	58 520	58 520

Ограничения

Той може да бъде изготвен само за онези опасения, при които е възприета счетоводната система с двойно вписване, което не е полезно в системата за еднократно вписване. Тази система за двойно влизане е много скъпа и не може да бъде приета от малки концерни.
Въпреки че пробният баланс осигурява аритметична точност на счетоводните книги, определени грешки не се разкриват. Поради тази причина се казва, че проследяващото салдо не е убедително доказателство за счетоводството на точността на сметката.
Ако не бъде изготвен точен пробен баланс, тогава окончателните отчети няма да преразгледат делото на организацията без съществени отклонения. Каквито и да са различните групи лица, правете заключения и решения, няма да бъдат правилни и точни и ще заблудят такива лица.