Определение на бюджета на договорената покупка
Бюджет на позицията е представянето на разходите във формат на колона, при което тези разходи са групирани според нейната категория като Реклама, Стоки за столове, Възстановяване на разходи за транспорт и др. И осигуряват сравнение на времевите редове на годишните резултати. Той помага на мениджърите за помощ да преценят дали бюджетът за текущата година е в съответствие с бюджета за предходната година или повече.
Предназначение
- Бюджетът на договорените позиции се използва главно от малки предприятия, които не знаят за сложните счетоводни системи, както и нямат инфраструктурата и бюджета за създаване на такава. Така че те зависят от този прост бюджет, където няколко категории разходи са представени в ред. Не отразява приходите; те показват само разхода.
- Основната цел на договорената покупка е да помогне на мениджърите да контролират своите разходи. Сравнението между данните за минали и настоящи разходи винаги действа като предупреждение за яслите. Ако през който и да е месец разходите се пресичат в сравнение с предходния месец, тогава мениджърът става нащрек и контролира разходите, за да съответства на общия годишен бюджет в сравнение с предходната година.
Пример за бюджет на договорени покупки
Г-н Х е специалист по бюджета за малък бизнес, който работи в Ню Йорк. Той е подготвил линейния бюджет за януари 2020 г. и планира необходимите стъпки, които трябва да бъдат предприети, за да не се отклонява от годишния планиран бюджет.
Решение
Така че след проучване на този бюджет, мениджърът вижда, че планираните разходи за януари са били 68 500 щатски долара, а действителните разходи са 74 000 долара. Така че организацията е похарчила повече от очакваното.
Сега мениджърът ще проверява отделните категории разходи по минути, за да види къде точно бюджетът е преминал сметката и ще предприеме необходимите мерки, за да предотврати това през следващия месец.
Трябва да се проверят канцеларските материали; тъй като канцеларските материали са пресичали бюджета, това означава, че са поръчани повече доставки този месец и това също трябва да е достатъчно за следващия месец, така че поръчката на офис консумативи за следващия месец трябва да е по-долу. Заплатата е в съответствие. Така че не се изисква корекция. Рекламните разходи са се увеличили, така че трябва да бъдат проверени през следващия месец.
Разходите за столовите са се увеличили с малко и е трудно да се провери, тъй като не можете да помолите служителите да ядат по-малко, но можете да поискате от тях да спрат да пилеят храна. Така че осъзнаването трябва да се преподава.
Характеристики
- Бюджет на договорени покупки е колонно представяне на разходите. Няколко категории разходи са представени по колони и всяка категория може да бъде сравнена с предходната година в един ред.
- Няколко колони от миналата година също могат да бъдат създадени, за да се види дали тенденцията на разходите е с наклон нагоре или надолу. Ако се види, че за дадена категория разходите нарастват годишно, то това може да се дължи на инфлация в тази конкретна категория и трябва да се балансира чрез намаляване на разходите в други категории.
- За колоната за текущата година решете какъв да бъде бюджетът предвид инфлацията и няколко други икономически фактора. Решете бюджета и попълнете колоната с приблизителен бюджет. След като месецът е изминал, попълнете реалните разходи и вижте колко сте се отклонили от предвидения бюджет.
- Обикновено това е подготвен месец. Той помага на мениджърите да ограничат разходите, в случай че месечните бюджети са несъответстващи на прогнозите.
Предимства
- Създаването и разбирането на бюджета на договорените покупки са ясни. Не се нуждаете от счетоводни познания, за да разберете кой елемент ще бъде дебитен или кредитен. Трябва само да попълните действителните и прогнозираните разходи в табличен формат. Разликата може да се види с просто око и може лесно да се сравни с данните от предходната година.
- Ако през даден месец разходът е прескочил предвидения бюджет, тогава той действа като аларма и мениджърите стават внимателни да контролират бюджета за следващите месеци.
Недостатъци
- Линейният бюджет е фиксиран в началото на годината. Така че ако поради обстоятелствени промени мениджърът смята, че изготвеният бюджет не е правилно отражение на прогнозните разходи, тогава и мениджърът не може да промени бюджета. Изисква разрешение от по-висши органи за извършване на промени в бюджета на договорените покупки.
- Тъй като се концентрира само върху разходите, така за мениджърите е трудно да покажат точната причина, поради която бюджетът е пресичал оценката. Възможно е дължимата заплата да се е увеличила поради назначаването на нови служители, което е увеличило приходите, но тъй като няма къде да се покаже промяната в приходите, така че увеличението на разходите за заплати се третира като над бюджет.
Заключение
Бюджетът на договорените покупки е лесен за подготвяне и поддържане. Малките фирми, които нямат сложни познания за акаунта, могат да се възползват от този бюджет, за да проверят месечните си разходи. Превишаването на бюджета не означава непременно, че разходите са се увеличили; възможно е приходите да са се увеличили поради допълнителните разходи. Така че това нещо трябва да се има предвид, когато вземате решение въз основа на бюджета на договорените покупки.
