Цикълът на задълженията, известен също като Procure to Pay, представлява поредица от различни процеси във фирмата, включващи различните дейности, необходими за закупуването на продукта, от подаването на поръчката за стоките до доставчиците, след закупуването и получаването на доставката на стоките и накрая да извърши окончателното дължимо плащане на доставчика срещу същия.
Какво представлява цикълът на задължения (AP)?
Цикълът на задълженията е известен още като „Прокуриране за плащане“ или „P2P“ цикълът е поредица от процеси, които включват отдела за покупки и плащания на компанията и извършват всички необходими дейности от подаване на поръчка до доставчици, закупуване на стоки и извършване на окончателни плащания към доставчиците.
Всеки бизнес има два основни бизнес цикъла - цикъл на приходите и цикъл на разходите.
- Цикълът на приходите включва дейности като продажби, маркетинг, взаимоотношения с клиенти, събиране на приходи и др.
- Разходният цикъл включва покупки, плащания на доставчици, производствени разходи, заплати и заплати и др. Цикълът на задълженията е значителна част от разходния цикъл.
Следват стъпките, включени в цикъла за плащане на сметки -
- Определяне на необходимите стоки
- Процес на възлагане
- Търсене на доставчици
- Искане за предложение
- Преглед на получаване на оферта
- Преговори
- Поръчка
- Потвърждение на доставчика
- Задължение на доставчиците
- При успешна доставка на стоки
- Вписване на фактура
- Плащане
Нека ги обсъдим подробно -
Стъпки, включени в задължителния цикъл на сметки
Следват стъпки, включени в цикъла на поръчка за плащане:
# 1 - Определяне на необходимите стоки
Покупките се извършват въз основа на запасите, изисквани от производствения отдел на компанията. Ръководителят на производството идентифицира необходимите доставки и информира отдела за покупки.
# 2 - Отделът за покупки стартира процеса на обществени поръчки
След получаване на одобрение на заявки за доставки от производството, отделът за покупки ще провери дали вече са направени подобни поръчки; ако не, тогава се генерират нови документи за поръчки за покупка.
# 3 - Търсене на доставчици
Намирането на доставчици е трудна работа, която включва различни фактори като местоположение, лекота на транспортиране, кредитни политики, добра воля на доставчика и неговите продукти, минали връзки с компанията и много други. Въпреки това, компанията предпочита сделки с изпитани доставчици. В други случаи потенциалните доставчици се избират на местно, национално или международно ниво, като се използва онлайн бизнес към бизнес портали (като Alibaba.com), препоръки и т.н.
# 4- Заявка за предложение
След избора на няколко потенциални доставчици се предоставя официален документ, за да се получат котировки на артикулите. Документът е посочен като искане за предложение (RFP). Доставчикът изпраща предложение, включително продуктови цени и качества, и моли компанията да прави бизнес с тях.
# 5 - Преглед на получаване на оферта
Компанията преглежда офертите, изпратени от различни доставчици, и филтрира доставчиците, които могат да изпълнят изискванията на компанията. Компанията информира избраните доставчици за интереса си от сключване на сделки за покупка.
# 6 - Компанията започва процеса на преговори
Преговорите са забързан и понякога отнемащ време процес, при който купувачът изисква от продавача да намали цените си, да предложи либерална кредитна политика и други основни условия за договаряне като отстъпки, качество на продуктите, такси за доставка, доставка и застрахователни условия. Процесът на договаряне извършва филтрирането и компанията е определила най-добрите доставчици.
# 7 - Поръчка за покупка
Компанията за одобряване на желания доставчик му присъжда поръчката, като изпраща официалния документ за поръчка за покупка. Той потвърждава доставчика относно изискванията на компанията и крайния срок за доставка на продуктите или услугите.
# 8 - Потвърждение на доставчика
Споразумението започва, когато доставчикът се съгласи да продаде своите продукти при заявените условия. Потвърждението за приемане трябва да бъде изпратено от доставчика писмено по пощата или по имейл.
# 9 - Задължение на доставчиците
Задължение на доставчика е да подготви и изпрати стоките стриктно следвайки сроковете и да информира компанията за напредъка на поръчката. Известието трябва да се изпрати, когато стоките са готови за изпращане и известие за изпращане, включително валидни документи, посочващи описание на стоките, включително тегло или единици, дата на доставка, местоположение и т.н.
# 10 - Проверка на доставените стоки
Започва процесът на проверка, който включва както проверки на качеството, така и на количеството. Отделът за покупки проверява дали доставените стоки отговарят на поръчката за покупка.
# 11 - Въвеждане на фактура
При успешна проверка, ако всичко се окаже годно, отделът за покупки изпраща одобрението на отдела за задължения, за да започне процеса на плащане. По този начин отделът на задълженията прави запис на фактурата, който съдържа всички спецификации относно плащането, като крайна дата и / или крайна дата с отстъпка, размер на възстановяване и други официални подробности.
# 12 - Плащане
След всяка необходима проверка отделът за задължения започва да извършва плащания към доставчика частично или изцяло съгласно фирмените норми. Има различни начини за извършване на плащания към доставчиците, като:
- Плащане в брой
- Плащане с чек (или други договарящи се инструменти)
- Онлайн трансфер на трети страни
- Плащане с кредитна карта
- Плащания в долари или друга чуждестранна валута (обикновено приложими при сделки за внос);
- Бартерно плащане, т.е. плащане на някои стоки и / или услуги срещу стоките и / или услугите, получени от доставчика.
Съответни документи, включени в цикъла на AP
По-долу са важни документи, включени в цикъла на поръчка за плащане:
# 1 - Поръчка за покупка
Отделът за покупки на компанията генерира поръчка на необходимите стоки и я изпраща на продавача. Поръчката подробно описва продавача за артикулите заедно с неговите количества. Той също така посочва дата, на която стоките трябва да бъдат доставени.
# 2 - Получаване на отчет
След като стоките бъдат доставени, ръководството инспектира пратката и проверява качеството, количеството и други съществени аспекти. След пълна проверка той създава подробен доклад, наречен получаване на доклада.
# 3 - фактура на доставчика
Документът е юридическият договор, в който продавачът подробно описва стоките, ставката за единица и общата сума заедно с приложимата данъчна основа. Той също така посочва кредитната политика и крайната дата за плащане.
