Шаблон за бюджет на събитие - Безплатно изтегляне (ODS, Excel, PDF и CSV)

Други версии

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Преносим док. Формат (.pdf)

Безплатен шаблон за бюджет на събитие

Шаблон за бюджет на събитие се използва за планиране на финансите, свързани с управлението на събития, което включва получените доходи, които могат да бъдат под формата на спонсорство или такси за регистрация / билети и разходите, които могат да бъдат храна, настаняване, звук, подаръци и т.н. Получената разлика е печалбата или загубата, направени от организирането на събитието. Ако салдото е положително, това означава, че събитието е спечелило малко пари, а ако салдото е отрицателно, това означава, че организаторът на събитието е трябвало да похарчи от джоба си.

Моля, обърнете се към файла на Excel за шаблона. Шаблонът, използван тук, е за типично събитие като офис семинар, където се улавят различни разходи и доходи, свързани с организирането на такова събитие. Разходите и приходите са показани в два отделни раздела.

Относно шаблона за бюджет на събитието

• Шаблонът за бюджет на събитието обхваща всички източници на доход, които човек има за организиране на събитието, както и разходите. Той създава първоначален бюджетен баланс и също така дава прогноза за крайния баланс, който се очаква да бъде налице след приспадане на всички разходи от доходите. Тук специално взехме пример за организиране на събитие с цел семинар.
• Семинарът може да бъде офис семинар, на който се очаква да присъстват около 200 присъстващи, а организаторът трябва да носи храната им, а също и да им подари някои лакомства. Добростите се използват като промоционален източник за компанията и обикновено се предоставят от доставчик на трета страна.

Част 1

• Тук ние обхващаме общите разходи и приходи, направени за организирането на събитието, което тук взехме за пример на семинар. Семинарът е организиран за офис делегация, където очакваното присъствие е планирано да бъде 200, но имахме около 150 присъстващи.
• Разходите тук са допълнително разделени на местоположение, програма, храна и напитки, консумативи и други. Сумата на салдото тук показва дали парите са похарчени извън определения бюджет или сме имали известни приходи след организиране на събитието. Графиката беше показана, за да даде нагледна представа за разходите и действителните приходи с прогнозния доход.

Част 2

• В този раздел показваме разпределение на разходите, направени за организиране на събитието. В нашия случай ние вземаме примера на офис семинар. За организирането на такова събитие има няколко полета, в които трябва да се направят разходите. Най-значителната сума за организиране на събитието е към мястото или залата за събития. В зависимост от местоположението на събитието, темповете на организиране на събитието варират.
• Втората най-висока цена за организиране на събитието е кетъринг или храна. Той варира в зависимост от броя на присъстващите и обикновено се оценява повече от броя, който присъства на събитието. Основно се прави, за да се запази буфер за броя на присъстващите на дадено събитие, така че да не им липсват чиниите с храна.
• След това са разходите, свързани с високоговорителите или електронните инструменти, използвани в събитието. Това са някои задължителни разходи, които са необходими за организирането на всякакъв вид събития. За всяко проведено събитие има подарък или изработени по поръчка екстри, дадени на присъстващите, които отново се основават на броя на присъстващите на събитието.
• Те обикновено са обвързани с доставчици на трети страни, които доставят екстри на базата на броя на персонала. Те се считат за по-рекламни артикули, които компанията използва, за да популяризира името си. Освен това те действат като усещащ фактор за присъстващите на събитие.
• Последният и последен разход за организиране на семинар са различните разходи като дребни разходи. И все пак, те също трябва да бъдат отчетени в общите разходи, за да се получи окончателна картина на разходите за организиране на събитието.

Част # 3

• Последната част тук е частта за приходите или финансирането на събитието. Всяко събитие не е възможно, ако няма финансиране или генерирани приходи. Никой бизнес няма да организира събитие, ако няма финансиране или печалба, която ще бъде спечелена от него.
• Основният източник на доход или финансиране, който се случва при всякакъв вид събитие, е цената за регистрация или продадените билети за събитието. Тук доходът се генерира на глава от населението.
• Присъстващите, които присъстват на събитието, трябва да платят предварително за регистрацията или билета за събитието и по този начин организаторът прави пари, за да прикрие събитието. Вторият източник на доход за всякакъв вид събития са спонсорските такси, които са много полезни за организирането на събитието.
• Спонсорите по някакъв начин получават промоция и на такива места, където хора в значителен брой идват и присъстват на събитието. Това се превръща в печеливша ситуация както за организатора, така и за спонсора, а по отношение на таксата за спонсорство, организаторът получава втори източник на доходи. Спонсорът получава форма на промоция сред много тълпа под един покрив.
• По този начин общият генериран доход е показан в този раздел за организиране на събитие. Сега зависи от размера на проведеното събитие, какъв е целевият доход или пари, които организаторът планира да събере, за да покрие разходите.

Как да използвам този шаблон?

Шаблонът идва много удобно, като управлява разходите и приходите, свързани с управлението на събития, за всеки организатор. Основната цел на използването на шаблона е да се обхване целият източник на приходи и да се съпоставят с всички разходи, които организаторът трябва да поеме за всяко проведено събитие. Включва както повтарящи се, така и неповтарящи се. Полученият резултат или получената разлика се сравнява с определена бюджетна сума, определена в началото на месеца, и накрая стигаме до нетна стойност. Шаблонът е много полезен, когато човек трябва да знае притока и изхода на пари за организиране на събитие.