Функция за автоматично коригиране в MS Excel
Автокорекцията е много отлична опция, предоставена в Excel Microsoft Office. Тази функция може автоматично да коригира често срещани грешно написани думи или да завърши кратка фраза до пълно изречение или дори да изскача пълна форма на съкращение. Тази опция не само ще коригира изписването на думите, но също така ще превъзхожда и автоматично коригира изписването с главни букви на първата дума след точка.
Как да изберете опция за автоматично коригиране в Excel (прости и лесни стъпки)
- Стъпка 1: След отваряне на Microsoft Excel, отидете в менюто Файл и изберете „Опции“, както е показано на екранната снимка.
- Стъпка 2: В Опции отидете на опцията „ Проверка“ .
- Стъпка 3: В проверка, щракнете върху Excel „ Опции за автоматично коригиране“.
- Стъпка 4: Ще се появи прозорецът за опции за автоматично коригиране, както е показано по-долу. Разделът AutoCorrect е опцията по подразбиране, която е избрана в прозореца на AutoCorrect.
Тук опцията за автоматично коригиране в Excel е маркирана по подразбиране. Ако искате да махнете отметката от опцията за автоматично коригиране, махнете отметката от опцията „Замяна на текст, докато пишете“. След това, след като премахнете отметката от това, сега човек няма да види опцията за автоматично коригиране на Excel за изписване. Например, ако въведете „ehr“, то ще бъде показано като „ehr“, но не и като „тя“.
Опцията „Замяна на текст, докато пишете“ е само за превключване на автоматична корекция на правописа само в написания текст, преди да щракнете върху бутона Enter.
Раздел AutoCorection Options
В този прозорец има много опции, за да ги проверите или премахнете отметката; по подразбиране те са маркирани и ако искате да ги махнете или не искате да ги използвате, можем да махнем отметката от Excel.
1) Коригирайте две първоначални главни букви : Ако изключите или премахнете отметката от това, няма да можете да коригирате първите първоначални главни букви.
2) Главни букви на изреченията: Тази опция автоматично ще изписва с главна буква първата буква на изречението. Изключвайки тази опция, няма да можете да използвате опцията за автоматично изписване с главни букви следващия път.
3) Изписване на главни имена на дни: Тази опция автоматично ще изписва главни имена на дните в седмицата.
4) Правилна случайна употреба на Caps Lock Key: Случайно понякога между думите се използват главни букви. За да коригирате тези думи или изречения, тогава тази опция е полезна.
Примери
Пример # 1
Ако напиша „ehr“ в Excel и натисна enter, той автоматично коригира думата на „her“, както е показано на екрана по-долу.
Горната екранна снимка има правопис „ehr“, след като щракна, за да вляза, след което автоматично променя правописа на „тя“. Това е показано на екрана по-долу.
Не всички изписвания се коригират Excel с тази функция, както казах преди, в нея има списък с думи, които се коригират автоматично.
Пример # 2
В този пример правописът на учителя е написан погрешно и не се идентифицира от функцията и не се коригира автоматично. Сега можем да добавим правописа към списъка и след това той може да бъде коригиран. Това може да бъде показано по-долу.
Правописът се коригира.
Процесът стъпка по стъпка е както следва, за да добавите правописа в списъка.
- Стъпка 1: Отидете в менюто Файл
- Стъпка 2: Сега оттам отидете на Options .
- Стъпка 3: Щракнете върху бутона „Опции“. Ще видите прозорец с много опции, както е показано на екрана по-долу.
- Стъпка 4: Сега изберете опцията за проверка и след това отново ще се отвори друг прозорец и в него изберете „ Опции за автоматично коригиране“ в този прозорец, а също така ще се отвори друг прозорец, както е показано на екрана по-долу.
- Стъпка 5: Сега ще се отвори друг прозорец за „ Опции за автоматично коригиране. „ По този начин Excel Autocorrect е разделът по подразбиране, избран в този прозорец, както е показано по-долу.
- Стъпка 6: В този прозорец всички квадратчета за отметка са маркирани по подразбиране, което означава, че всички функции се прилагат автоматично, ако искате да ги изключите, което може да се направи само като премахнете отметката от квадратчето до функцията.
Сега трябва да добавим дефинирания от потребителя текст за замяна на текста. Това може да се направи, като се напише грешно написаната дума в текстовото поле „замени“ и се коригира правописът в полето „с“. Това е, както е показано по-долу.
Напишете думата, която трябва да бъде заменена, в полето „замени“, а думата, с която е заменена, в полето „с“. Сега кликнете върху бутона ДОБАВИ и след това щракнете върху „ОК“. След това щракнете отново върху „OK“ в главния прозорец „Проверка“. Потребителският текст ще бъде добавен към списъка. Сега добавеният текст може да се използва от следващия път. Грешно изписаната дума сега се коригира с правилния правопис.
Екранната снимка за това ще бъде както е показано по-долу.
Тук можем да видим, че текстът е коригиран. Правилният правопис може да се види в маркираната клетка.
Употреба
- Основната цел на тази функция е да коригира правописа на думите в изречение, ако те са написани погрешно в правописа.
- Следващата характеристика е тази функция, също така с главни букви на първата буква от всяка дума в изречението. Можем да изключим тази опция, както беше обсъдено по-горе.
- Като част от функцията за автоматично изписване с главни букви, тази опция автоматично изписва с главна буква първата буква от всяка дума от деня в седмицата.
- Понякога пишем главни букви случайно между думите. Главните букви също могат да бъдат коригирани на малки букви с тази функция.
- Първите две начални думи също могат да се превърнат в капитал с тази опция. Дори може да се изключи тази функция, както беше обсъдено по-горе.
- Можем дори да добавим дефинирани от потребителя правописи, които могат да бъдат грешно изписани в пространството за заместване на текстовото поле, тъй като в този списък има само някои думи.
- Не само думи символи, в които потребителят смята, че той често ги използва и във всеки случай, но те също не искат да изписват правописа правописно. В този случай тези символи могат да бъдат добавени към списъка, така че да не могат да бъдат пропуснати.
Например CopyRight ©, символът може да се използва с помощта на текста „(c)“.
Недостатъци
Недостатъкът на тази функция е, че не коригира всички изписвани думи; той има списък с думи, показан в прозореца, ако наблюдавате, някои от най-често срещаните думи присъстват в списъка. Освен това има и друга опция за добавяне на текст, който да бъде коригиран. Това е показано на екрана по-долу.
В горната екранна снимка има опция за добавяне на дефинирани от потребителя правописи за автоматично коригиране на правописа, напишете грешно написаната дума в текстовото поле за замяна и правилното изписване в полето „с“. След въвеждане на текста щракнете върху OK и след това отново щракнете върху OK в прозореца за проверка. Сега можете да можете да използвате дефинираните от потребителя думи за автоматично коригиране на грешно написани думи.
Важни точки, които трябва да се запомнят
- Тази функция има само списък с думи за автоматично коригиране на правописа.
- По подразбиране се прилага в Microsoft Excel; според изискването можем да изключим тази функция.
- Той е автоматичен. Някои нежелани промени също могат да се случат поради тази опция за автоматична функция. След това трябва да изключим опциите, които не са необходими за конкретното време, за да не се прекъсва нашата работа.
