Функция за автоматично запазване в Excel
Автозапис в Excel е функция / съоръжение, използвано за автоматично запазване на промените или напредъка на работата. Това ще ни помогне да намалим въздействието на риска при загуба на данни в случай на авария в системата. Можем да намерим тази функция в раздела с опции в раздела за запазване, ако въведем времето като 5 минути excel автоматично ще запази работните ни книги на всеки пет минути.
Как да включите автоматично запаметяване в Excel? (Стъпка по стъпка)
Обикновено автоматично запаметяване е активирано в Excel по подразбиране. Нека да видим как да включите опциите за автоматично запазване в Excel.
- Стъпка -1: Отидете в менюто „Файл“. Кликнете върху „Опции“
- Стъпка -2: Опциите на Excel ще изскачат с много опции за управление според нашата необходимост. Кликнете върху опцията „Запазване“ - Това ще ни отведе до персонализиране на запазените работни книги.
- Стъпка 3 - От този прозорец виждаме, че е активирано „Запазване на информация за автоматично възстановяване на всеки -__ минути“. Това е мястото, където уведомяваме Excel за запазване на работната книга за всеки n минути (n може да бъде произволно число, представляващо минута във времето). По подразбиране Excel ще отнеме 10 минути, за да изпълни AutoRecover, но можем да променим това време според нашето изискване, например 1,2,3 минути.
- Стъпка 4 - Ако го активирате и не можете да запазите, той ще се съхранява в този път „ C: Users aa AppData Roaming Microsoft Excel “ (този път варира за всички, тъй като тяхното възстановяване е
отлично местоположението за автоматично запазване ще бъде различно. Моля всички да проверят за това местоположение за автоматично запазване в опциите на Excel - Запазване.
Също така можем да променим папката, за да запазим архивите, като въведем различен път в „Местоположението на файла за автоматично възстановяване“.
- Стъпка 5 - Можем да изберем конкретен формат, когато автоматично запазваме работните си книги, като изберем формата от списъка на наличните формати на Excel.
По подразбиране форматът ще бъде „Работна книга на Excel (* xlsx).“, Тъй като това се използва от повечето потребители. И също така, уверете се, че сме включили „Запазване на последната автоматично запазена версия на Excel, ако затворя без запазване“.
- Стъпка 6 - Също така можем да избегнем запазването на работните книги в едно устройство, като активираме „Запазване в компютър по подразбиране“, както следва:
Досега бяхме научили как да включим автоматичното запаметяване в Excel, време за периодично изпълнение на задачата и много други функции, които получихме.
Как да възстановя автоматично записания файл?
Сега нека видим как да възстановим файла, който се запазва автоматично. Както можете да забележите, файловият път, който бяхме дали в „AutoRecover file location“, копира пътя.
Стъпка 1 - Сега отворете Microsoft Explorer; в горната част на лентата трябва да поставим пътя, който сме копирали от „Местоположението на файла за автоматично възстановяване“ и след това да натиснем ENTER.
- Стъпка 2 - Ще се покаже прозорец с файлове и папки, които се възстановяват автоматично. От този прозорец можем да щракнем върху файла, който искаме да бъде възстановен, и след това можете да запазите промените и да запазите работната книга с ново име. След като въведете пътя, прозорецът отдолу ще изскочи.
Оттук нататък можем да възстановим файловете, които не са запазени и работата и времето ни не губят напразно, като активираме автоматичното запаметяване в Excel.
Как да включите автоматичното запаметяване от приложението Visual Basic (VBA)
Нека да видим как може кодът с помощта на Excel Macro да ни помогне да извършим автоматично записване в работната книга на Excel.
- Стъпка 1 - Отворете „Visual Basic Editor“ от раздела за разработчици във вашия Excel, както е показано по-долу.
- Стъпка 2- Когато щракнем върху „Visual Basic“, можем да визуализираме изскачащ редактор на VBA. Тук трябва да напишем код, за да извършим операцията за автоматично запаметяване.
- Стъпка 3 - Тук няма да създадем никакъв модул, който да изпълнява нашата операция, тъй като това е „Събитие“, където ще напишем макрос. Събитието е нещо като ако отворим работна книга, то ще се счита за събитие; по същия начин, ако направихме промени в работната книга, това също е събитие, затварянето на работната книга също е събитие и т.н.
- Стъпка 4 - За операцията за автоматично запазване приемаме „затваряне на работната книга“ като събитие. Отворете “ThisWorkbook”, който е в лявата ни страна и започнете да пишете макрос.
- Стъпка 5 - Докато отваряме „Тази работна книга“, можем да видим „Общи“ и да я променим на „Работна книга“, както следва.
- Стъпка 6 - Когато преминем към работна книга, тя дава възможност да напишете макрос в събитие „Workbook_Open ().“ Има списък с декларации, които можем да използваме, за да създадем събитие от дясната ни страна. Тук ще изпълним задача за автоматично запаметяване в Excel, така че трябва да променим събитието на „Beforclose“.
- Стъпка 7 - Изберете “BeforeClose” и започнете да пишете кода за автоматично запаметяване в Excel.
- Стъпка 8 - „ThisWorkbook.Save“ автоматично ще запази работната книга и ще я запази като работна книга с активиран макрос, за да стартира кода, както е показано по-долу:
- Стъпка 9 - Запазете тази работна книга като активирана с макроси и затворете работната книга. Тогава можем да наблюдаваме, че предупреждението на дисплея с искане за запазване или не запазване няма да изскочи, но ще изскочи друго предупредително предупреждение, което е както по-долу:
Стъпка 10 - След като щракнете върху Ok, работната книга с промени ще се запази автоматично. Също така можем да деактивираме това предупреждение, като използваме код в VBA, който автоматично запазва работната книга по лесен начин.
Нека да видим как работи:
Тези предупредителни съобщения ще идват чрез приложение, така че ние приемаме „Application.DisplayAlerts = False“. Това означава, че всяко предупреждение на дисплея няма да изскочи, след като този ред бъде включен в кода. Но също така е важно да включите ред „Application.DisplayAlerts = True“, тъй като това помага, когато нещо важно показва предупреждение за изскачане.
Сега се опитайте да направите промени и да затворите работната книга, можем да забележим, че нито един от предупрежденията на дисплея няма да изскочи, но промените ще бъдат запазени. Тази операция ще ни помогне да запазим работата си, въпреки че неочаквано затваряме работната книга, без да я запазваме.
Неща за запомняне
- Автозаписването в Excel е чудесна функция, която спестява време и данни, като ги запазва периодично.
- Тъй като веднъж активираме автоматичното запаметяване в Excel, не можем да затворим без запазване, което може да заблуди, въпреки че не искаме да запазваме данните.
- Той винаги следи работата на потребителя и актуализира промените в съдържанието, за да споделя точка или едно устройство.
- Той също така позволява на няколко души да редактират документа едновременно.
