Пълна форма на SOP (стандартна оперативна процедура)
Пълната форма на SOP означава Стандартни оперативни процедури, които представляват набор от документи и процеси, използвани от даден бизнес, където ръководството записва бизнес операциите по отношение на доставката и проследяването на продуктите и услугите във времето.
- Ръководството трябва да следи за последователността на своите операции и въз основа на него тези документи са необходими. В случай на разрастващ се бизнес ръководството се превръща в ключов персонал и той взема всички основни решения.
- С нарастването на бизнеса на следващото ниво, компанията започва да изгражда своя собствена йерархия на управление и разпределя отговорността върху целия друг персонал. По този начин собственикът получава ръцете си за помощ, чрез които той може да вземе решенията, като се консултира с другия мениджърски персонал.
- По този начин изискването за допълнително управление заедно с документирани стандартни оперативни процедури става очевидно, което позволява на компанията да расте, а също така да установи своите стратегии и да обучи персонала.
Цели
- Той помага да се установи стратегическото управление на даден бизнес, като се предоставят стъпките, които ръководството на най-високо ниво трябва да следва, за да установи дългосрочната стратегия на компанията.
- Създава отдел за човешки ресурси, като синхронизира сегмента за управление на заплатите и набирането на персонал, което помага на компанията да предоставя услугите, необходими за квалификация, наемане, обучение и задържане на служители в бизнеса.
- Цели да помогне в операциите на бизнеса чрез осигуряване на процеса чрез обработка на всеки аспект от бизнес операциите, което включва контрол на качеството, доставки, безопасност и цялостно изпълнение на продуктите и услугите на потребителите.
- Проектирайте да организирате финансовия и административен отдел, като предоставите всички необходими стъпки за всички финансови транзакции, свързани с бизнеса. Тази система ще помогне да се идентифицират всички ключови показатели за изпълнение на бизнеса.
- Това помага в отдела за прогнозиране и бюджетиране, като предоставя стъпките, необходими за правилното изпълнение на годишния отчет на компанията и оценка на следващите две до три финансови отчета на компанията.
- Той помага и при продажбите и маркетинга, като предоставя всички подробни изисквания на всички дейности, необходими за генерирането на потенциални клиенти, последвано от предложението за продажби и затваряне на потенциалния клиент.
- Процесът му има за цел да подобри информационните технологии, които включват подробен отчет на всички ИТ протоколи, включително архиви, планове за възстановяване при бедствия, подробности за служителите, подробности за операцията и т.н.
Ползи
- Едно от основните предимства на стандартните оперативни процедури е, че създава йерархия на управление и разпределя всяка от задачите, подходящи за съответните екипи.
- Разпределението на съответните задачи се извършва по подходящ начин, което помага да се записват и проверяват всички данни, свързани с работата на компанията по системен начин.
- За да подобри бизнес перспективите, ръководството се нуждае от фона, за да намери съответната информация, необходима във всяка от стратегиите за бъдещо изпълнение.
- Ръководството е добре запознато с текущия сценарий на бизнеса, което допълнително им помага да подобрят съществуващия сценарий на бизнеса, като разглежда миналото изпълнение на всеки отдел и го сравнява с предвидения в бюджета.
- По време на сливането и придобиването или в случай на евентуално поглъщане на бизнеса, ръководството ще покаже резултатите от всеки отдел, което помага на купувача да идентифицира текущия сценарий на целевата компания.
- Този процес ще помогне за организирането на стартиращ бизнес и ще помогне да се достигне до организирана многонационална организация чрез правилно използване на ресурсите по систематичен начин.
Как да напиша стандартни оперативни процедури?
- Необходим е подходящ формат, за да се представи по начин, разбираем за целевия раздел.
- Необходими са входните данни, заедно с предложената стратегия.
- Целевата аудитория трябва да бъде идентифицирана.
- Трябва да подчертаем целта на стандартните оперативни процедури.
- Изграждането на изречението трябва да бъде направено на прост език, така че да се разбере цялата аудитория. Езикът трябва да се поддържа по ясен начин.
- Изречението трябва да бъде изградено по такъв начин, че да представлява разказване на истории, а не изречение. Това е така, защото хората помнят истории и могат лесно да се свързват.
- Съдържанието трябва да бъде проверено с няколко коректури, повторна проверка на фактите и цифрите и редактиране, ако е необходимо.
Примери
# 1 - Цел
Тази обща цел на процедурата трябваше да бъде описана, последвана от прости стъпки за проверка на целевите клиенти.
# 2 - Обхват
Обхватът трябва да бъде споменат по-отчетливо и компресирано, така че да бъде видим за всички клиенти в Банката.
# 3 - Отговорности и проверки
Процесът на проверка трябва да се извърши от съответния отдел, последван от касиера и екипа за проверка. Екипът трябва да разгледа правилно транзакциите и сметките на клиентите, като следва указанията на банката.
Защо се нуждаем от SOP?
Изискването за допълнително управление заедно с документирани стандартни оперативни процедури става очевидно в случай на разрастващ се бизнес, което помага на компанията да се разшири, а също така да установи своите стратегии и да обучи персонала с цел подобряване на бизнес перспективите. Той помага на компанията да установи целта и предложенията си за клиентите и установява предстоящите бизнес перспективи и стратегии пред инвеститорите.
Заключение
Това е чудесен начин за комуникация с клиенти, инвеститори и други трети страни, които имат интерес към съответния бизнес. Стратегиите на ръководството и предстоящите бизнес перспективи, заедно с продуктовия тръбопровод, са видими от стандартните оперативни процедури.
