Стъпки за проследяване на промените в Excel
По-долу е дадена примерна таблица, която показва как да проследявате промените в Excel.
- Стъпка 1: Сега, за да активирате „Проследяване на промените“, отидете на „Преглед“ и кликнете върху „Проследяване на промените“ и изберете „Открояване на промените“.
- Стъпка 2: След като изберете промените в осветяването, ще се появи прозорец.
Акцентите на промените откриват всяка промяна в работната книга, споделена с други потребители.
- Стъпка 3: Поставете отметка в квадратчето за „Проследяване на промените по време на редактиране“, това е от съществено значение за Excel да следи записите за всяка промяна, направена в споделената работна книга.
- Стъпка 4: Изберете „Кога“ за желаното време и квадратчето „Кой“, за чиито непрекъснати промени е необходимо да бъдат проследени и маркирани за промени.
- Стъпка 5: Избират се „Открояване на промените на екрана“, за да се посочи клетката, в която се променят записите, и да се предоставят подробности в коментарите в ъгъла на клетките. И щракнете върху OK, за да запишете действията в работната книга.
- Стъпка 6: Всички промени в работната книга ще бъдат подчертани в границите на клетките, заедно с подробностите за потребителите в коментарите. Коментарите ще бъдат достъпни в горния ляв ъгъл на клетката с името на потребителя, който е направил промените в клетката и промяната на съдържанието.
Както виждаме, промените бяха направени в две клетки D4. Полето за коментар ще се появи, като задържите курсора на мишката върху маркираните клетки.
Преглед на промените в отделен лист
- Стъпка 1: Открояване на промените също предоставя записа за списъка с промените, направени в клетките, наличен в отделен лист за преглед. Това позволява на различните потребители да правят промените в работната книга, за да се случи това да отидат на Преглед -> Споделяне на работна книга.
- Стъпка 2: След като изберете Споделяне на работна книга, ще се появи прозорец. Сега поставете отметка в квадратчето „Използвайте старите функции на споделените работни книги вместо новия опит за съавторство“. След това щракнете върху OK.
- Стъпка 3: След това отидете на Преглед -> Проследяване на промени -> Открояване на промените, както е показано в Стъпка 1.
- Стъпка 4: След като прозорецът се появи, поставете отметка в квадратчето „Кой“, за да позволите на други потребители да правят промени в работната книга. След това поставете отметка в квадратчето за „Списък на промените на нов лист“, за да видите всички промени, направени в нов лист. След това щракнете върху OK. Отново щракнете върху OK за подканата, за да запазите действията.
- Стъпка 5: Това ще задейства нов лист за генериране на раздела „История“, както е показано по-долу.
Както виждаме, Excel предоставя цялата информация, свързана с всяка промяна в клетката. Типът действие и загубеното действие показват дали има противоречиви промени или промени, извършени в една и съща клетка от различни потребители.
Разделът „История“ може да бъде запазен като отделна работна книга или може да бъде регенериран отново, за да се видят нови промени, направени от различни потребители; новите промени ще бъдат обединени със съществуващите записи, когато отново поставите отметка в квадратчето „Списък на промените на нов лист“.
Приемане или отхвърляне на промени в работната книга
- Стъпка 1: За да приемете или отхвърлите промените, направени от различен потребител в работната книга, отидете на Преглед -> Проследяване на промени -> Приемане / Отхвърляне на промени.
- Стъпка 2: Приемане / отхвърляне на промени ще изскочи прозорец, който трябва да бъде конфигуриран за избора по-долу.
Когато полето за избор, бих поискал промените, които все още не са прегледани или от датата.
Кой постави отметка в квадратчето, изберете или всички, всички освен мен или конкретен потребител. След това щракнете върху OK.
- Стъпка 3: След като бъдат направени горните селекции, изскачащ прозорец ще попита дали направените промени да бъдат приети, отхвърлени или да запазят оригиналното съдържание.
Ако има някакви конфликти, т.е. ако различни потребители са направили промени в една и съща клетка, изскачащият прозорец ще изброи всички промени, направени в конкретната клетка, и може да се направи избор, за да се приеме запис на никого.
Как да променя броя дни за поддържане на историята на песните?
Като цяло промените в пистите в Excel за записите обикновено се поддържат 30 дни по подразбиране; това може да бъде променено според удобството, като отидете на Преглед -> Споделяне на работна книга.
След селекциите ще се появи изскачащ прозорец, както може да се види на изображението по-долу. След това в раздела „Разширени“ историята може да бъде променена на желания брой дни, в противен случай Excel би взел настройките по подразбиране. След това щракнете върху OK, след като се актуализират необходимите настройки.
Как да деактивирам проследяването на промените?
Сега отидете на Преглед -> Проследяване на промените, след което изберете Открояване на промените.
След като се появи изскачащият прозорец, премахнете отметката от „Проследяване на промените по време на редактиране“. Щракнете върху OK. След това изключете проследяването и спрете да споделяте работната книга с други потребители.
Неща за запомняне
- След като промените в пистата са активирани, работната книга се превръща в споделен файл, което означава, че други потребители също могат да имат достъп до файла excel.
- Проследяват се само промени в съдържанието в клетките; други промени като форматиране или групиране няма да бъдат взети предвид.
- Промените в записа ще бъдат запазени само 30 дни по подразбиране; това може да се промени, като се следва как да се поддържа историята на песните
- Опция за отмяна не е налична; след като промените бъдат направени в клетката, те могат да бъдат доведени до първоначалното й съдържание, като приемат или отхвърлят в „Проследяване на промените“.
