Опция за печат на визуализация на Excel
Предварителен преглед в Excel е инструмент, който се използва за представяне на това, какво ще бъде отпечатването на текущата страница в Excel, този инструмент се използва, за да се види дали има някакви корекции, които трябва да се направят в крайния изход, за да се отпечата, преглед на печат показва само документа на екрана и той не се отпечатва, с други думи ни показва само формата, в който документът ще бъде отпечатан.
Как да използвам визуализация на печат в Excel? (с пример)
Когато отчетът или данните са готови, обикновено изпращаме данните онлайн на потребителя. Има ситуация, при която трябва да споделяме офлайн с потребителите, като ги отпечатваме. В такива ситуации трябва да знаете как да отпечатате голямо количество данни.
Например, да предположим, че имате голямо количество данни като по-долу.
За да отпечатате това, първо изберете всички данни.
След това натиснете клавишната комбинация на Excel Ctrl + P.
Ще ни отведе до прозореца отдолу.
На горното изображение можем да видим две плочи. Лявата страна е Опции за настройка на печат, а дясната е прозорецът Преглед на печат.
Отдолу можем да видим още една плоча, т.е. тя ще покаже колко листа ще отпечата. В горното се казва 1 от 36, т.е. от тридесет и шест листа визуализацията за печат е видима за 1- ви лист.
Сега разгледайте заглавията на данните и ги сравнете с Print Preview.
Имаме общо 11 заглавки в нашите данни, а по-долу са заглавките в ред.
Име, фамилия, име на фирма, адрес, град, окръг, щат, пощенски код, телефон1, телефон2 и имейл.
Когато отпечатваме тези данни, обикновено очакваме данните да идват само на един лист, но погледнете Преглед на печат сега.
От 11 заглавки видяхме само 4 заглавки; след като първо отпечатате тези колони, след това ще отпечата останалите колони. След като получим всички печатни копия, трябва да ги подредим по ред.
Не е ли разочароващо да подредим отпечатъците по ред, така че за това трябва първо да настроим страницата, преди да отпечатаме в Excel.
Настройте страницата за предварителен преглед на печат
За да зададете първо страницата, първо изберете данните, след това отидете на Оформление на страницата >> Област за печат >> Задаване на област за печат.
Това ще определи каква е площта, която ще отпечатваме. Сега натиснете Ctrl + P още веднъж, за да видите преглед на печат.
Все още можем да видим същата гледка. Проблемът тук е, че бихме могли да видим само 4 колони от 11 колони. Затова трябва да зададем настройката като „Постави всички колони на една страница“ при мащабиране на страницата.
Щракнете върху падащия списък на „Без мащабиране“, за да видите всички опции.
Изберете „Постави всички колони на една страница“, за да се поберат всички колони на една страница.
Сега той е поставил всички колони под една страница. Тъй като данните са големи, той намали размера на шрифтовете до много малък.
Въпреки че отпечатваме това, не можахме да прочетем съдържанието, така че как да преодолеем този проблем сега ???
За да коригираме мащабирането, трябва да променим ориентацията на страницата от „Портрет“ на „Пейзаж“.
Сега можем да прочетем съдържанието малко по-добре от предишното.
Сега общият брой страници е намален от 36 на 13.
Подобно на тази опция, ние можем да настроим областта за печат, да коригираме колони, да решим ориентацията на страницата и да направим много други настройки с помощта на простата опция за предварителен преглед на печат в Excel.
