Какво е превишаване на разходите?
Превишаване на разходите, известно още като превишаване на бюджета, е сценарият, когато цената на даден проект или бизнес има тенденция да се увеличава, отколкото е била предвидена в бюджета, и може да се дължи на увеличаване на разходите поради неправилно бюджетиране или подценяване на действителните разходи по сметка на някои непредвидени сценарии, които не бяха отчетени по време на процеса на бюджетиране.
Характеристики
- Превишаването на разходите обикновено преобладава в инфраструктурни, строителни и ИТ проекти, което вижда много неочаквани разходи по време на фазата на завършване на проекта.
- Те се дължат основно на три фактора като политически причини, психологически причини и технически причини.
- Преди всичко това се дължи на липса на финансиране, липса на координация, непланирани разходи или забавяне на проекти.
- Винаги е несигурно и бюджетирането за същото не е възможно. Счита се, че това се случва, когато определени фази на проект или бизнес са склонни да пресичат действителните бюджетни разходи.
- Измерването на превишаване на разходите е различно за различните отрасли или компании.
Видове превишаване на разходите
# 1 - Оценки
Разходите по отношение на бизнеса могат да бъдат подценени поради фактори като лични пристрастия и сложни процедури, свързани с изпълнението на задачата. Можем да използваме методологията за прогнозиране на референтния клас, за да увеличим шансовете за получаване на по-точни оценки. Проблемът е, че най-добрата прогноза може да се окаже погрешна, за да се изчисли перфектната оценка и по този начин запазването на непредвидени обстоятелства като част от бюджета винаги е добра практика за справяне с неблагоприятни сценарии в бъдеще.
# 2 - Риск
Риск може да бъде всеки сценарий, за който не можем да присвоим вероятност. Те не могат да бъдат предсказани по-рано и понякога не са под контрола на бизнеса, като природно бедствие, което може да забави завършването на проекта или изпълнението на доставчика, което в крайна сметка може да навреди на бизнеса. Правилният план за управление на риска може да помогне на бизнеса да смекчи риска до известна степен, но рискът е основният тип, пред който е изправен всеки бизнес или проект.
# 3 - Scope Creek
Обхватът на потока се определя като случаи, когато неотчетени дейности се появяват в проекта или бизнеса, което не е включено в бюджета или действителните разходи. Това може да се случи, когато ръководството продължи да добавя функции към проекта, както и когато той е разработен или необходим, или в случаите, когато екипът на проекта стане твърде креативен и започне включването на недокументирани дейности. Управлението и контролът на проектите са проектирани предимно по такъв начин, че да предотвратяват подобни сценарии чрез постоянна преоценка на бюджета.
# 4 - Ескалация на разходите
Ескалацията на разходите е по-свързана с икономически фактори като инфлацията, която може да включва покачването на цената на даден артикул за период, който не е бил отчетен в първоначалния бюджет.
Как да избегнем превишаване на разходите?
- Традиционните техники включват прилагането на инструменти за управление на проекти като PRINCE, въпреки че резултатите не са гарантирани.
- В днешния сценарий по-модерни инструменти и приложения като Agile поемат традиционните техники, за да помогнат на бизнеса да се справи с превишаване на разходите.
- Бизнесът като единица трябва да планира активно и да включва няколко сценария, които могат да доведат до такова превишаване.
- Месечната или тримесечната прогноза е задължителна, за да се вземат предвид промените в действителността в сравнение с бюджета и съответно да се планира.
- Бизнесът трябва да обърне много внимание по време на етапите на планиране на проекта, тъй като това служи като основа.
- Способността на доставчика да изпълнява и доставя трябва да бъде внимателно проверена по време на наемането на доставчика.
- Бизнесът трябва да практикува използването на съвременни инструменти за график и диаграми за по-добър контрол на разходите.
- Ръководителят на проекта изисква непрекъснато да наблюдава и контролира проекта.
- Заинтересованите страни от проекта или бизнеса трябва винаги да бъдат информирани за променящите се сценарии, така че те да са на една и съща страница и по този начин бизнесът може да използва техните знания.
- Борбата с крик обхват е задължителна и бизнесът трябва да се увери, че остава в рамките на първоначално планирания обхват.
Причини
- Непланирани разходи: Непредвидените сценарии могат да доведат до няколко дейности, които първоначално не са били включени в плана или бюджета. Това може да се дължи на технически, политически или психологически причини.
- Разпадане на комуникацията: Неразбирането между два отдела или участващи хора може да доведе до ненужни разходи.
- Промяна в обхвата на проекта: Събитието, което води до поток на обхвата, е една от основните причини. Обхватът на потока се определя като случаи, когато неотчетени дейности се появяват в проекта или бизнеса, което не е включено в бюджета или действителните разходи.
- Подценяване на сложността на проекта: Някои фази на проекта или бизнеса са толкова сложни, че правилното бюджетиране на проекти понякога е трудна работа. Това е по-вероятно свързано с големи, скъпи проекти.
- Неадекватно финансиране: Финансирането служи като гръбнак на всеки бизнес или проект. Недостигът на капитал в крайна сметка може да доведе до превишаване на разходите, когато проектът или бизнесът могат да се сблъскат с криза при финансирането на техните общи дейности.
- Липса на лидерски опит: Сравнително неопитен мениджмънт или неефективно управление може да доведе до неправилно планиране на проекта и неточно бюджетиране на проекта. Така с течение на времето проектът може да стане жертва на грешно бюджетиране и да попадне в случай на превишаване на разходите.
- Липса на план за извънредни ситуации: Бизнесът страда и когато няма резервно планиране или непредвидени планове за неизбежни сценарии. Планът за архивиране е задължителен, особено за мащабни проекти, тъй като някои отклонения от обичайните бюджетни разходи могат да струват милиони.
- Закъснения на проекта: Закъсненията в завършването на проекта от обичайното му планирано завършване в крайна сметка водят до превишаване на разходите, тъй като тези дейности, които продължават след крайния срок за завършване, не са били отчетени в бюджета.
Предотвратяване на превишаване на разходите
# 1 - Правилно планиране
Планирането служи като основата на всеки проект или бизнес и най-добрият начин да се предотврати превишаване на разходите е да се планира, преди проектът да бъде изпълнен. Колкото по-точни са оценките, толкова повече са шансовете проектът да се придържа към своя бюджет.
# 2 - Познаване на продавачите
Доставчиците трябва да бъдат добре оценени, преди да бъдат наети. Пълните знания за техните възможности и опит в областта трябва да бъдат получени от проекта и бизнеса, за да се избегнат най-лошите сценарии. Необходима е подходяща надлежна проверка, преди връзката с продавача да бъде закрепена.
# 3 - Избягвайте Scope Creek
Много неправомерни дейности не трябва да намират място в проекта, а бизнесът или проектът трябва да останат в първоначалния обхват на проекта с минимално отклонение от плана.
# 4 - Използване на инструмент за планиране на проекти
За да се наблюдава и контролира проектът, трябва да се приложи използването на съвременни инструменти като диаграмата на Гант или шаблон за проследяване на проекти, така че ръководителят на проекта да е наясно с всеки етап от проекта и шансовете за превишаване на разходите.
Заключение
Това е неизбежен сценарий, пред който е изправен всеки бизнес или проект, но как да го сведем до минимум или да го смекчим, зависи много от ръководството или ръководителя на проекта. Проактивният подход може да помогне на бизнеса да намали шансовете за превишаване на разходите с правилно планиране и задълбочен анализ на прогнозите.
