Пълна форма на GRN - бележка за получени стоки
Пълната форма на GRN е бележка за получени стоки. GRN се отнася до бизнес документа, който се попълва от клиента в момента на получаване на стоките от продавача, за да потвърди получаването на всички стоки, както е договорено между участващите страни, и често се сравнява с поръчката за покупка (PO ) преди да издаде плащането на продавача на стоката.
Характеристики на GRN
В производствените и други видове организации, където организационният процес включва транспортиране на стоките от едно място на друго или транспортиране от външния пазар до склада, бележката за получаване на стоки играе много важна роля. Понякога времето за обработка може да бъде бавно от обичайното, което може да се проследи от бележката за получаване на стоки.
Една от важните характеристики на бележката за получаване на стоки е, че когато стоките се транспортират до магазина, управителят на магазина взема този документ като доказателство дали стоките са според необходимото количество, дали необходимото количество е написано в бележката действително е получено или не. Следователно бележката за получаване на стоки също става доказателство и се превръща в одиторска следа.
Какво трябва да се включи в бележката за получени стоки?
Обикновено в организацията предварителният печат на бележката за получаване на стоки е от отдела на магазина. Следователно ръководството трябва да ги обучи правилно по отношение на това, което се изисква да бъде включено в бележката за получаване на стоки. Следният списък е изготвен за важните неща, които трябва да бъдат включени в GRN:
- В горната част на GRN се вижда името на доставчика на стоките.
- Следват датата и часът на издаване и датата и часът на получаване на стоките на отдела на магазина.
- Точният адрес на мястото, където стоките трябва да бъдат транспортирани и където стоките трябва да бъдат доставени, заедно с правилния ПИН код.
- Описанието на транспортираните стоки и количеството на всеки вид продукт, тарифата и цената на стоките.
- Краят на GRN се извършва от подписа и името на упълномощения персонал както на доставчика, така и на управителя на магазина и чиновника, който трябва да получи стоките.
Процес на GRN
По-долу е процесът на GRN:
- Получаване на фактура и challan и разтоварване на стоките до магазините.
- Физическата проверка на броя на получените стоки заедно с описанието на стоките.
- Ако стоките са оспорени или са с малко количество, доставчикът се свързва с искане за недостига.
- След като се провери количеството, се прави тест за качество.
- Потвърждение се прави от шалан и се изпраща на доставчика.
- След горната стъпка приемащият отдел ще подготви GRN в 5 екземпляра. Оригинал за тях, а останалите за отдел за покупки, отдел за сметки, един за мениджъра на магазина и един за лицето, което прави заявката за покупка.
- Въз основа на него се правят записи в дневниците на магазините.
Значение
- За всеки счетоводен отдел бележката за получаване на стоки е жизненоважен документ, тъй като служи за целта на принципа на обективност на счетоводството. Всяко вписване в счетоводните книги задължително трябва да бъде подкрепено с доказателство в документална форма.
- Освен това, преди да платите продукти на продавача, стоките се проверяват с GRN. Също така, в една организация, за да се намали вероятността от грешки и измами, друг трябва да провери работата на един човек и един човек не участва в повече от 1 непрекъснат процес. Следователно благодарение на GRN организационната работа се проверява от различни хора.
- Тъй като действителното физическо количество стоки се проверява с бележката за получаване на стоки, плащането се извършва само за действително получените. Следователно се избягва неправомерно плащане.
- Този документ също така играе важна роля в доставчика. Доставчикът може да докаже с помощта на GRN, че стоките са изпратени от края им, тъй като GRN е официален правен документ и може да бъде приет като доказателство в съда.
Бележка за получени стоки срещу бележка за изпращане на стоки
По-долу са разликите между бележка за получена стока и бележка за изпращане на стоки:
- Отделът за изпращане на доставчика повишава изпращането на стоки (GDN), докато приемният отдел на купувача подготвя бележката за получените стоки.
- Без повишена GDN, счетоводният отдел на доставчика не може да вдигне фактурата, докато без GRN отделът на купувача не може да извършва плащане или записи в книгите.
Ползи
По-долу са предимствата на стоките, получени бележка:
- Той работи като доказателство за одиторите и следователно е включен в процедурите за одиторски следи.
- GRN показва действителното получено количество и следователно може да се установи загубата на по-високо плащане за доставчиците.
- Това е доказателство за доставка. Това е юридически изпълним документ и може да бъде представен в съда.
- Персоналът на логистичния екип става отговорен в случай на грешки или измами, тъй като количеството винаги трябва да съвпада с количеството GRN. Сред екипа се създава чувство за отговорност и бдителност.
- Финансовите отдели на по-големите фирми могат да използват този документ за целите на сравнението относно това колко количества стоки са поръчани и колко действително са получени и вписани в книгите.
Заключение
GRN е съкращението, използвано за стоки, получени бележката. Както подсказва името, стоките са получили бележка, потвърждаваща получаването на стоките от клиента или купувача от продавача, която се попълва от купувача, когато стоките действително са получени. Това е официален правен документ и може да бъде приет като доказателство в съда.
