Excel 2016 - Ленти, раздели и лента с инструменти за бърз достъп

Ленти на Excel 2016

Microsoft Excel е един от най-добрите инструменти, създавани някога. Той може да ви помогне да изпълнявате не само лесни задачи като изчисления, но също така помага при изпълнението на аналитични задачи, визуализация и финансово моделиране. Този курс за обучение на Excel не предполага никакви познания по Excel и моля, не се колебайте да прескачате разделите, ако вече знаете малко ексел. Този урок за Excel 2016 е полезен не само за хора, които няма да се запознаят с Excel 2016, но и за тези, които използват по-стари версии на Excel-подобен Excel 2007, Excel 2010 или Excel 2013. По-голямата част от обсъжданите функции и функции тук са доста често срещани в софтуерната версия на Excel. В тази първа публикация в Basic Excel 2016 ще обсъдим следното -

  • Как да отворите софтуера Excel 2016
  • Как да отворите празна работна книга в Excel 2016
  • Какво представляват панделките
  • Как да рухна панделки
  • Как да персонализирате панделките
  • Какво представлява лентата с инструменти за бърз достъп
  • Как да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп
  • Какво представляват разделите
    • Начален раздел
    • Поставете раздела
    • Раздел Оформление на страницата
    • Раздел Формули
    • Раздел с данни
    • Раздел Преглед
    • Преглед на раздела

Как да отворите софтуера Excel 2016

За да отворите софтуера Excel 2016, моля, отидете в менюто на програмата и щракнете върху Excel. Ако отваряте този софтуер за първи път, тогава не се притеснявайте; ще предприемем тази отлична тренировка стъпка по стъпка.

Как да отворите празна работна книга в Excel 2016

След като отворите софтуера на Excel от менюто на програмата, първото нещо, което бихте забелязали, е голям екран, показан по-долу.

Тъй като това е първата ви работна книга, няма да забележите наскоро отворени работни книги. Има различни опции, от които можете да избирате; това обаче е първият ви урок, искам да отворите празната работна книга, както е показано по-долу.

След като щракнете върху Празна работна книга, ще забележите, че Празната работна книга се отваря в долния формат.

Можете също да разгледате това - Разлики между главата и главата между Excel и Access.

Какво представляват панделките в Excel

Както е отбелязано на снимката по-долу, лентите са създадени, за да ви помогнат бързо да намерите командата, която искате да изпълните в Excel 2016. Лентите са разделени на логически групи, наречени Tabs, и всеки раздел има свой собствен набор от уникални функции за изпълнение. Има различни раздели - Начало, Вмъкване, Оформление на страница, Формули, Дата, Преглед и Изглед.

Как да свиете (минимизирате) панделките

Ако не искате да виждате командите в лентите, винаги можете да свиете или намалите лентите

За това щракнете с десен бутон върху лентата и ще видите различни опции, налични тук. Тук трябва да изберете „Свиване на лентата“.

След като изберете това, видимите групи изчезват и те вече са скрити под раздела. Винаги можете да щракнете върху раздела, за да покажете командите.

Как да персонализирате панделките

Много пъти е удобно да персонализирате лентата, съдържаща командите, които често използвате. Това помага да спестите много време и усилия, докато навигирате в работната книга на Excel. За да персонализирате лентите на Excel, щракнете НАДЯСНО върху областта на лентата и изберете, персонализирайте лентата

След като се отвори диалоговият прозорец, щракнете върху Новия раздел, както е подчертано на снимката по-долу

Преименувайте новия раздел и новата група според вашите предпочитания. Назовавам раздела като „wallstreetmojo“, а името на групата като „тестово групиране“.

Можете да изберете списъка с команди, които искате да включите в този нов раздел отляво.

След като приключите, ще забележите, че вашият персонализиран раздел се появява в лентата заедно с другите раздели.

Какво представлява лентата с инструменти за бърз достъп

Лентата с инструменти за бърз достъп е универсална лента с инструменти, която винаги се вижда и не зависи от раздела, с който работите. Например, ако сте в раздела Начало, ще видите команди, свързани не само с раздела Начало, но и лентата с инструменти за бърз достъп в горната част, изпълняващи тези команди лесно. По същия начин, ако сте в който и да е друг раздел, кажете „Вмъкване“, след което отново ще използвате същата лента с инструменти за бърз достъп.

Как да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп

За да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп, щракнете с десния бутон върху която и да е част от лентата и ще видите следното

След като щракнете върху Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп, получавате диалоговия прозорец, откъдето можете да изберете набора от команди, които искате да видите в лентата с инструменти за бърз достъп.

Новата лента с инструменти за бърз достъп сега съдържа новодобавените команди. Така че, както виждате, това е доста просто.

Какви са разделите?

Разделите не са нищо друго освен различни опции, налични на лентата. Те могат да се използват за лесно навигиране на команди, които желаете да използвате.

Начален раздел

  1. Clipboard - Тази група Clipboard се използва предимно за Cut copy и paste. Това означава, че ако искате да прехвърлите данни от едно място на друго, имате два варианта, или КОПИРАНЕ (запазва данните в оригиналното местоположение), или РАЗРЕЗАНЕ (изтрива данните от първоначалното местоположение). Също така има опции за Paste Special, което предполага копиране в желания формат. Ще обсъдим подробностите за тях по-късно в уроците на Excel. Има и формат за рисуване Excel, който се използва за копиране на формата от първоначалното местоположение на клетката до местоназначението на клетката.
  2. Шрифтове - Тази група шрифтове в раздела Начало се използва за избор на желания шрифт и размер. В падащото меню има стотици шрифтове, за които можем да използваме. Освен това можете да промените размера на шрифта от малък на голям, в зависимост от вашите изисквания. Полезна е и характеристиката на Bold (B), Italics (I) и Underline (U) на шрифтовете.
  3. Подравняване - Както подсказва името, тази група се използва за подравняване на раздели - изравняване отгоре, в средата или отдолу на текста в клетката. Също така има и други стандартни опции за подравняване като подравняване вляво, в средата и вдясно. Има и опция за ориентация, която може да се използва за поставяне на текста вертикално или диагонално. Merge и Center могат да се използват за комбиниране на повече от една клетка и поставяне на съдържанието й в средата. Това е чудесна функция, която да се използва за форматиране на таблици и т.н. Опаковъчният текст може да се използва, когато в клетката има много съдържание и ние искаме да направим целия текст видим.
  4. Номер - Тази група предоставя опции за показване на цифров формат. Налични са различни формати - Общи, счетоводство, процент, стил на запетая в Excel и др. Можете също да увеличавате и намалявате десетичните знаци, използвайки тази група.
  5. Стилове - Това е интересно допълнение към Excel. Можете да имате различни стилове за клетки - добър, лош и неутрален. Налични са други набори от стилове за Данни и Модели, като Изчисляване, Проверка, Предупреждение и др. Освен това можете да използвате различни опции за заглавия и заглавия в стилове. Таблицата с формати ви позволява бързо да конвертирате светските данни в естетически приятната таблица с данни. Условното форматиране се използва за форматиране на клетки въз основа на определени предварително дефинирани условия. Те са много полезни при засичането на патерите в Excel лист.
  6. Клетки - Тази група се използва за модифициране на клетката - нейната височина и ширина и т.н. Също така можете да скриете и защитите клетката, като използвате функцията за форматиране. Можете също да вмъквате и изтривате нови клетки и редове от тази група.
  7. Редактиране - Тази група в раздела Начало е полезна за Редактиране на данните на Excel лист. Най-известната от командите тук е командата за намиране и заместване в Excel. Също така можете да използвате функцията за сортиране, за да анализирате данните си - сортиране от A до Z или Z до A, или можете да направите персонализирано сортиране тук.

Поставете раздела

  1. Таблици - Тази група осигурява превъзходен начин за организиране на данните. Можете да използвате таблица за сортиране, филтриране и форматиране на данните в листа. Освен това можете също да използвате обобщени таблици, за да анализирате много лесно сложни данни. Ще използваме обобщени таблици в следващите ни уроци.
  2. Илюстрации - Тази група предоставя начин за вмъкване на снимки, форми или произведения на изкуството в Excel. Можете да вмъкнете снимките или директно от компютъра, или можете също да използвате опция за онлайн картина, за да търсите подходящи снимки. В допълнение, фигурите предоставят допълнителни готови форми на квадрат, кръг, стрелка, които могат да се използват в Excel. SmartArt предоставя страхотно графично представяне за визуална комуникация на данни под формата на Списък, организационни диаграми, диаграма на Venn за обработка на диаграми. Снимката на екрана може да се използва за бързо вмъкване на екранна снимка на всяка програма, която е отворена на компютъра.
  3. Приложения - Можете да използвате тази група, за да вмъкнете съществуващо приложение в Excel. Можете също да закупите приложение от раздела Магазин. Приложението Bing Maps ви позволява да използвате данните за местоположението от дадена колона и да ги нанесете в Bing Maps. Също така има нова функция, наречена People Data, която ви позволява да трансформирате скучните данни във вълнуваща.
  4. Графики - Това е една от най-полезните функции в Excel. Той ви помага да визуализирате данните в графичен формат. Препоръчаните диаграми позволяват на Excel да излезе с възможно най-добрата графична комбинация. Освен това можете сами да правите графики, а Excel предоставя различни опции като кругова диаграма, линейна диаграма, колонна диаграма в Excel, балонна диаграма k в Excel, комбинирана диаграма в Excel, радарна диаграма в Excel и обобщени диаграми в Excel .
  5. Sparklines - Sparklines са мини графики, които се правят по броя на данните и могат да се показват с тези клетки. Налични са различни опции за искрящи линии като Line Sparkline, Column Sparkline и Win / Loss Sparkline. Ще обсъдим това подробно в следващите публикации.
  6. Филтри - Налични са два вида филтри - Slicer ви позволява да филтрирате данните визуално и може да се използва за филтриране на таблици, данни на обобщени таблици и др. Филтърът Timeline ви позволява да филтрирате датите интерактивно.
  7. Хипервръзка - Това е чудесен инструмент за предоставяне на хипервръзки от листа на Excel към външен URL адрес или файлове. Хипервръзките могат да се използват и за създаване на навигационна структура с Excel файла, който е лесен за използване.
  8. Текст - Тази група се използва за текст в желания формат. Например, ако искате да имате горния и долния колонтитул, можете да използвате тази група. В допълнение, WordArt ви позволява да използвате различни стилове за текст. Можете също така да създадете своя подпис, като използвате функцията Подписваща линия.
  9. Символи - Това се състои предимно от две части - а) Уравнение - това ви позволява да пишете математически уравнения, които обикновено не можем да запишем в лист на Excel. 2) Символите са специални знаци или символи, които може да искаме да вмъкнем в листа на Excel за по-добро представяне

Раздел Оформление на страницата

  1. Теми - Темите ви позволяват да промените стила и визуалния облик на Excel. Можете да изберете различни стилове, налични от менюто. Можете също да персонализирате цветовете, шрифтовете и ефектите в работната книга на Excel.
  2. Настройка на страницата - Това е важна група, използвана предимно заедно с отпечатването на Excel лист. Можете да изберете полета за печат. Освен това можете да изберете ориентацията си за печат от Портрет до Пейзаж. Също така можете да изберете размера на хартията като A3, A4, Letterhead и др. Областта за печат ви позволява да видите зоната за печат в Excel листа и е полезна за извършване на необходимите корекции. Можем да добавим и почивка, където искаме да започне следващата страница в отпечатаното копие. Също така можете да добавите фон към работния лист, за да създадете стил. Print Titles е като горен и долен колонтитул в Excel, който искаме да се повтарят на всяко отпечатано копие на Excel листа.
  3. Scale to Fit - Тази опция се използва за разтягане или свиване на разпечатката на страницата до процент от първоначалния размер. Можете също така да намалите ширината, както и височината, за да се побере в определен брой страници.
  4. Опции за лист - Опциите за лист е друга полезна функция за печат. Ако искаме да отпечатаме мрежата, тогава можем да проверим опцията за печат на решетка. Ако искаме да отпечатаме номера на редове и колони в Excel листа, можем също да направим същото, като използваме тази функция.
  5. Подреждане - Тук имаме различни опции за обекти, вмъкнати в Excel, като Bringforward, Send Backward, Selection Pane, Align, Group Objects и Rotate.

Раздел Формули

  1. Библиотека с функции - Това е много полезна група, съдържаща всички формули, които човек използва в Excel. Тази група се подразделя на важни функции като финансови функции, логически функции, дата и време, справка и справки, математика и тригнометрия и други функции. Човек може също да използва възможностите за вмъкване на функция, за да вмъкне функцията в клетка.
  2. Дефинирани имена - Тази функция е доста напреднала, но полезна функция. Той може да се използва за наименуване на клетката и тези именувани клетки могат да се извикват от която и да е част на работния лист, без да се работи за точните му местоположения.
  3. Одит на формули - Тази функция се използва за одит на потока от формули и нейните връзки. Той може да проследи прецедентите (произход на набора от данни) и също така може да покаже кой набор от данни зависи от това. Показване на формула може да се използва и за отстраняване на грешки във формулата. Прозорецът за гледане в Excel също е полезна функция за поддържане на раздела за техните стойности, докато актуализирате други формули и набори от данни в Excel листа.
  4. Изчисления - По подразбиране опцията, избрана за изчисление, е автоматична. Тази опция обаче може да се промени и на ръчна.

Раздел с данни

  1. Получаване на външни данни - Тази опция се използва за импортиране на външни данни от различни източници като Access, Web, Text, SQL Server, XML и др.
  2. Power Query - Това е усъвършенствана функция и се използва за комбиниране на данни от множество източници и представянето им в желания формат.
  3. Връзки - Тази функция се използва за опресняване на Excel листа, когато данните в текущия Excel лист идват от външни източници. Можете също да показвате външните връзки, както и да редактирате тези връзки от тази функция.
  4. Сортиране и филтриране - Тази функция може да се използва за сортиране на данните от AtoZ или Z до Z, а също така можете да филтрирате данните, като използвате падащите менюта. Също така, човек може да избере разширени функции за филтриране, използвайки сложни критерии.
  5. Инструменти за данни - Това е друга група, която е много полезна за напреднали потребители на Excel. Човек може да създаде различни анализи на сценарии, използвайки Whatif анализ - таблици с данни, търсене на цели в Excel и мениджър на сценарии. Също така човек може да конвертира текста в колона, да премахне дубликата и да консолидира от тази група.
  6. Прогноза - Тази функция за прогноза може да се използва за предсказване на стойности въз основа на исторически стойности.
  7. Структура - Човек може лесно да представи данните в интуитивен формат, като използва опциите Групиране и Разгрупиране от това.

Раздел Преглед

  1. Проверка - проверката е интересна функция в Excel, която ви позволява да стартирате проверки на правописа в Excel. В допълнение към проверките на правописа може да се използва и тезаурус, ако намерите правилната дума. Има и бутон за изследване, който ви помага да навигирате в енциклопедията, речниците и т.н., за да изпълнявате задачи по-добре.
  2. Език - Ако трябва да преведете вашия Excel лист от английски на друг език, можете да използвате тази функция.
  3. Коментари - Коментарите са много полезни, когато искате да напишете допълнителна бележка за важни клетки. Това помага на потребителя да разбере ясно причините за вашите изчисления и т.н.
  4. Промени - Ако искате да следите направените промени, тогава можете да използвате опцията Проследяване на промените тук. Също така можете да защитите работния лист или работната книга, като използвате парола от тази опция.

Преглед на раздела

  1. Изгледи на работна книга - Можете да изберете опцията за преглед на Excel листа от тази група. Можете да прегледате листа на Excel в нормалния изглед по подразбиране, или можете да изберете изглед на прекъсване на страницата, изглед на оформление на страницата или друг персонализиран изглед по ваш избор.
  2. Показване - Тази функция може да се използва за показване или не показване на ленти с формули, решетъчни линии или заглавие в листа на Excel.
  3. увеличение - Понякога листът на Excel може да съдържа много данни и може да искате да промените увеличението или да намалите желаните области на листа на Excel.
  4. Прозорец - Новият прозорец е полезна функция, която позволява на потребителя да отвори втория прозорец и да работи едновременно и върху двата. Също така, панелите за замразяване са друга полезна функция, която позволява замразяване на определени редове и колони, така че те винаги да са видими, дори когато човек превърта до крайните позиции. Можете също да разделите работния лист на две части за отделна навигация.
  5. Макроси - Това отново е доста разширена функция и можете да използвате тази функция за автоматизиране на определени задачи в Excel Sheet. Макросите не са нищо друго освен запис на действия, предприети в Excel, и той има способността да изпълнява същите действия отново, ако е необходимо.

Полезна публикация

  • Лента с инструменти за бърз достъп Excel
  • Бърз анализ в Excel
  • Лента с инструменти в Excel
  • Раздел за вмъкване в Excel

Какво следва?

Ако сте научили нещо ново или сте се насладили на тази публикация, моля, оставете коментар по-долу. Кажи ми какво мислиш. Много благодаря и се погрижете. Честито обучение!

Интересни статии...