Какво представлява счетоводството в Excel?
Счетоводството в Excel означава записване на ежедневни финансови транзакции на даден субект като покупка, продажба, плащания, приходи и разходи в шаблон на Excel. За запис на транзакции в Excel, първо трябва да настроите / персонализирате Excel според изискването и след това да запишете ежедневна транзакция в този шаблон и да го запазите в собствения си компютър.
Еднократно счетоводство в Excel
В система за еднократно влизане ще бъде записана само едната страна на транзакцията и ефектът от тези транзакции ще отиде само на едно място. Докато в счетоводната система с двойно записване всяка транзакция ще бъде записана чрез дебит и кредит и това ще засегне две сметки.
В системата за единично влизане транзакциите ще се записват, като се имат предвид целта и резултатът от транзакциите. При счетоводното счетоводно записване основният акцент ще бъде насочен към касовите бележки и плащанията в брой, а не към записването на всеки разход и доход или активи и пасиви.
Как да създадете счетоводство в Excel
Стъпка # 1: Подгответе шаблон на Excel за записваща транзакция в съответствие с изискването, като същевременно подготвяте обект, който може да се възползва от помощта на счетоводните специалисти.
Стъпка 2: Подгответе сметкоплан за записване и категоризиране на транзакциите според естеството на бизнеса. По принцип сметкопланът е разделен на три категории, които са:
- Доход: За записване на парите, които влизат в бизнеса.
- Разходи: За записване на парите, които излизат или бизнес.
- Разходи за продадени стоки: Пари, които се изразходват за създаване на готовата стока.
По-долу е примерната диаграма на сметките:
Стъпка # 3: Изгответе отчети за доходите с помощта на сметкоплан, за да стигнете до брутната печалба и нетната печалба за периода. За месечния отчет за доходите ще бъдат изготвени 12 отчета за доходите, а след това ще бъде изготвен един годишен отчет за доходите чрез обединяване на всички 12 отчета за доходите. Потокът на отчета за доходите ще продължи както следва:
Стъпка # 4: Подгответе един лист на Excel, където всички фактури No. ще бъдат записани, така че да може да бъде следата коя фактура е платена или кои фактури са в очакване за плащане.
Стъпка # 5: Изгответе отчети за паричните потоци за установяване на касовото състояние на предприятието.
Стъпка # 6: След като подготвите всички горепосочени листове за Excel, за да запазите файла на сигурно място, като дадете правилното име на папката. Можем да защитим този файл и с парола.
Пример за счетоводство в Excel
По-долу е касовата книга за април 18 до юни 18, поддържана в електронната таблица на Excel, където притокът и изтичането на пари са регистрирани чрез счетоводство с едно вписване.
Тъй като на 01.04.2018 г. началният баланс на пари и пари в брой е $ 1000 след добавяне и приспадане на приходи и разходи за периода, ще получим затварящ баланс от $ 2564.
Предимства
Следват някои предимства:
- Счетоводството в шаблон на Excel не изисква никакви специални счетоводни умения; следователно е лесно да се поддържат записи на транзакции.
- Това е по-евтино, защото електронната таблица на Excel е достъпна на всеки компютър / лаптоп; поради това не се изисква закупуване на счетоводен софтуер.
- Excel има различни функции, които помагат за лесното записване на транзакции като събиране, умножение, VLOOKUP, обобщена таблица, макроси.
- Excel помага при подготовката на различни графични презентации като диаграми, лента, пай или много други.
- Няколко потребители в офиса могат да получат достъп до него, като споделят Excel листа само в режим на четене, в който единственият може да променя данните в Excel листа, а други могат само да преглеждат данните.
Недостатъци
По-долу са посочени недостатъците:
- В Excel, потребителите на счетоводство могат да подготвят данните според изискванията и той може да бъде предубеден, докато подготвя и представя данни на ръководството.
- Необходимо е да въведете правилната формула, защото в Excel формулата ще бъде въведена ръчно. Ако има някаква грешка във формула, резултатът ще се промени и това ще повлияе на вземането на решения.
- Счетоводството на Excel е по-малко сигурно от поддръжката на данни в счетоводен софтуер и хакерите могат лесно да го хакнат, а в организация също всеки може да има достъп до данните.
- Не е полезно и отнема много време, когато в Excel се въвежда голямо количество данни.
- В Excel не е възможно автоматично да импортирате данни от банков софтуер или друг софтуер като друг счетоводен софтуер, което ни позволява автоматично да импортираме данни от друг софтуер.
Заключение
Счетоводството в Excel листа е полезно за онези организации, които са в начална фаза на бизнес и не искат да увеличават разходите си чрез набиране на квалифицирана работна ръка и закупуване на счетоводен софтуер. Лесно е да се поддържа счетоводна транзакция в Excel в сравнение със записването на транзакции в счетоводен софтуер. И все пак, в същото време той е по-малко сигурен и не е полезен за голям брой транзакции, а шансовете за грешка са много високи.
