Какво представлява системата Imprest?
Импрест система е вид система за финансово счетоводство, която е предназначена за проследяване и документиране на начина на използване на паричните средства. Най-често срещаният пример включва система за дребни парични средства, която отчита всяка сделка с дребни парични средства, за да поддържа равновесие във фонда, което е равно на общия размер на приходите от дребни парични средства и допълнителни парични средства, които остават във фонда.
Примери
A Ltd се стреми да създаде резерв за поддържане на всички свои сделки с дребни пари. Като административен отдел на A ltd, направете същото с официалните процедури, с помощта на които той може да създаде фонд за дребни пари. Система за дребни парични средства е един от най-често срещаните видове система за авансови средства, който се използва за записване на дребни транзакции по време, когато е неудобно или непрактично за потребителите да намалят чековете.
Сметките за дребни пари обикновено поддържат предварително определена сума в брой, която може да се използва за различни цели като възстановяване на разходите на служителите, плащане на дребни разходи и др. ООД може да създаде фонд за дребни пари, като разпознава и записва всички транзакции с дребни парични средства. помощта на следните стъпки-
- Предварително определена сума в брой се отпуска за създаване на дребен паричен фонд. Тази сметка се записва отделно в главната книга на организацията.
- На следващата стъпка компанията трябва да идентифицира всички свои номинални разходи, които се заплащат в брой, и съответно да документира всички тях в системата с касови бележки.
- За да поддържа предварително определен баланс, от време на време компанията трябва да попълва своя фонд за дребни пари.
- Компанията трябва редовно да наблюдава касата за дребни пари, така че да няма възможности за несъответствие между очакваната парична сума и действителната парична сума.
- Административният отдел трябва да проведе подходящ процес на разследване, в случай че установи несъответствия.
Предимства на системата за импреси
# 1 - Разкриване на измами
Системата Imprest елиминира възможностите за неразрешено харчене, тъй като средствата са определени за предварително определени цели. Това в замяна прави проследяването на разходите и докладването на несъответствия много по-лесно, което в крайна сметка помага за разкриването и по-скоро за премахването на възможностите за измами.
# 2 - Намаляване на грешките
Касиерът преглежда книжката с дребни каси на чести интервали и в случай, че има грешка или грешки, същата може лесно да бъде проследена и коригирана.
# 3 - Регулиране на дребните разходи
Дребните разходи се управляват с определените лимити на системата за авансови средства, което прави почти невъзможно дребният касиер да харчи по-високи от дребните пари, налични в сметката.
# 4 - Намалява тежестта на главния касиер
Дребната касова книга освобождава както касовата книга, така и главния касиер от тежестта на отчитане на дребни и номинални разходи.
# 5 - Прост и бърз метод
В сравнение с други методи, това е твърде бързо, просто, достъпно и едновременно удобно. Методът може бързо да се използва за осигуряване на средства за покупки на служители. Това е един от най-добрите методи, известни за извършване на номинални покупки.
# 6 - Лекота при помирение
Съпоставянето на книгата с дребни каси също е просто и несложно.
Недостатъци на системата за импресиране
# 1 - Остаряла система
Книгата за дребни каси е до голяма степен остаряла и неефективна система и не отговаря на нуждите и очакванията на настоящите изисквания на компанията. Сега има компании с по-добри алтернативи като предплатени карти, които са специално проектирани, като се имат предвид днешните нужди и изисквания.
# 2 - Неудобно за по-големи разходи
Един от основните недостатъци на използването на система Imprest е, че тя създава огромни неудобства за по-големи разходи. Системата е силно съвместима и удобна за по-малки разходи, докато обратна за по-големи разходи.
# 3 - Счетоводни грешки
Тъй като няма система за вторична документация, която да проследява номиналните парични разходи, следователно шансовете за счетоводни грешки в системата за дребни парични средства не могат да бъдат отречени.
# 4 - Преразход
Неопределянето на лимитите на разходите за всяка номинална транзакция може дори да изложи организацията на риск да се сблъска с прекомерни разходи за покупки.
# 5 - Кражба
При липса на подходящ контрол, сметката на дребните парични средства на компанията може да бъде злоупотребявана от служителите и ще стане трудно да се разбере кой е взел паричните средства.
# 6 - Присвояване
При липса на адекватен контрол има големи шансове същите да бъдат присвоени от служителите на компанията, тъй като дребните парични средства са вид ликвиден актив.
Важни точки
- Обикновено средствата за дребни пари се наблюдават от попечители, които помагат при обработката на сметките и раздават пари на служителите на компанията. В замяна последният предоставя такива разписки, които са изцяло свързани с бизнеса.
- Фондовете за дребни пари се установяват с предварително определена сума и съответно същата се записва в дневника на предприятието.
- Административният отдел на дадена организация е натоварен с отговорността за поддържането на книгата с дребни каси.
- Всички разходи, които се плащат от средствата за дребни пари, трябва задължително да бъдат документирани заедно с касовите бележки.
- Системата за авансови средства също може да се използва за покриване на заплати на служителите, дивиденти, стимули, бонуси, награди и пътни разходи.
Заключение
- Сметката за дребни пари е широко използвана система за авансови средства, където се отчитат номиналните разходи. Системата за дребни пари е лесен и лесен за използване метод, който позволява попълването на всички разходи. Гореспоменатата система може да помогне на организацията по много начини.
- Организациите могат да използват системата за дребни пари за намаляване на грешките, премахване на измами, контрол на дребните разходи, намаляване на тежестта на старшите касиери и какво ли още не.
- Потребителите на системата Imprest също трябва да са наясно с многобройните й недостатъци като шансове за кражба, присвояване, преразход и т.н. и да използват същите съответно. Следователно организациите трябва да разработят набор от политики, които диктуват как трябва да се борави с пари в брой, за да се избегнат всички свързани проблеми.
