Създайте шаблони на Excel
Създаването на шаблони на Excel ви помага да избегнете тромавите повтарящи се задачи и да ви помогне да се съсредоточите върху реалната сделка. Тези шаблони могат да бъдат или стандартни, тези, които вече присъстват в MS Excel за тяхното готово използване, или можете да създадете свой собствен шаблон и да ги използвате по-късно.
Как да изберем стандартен шаблон на Excel?
Отворете работна книга на Excel и отидете на File> - New> -
Ще видите подобен екран като скрийншота по-долу.
Той ви дава възможност да избирате от някои предварително дефинирани опции, разделени на различни категории. Можете да изберете съответния за вашето изискване и да кликнете два пъти върху него, за да използвате този шаблон. Да предположим, че ще избера Академичния календар (всяка година) и щракнете двукратно върху него.
Ще видите екранна снимка като тази по-долу. Тук можете да видите, че можете просто да промените годината и можете да започнете да я използвате за година, различна от тази, на която е построена, като ви дава гъвкавостта да използвате, когато пожелаете.
Тук ще трябва да направите още една промяна, която е „изберете началния ден на седмицата“ за един месец. Екранната снимка е по-долу.
Ако обаче искате първо да видите визуализация и след това да решите дали искате да изберете този шаблон или не, направете едно щракване.
Ако сте доволни от него, кликнете върху бутона за създаване, за да продължите с него. В противен случай го затворете, като щракнете върху символа “X” в диалоговия прозорец и продължете отново. Можете също така да се движите напред и назад, за да изберете необходимия от стандартните шаблони, като щракнете върху двата символа отстрани на диалоговия прозорец (маркирани по-горе в черно).
По този начин във всеки шаблон, който изберем, ще има някои неща, които трябва да променим, за да го използваме повторно за нашите цели.
Как да създам персонализиран шаблон на Excel?
Това ще бъде като начина, по който се правят копията от оригиналното парче. Ние полагаме максимални грижи при внедряването на промените в оригиналното парче, като се уверяваме, че всички форматиране, заглавки, заместители и т.н. са направени перфектно. Моля, отделете достатъчно време тук, тъй като всичко и всичко (пример, стил, форматиране, графики и т.н.), свързани с тази работна книга, ще бъдат възпроизведени изцяло.
Какви промени могат да бъдат запазени, когато създавате персонализиран шаблон?
По принцип всичко, което можете да направите в работна книга, може да бъде запазено в шаблон. Някои от тях включват:
- Проверка на данни в Excel (Избиране на стойности от списък)
- Като макро бутон
- Някои клетки, форматирани по начина, по който ни харесва (например клетки, маркирани в жълто)
- Защитете редица клетки от всякакви промени в тях
- Скриване на определени редове и колони, диаграми, изображения, Excel хипервръзки и др.
- Обединете определени клетки в Excel или обвийте Excel текст в някои
- Променете типа на клетката в определен формат (например формат на датата в клетка)
- Замразете клетките на Excel, така че колоните със заглавки да са винаги видими.
На екрана по-долу показах някои от тези примери в Excel шаблон, който съм създал.
- Клетката B3 ще приема само входове от предварително зададен списък. (Отидете до клетка B3, след това отидете на раздела „Данни“. Изберете „Проверка на данните“.
В падащото меню изберете първото, „Проверка на данните“.
- След това направете следните промени, както е показано на екрана по-долу.
Създава се падащ списък.
- Клетки A3 до A6 ще бъдат маркирани в жълто. (Изберете клетка „A3: A6“, отидете на „Tab Home“, след това щракнете върху „Fill Color“)
- Изображението ще бъде там на показаното място (За това отидете в клетката, където искате да вмъкнете картината, след това отидете в раздела „Вмъкване“, щракнете върху „Снимки“ и след това качете изображението, където се съхранява на вашия компютър)
В тази клетка се качва снимка.
- Присъства бутон, който при щракване ще стартира необходимия макрос. (Отидете до клетката, където искате да поставите бутона, след това отидете на раздела „Вмъкване“, отидете на „Фигури“.
- Изберете формата; Щракнете с десния бутон върху него, за да изберете „Редактиране на текст“, ако искате да напишете нещо в него.
Напишете „Щракнете върху мен, за да стартирате макроса.“
- След като приключите, щракнете с десния бутон отново и изберете „Assign Macro“.
Ще се отвори диалогов прозорец, в който можете да зададете съответния макрос, който сте написали във VBA.
- Редове от 8 до 12 са скрити. (За това изберете редове от 8 до 12).
Отидете в раздела „Начало“, след това отидете на „Форматиране“, след това на „Видимост“, след това на „Скриване и разкриване“, след това „Скриване на редове“.
По същия начин, в горната екранна снимка, освен споменатите по-горе, можете да видите:
- Клетка F2 винаги ще бъде във валутен формат. (За това отидете в клетка J2, направете „ctrl + 1“, след това променете типа на „Валута“)
- Клетки C15: D16 се обединяват в една. (За това изберете клетка C15: D16 и след това кликнете върху „Обединяване и центриране в Excel“)
- Работният лист е замразяване в клетка C19, така че въпреки превъртането надолу, съдържанието на ред 19 винаги ще бъде видимо. Можете да използвате това, когато искате винаги да виждате заглавията във вашия работен лист. (За това отидете на клетка N20, след това отидете в раздела „Преглед“ и кликнете върху „Замразяване на екрани“.
Резултатът е показан по-долу.
Сега, ако приемем, че сме направили всичко, което трябва да се направи в нашата работна книга, ще ви покажа процеса, който трябва да се следва, за да запазите този създаден шаблон и да го използвате следващия път.
Как да използвам създаден шаблон на Excel?
След като създадете свои собствени шаблони и извършите промените в работната книга или работния лист, щракнете върху „Запазване като тип“ и можете да го запазите във формата „Шаблон на Excel (* .xltx)“, ако няма макрос. (Използване на Office 2016). Ако присъства макрос, използвайте шаблона с активиран макрос на Excel (* .xltm)
Екранната снимка е показана по-долу:
Запазихме го като 'xltm', тъй като присъстваше макрос.
- След като запазихме създадения шаблон на Excel, можем да го използваме по начина, по който показах, когато избираме стандартен шаблон. Отворете работната книга на Excel.
- Отидете на File> - New> -
Ще видите подобен екран като скрийншота по-долу.
Можете да видите категория „ЛИЧНИ“, съседна на категорията „FEATURED“. Всички ваши лични шаблони ще присъстват тук.
Отидете на личния и щракнете двукратно върху шаблона „личен шаблон“ (името, което сте дали на вашия шаблон). При щракване върху него ще видите работна книга с всички налични първоначални настройки, които не е необходимо да правите отново.
Вижте екранната снимка по-долу за справка.
Неща за запомняне
- Използването на шаблон на Excel означава създаване на перфектно първо копие и след това многократно дублиране. Така че, инвестирайте страшно много време в проектирането на първото копие.
- В зависимост от това дали макрос присъства или не във вашия шаблон, запазете го съответно. Ако макросът е налице, запишете го като файла .xltm. В противен случай можете да го запазите в разширението „xlt“ excel.
- Създадените шаблони на Excel ще присъстват в различен раздел, наречен „ПЕРСОНАЛЕН“, с изключение на вече наличните в раздела „FEATURED“.
