Excel е комбинация от редове и колони и тези редове и колони съхраняват нашите данни, които в други термини се наричат записи, тъй като Excel е най-често срещаният инструмент, който съхраняваме данните в Excel, което го прави като база данни, когато поставяме данни в Excel в някаква форма на таблици в редове и колони и дайте на таблицата име, което е база данни в Excel, можем също да импортираме данни от други източници в Excel, като се има предвид, че форматът на данните е в съответствие с формата на Excel.
Създаване на база данни на Excel
Наличието на данни в Excel ще улесни живота ви, защото Excel е толкова мощен инструмент, където можем да играем с данните през цялото време. Ако поддържате данните в други източници, може да не получите всички формули, формат на дата и час правилно. Надявам се да сте преживели това на ежедневното си работно място. Данните в правилната платформа за бази данни са много важни. Данните в Excel имат свои плюсове и минуси. Ако обаче сте редовен потребител на Excel, тогава е много по-лесно да работите с Excel. В тази статия ще ви покажа начина за създаване на база данни в Excel.
Как да създам база данни в Excel?
Не виждаме нито едно от училищата, в които колежите ни учат да превъзхождаме софтуера на нашите академици. Каквито и да са бизнес моделите, ние учим теория, докато не се присъединим към корпоративната компания.
Най-големият проблем с тези теоретични знания е, че не поддържа примери от живота в реално време. Няма какво да се притеснявате; ние ще ви преведем през целия процес на създаване на база данни в Excel.
Трябва внимателно да проектираме работния лист на Excel, за да имаме правилни данни във формата на базата данни. Следвайте стъпките по-долу, за да създадете база данни в Excel.
Стъпка 1: Уверете се, че имате всички задължителни колони и дайте име на всяко заглавие правилно.
Стъпка 2: След като заглавията на таблицата с данни са ясни, можем лесно да започнем да въвеждаме данните точно под съответните заглавия на колони.
В терминологията на базата данни редовете се наричат Records, а колоните се наричат Fields.
Когато въвеждате данните, не можете да оставите нито един ред празен. Да приемем, че сте въвели заглавията на първия ред и ако започнете да въвеждате данните от третия ред, като оставите 2- ри ред празен, значи сте изчезнали.
Не само първият или вторият ред, но също така не можете да оставите нито един ред празен след въвеждане на определени данни в полето на базата данни.
Стъпка 3: Както казах, всяка колона се нарича полета в базата данни. По същия начин не можете да имате празно поле между данните.
Трябва да въведете полето едно след друго. Наличието на празнина дори от една колона или поле е строго забранено.
Причината, поради която толкова много се набляга на това да няма празен запис или поле, е, че когато данните трябва да бъдат експортирани в друг софтуер или мрежа, веднага след като софтуерът види празния запис или поле, той приема, че това е краят на данни и може да не вземе предвид пълните данни.
Стъпка 4: Попълнете внимателно всички данни.
В горното изображение имам данни по целия път от ред 1 до ред 5001.
Стъпка 5: Последното нещо, което трябва да направите, е да преобразувате тези данни в Excel таблица. Като изберете данните, натиснете Ctrl + T.
Тук трябва да се уверите, че Моите данни имат заглавна отметка и че диапазонът е избран правилно.
Стъпка 6: Щракнете върху OK, за да завършите създаването на таблицата. Имаме таблица като тази сега.
Стъпка 7: Дайте правилно име на таблицата под раздела за проектиране на таблици.
Стъпка 8: Тъй като създадохме таблица, всеки път, когато въвеждате данните след последната колона, тя ще се разширява автоматично.
Добре, ние имаме базата данни вече готова. Следвайте долу плюсовете и минусите, за да имате добра ръка във вашата база данни.
Неща, които трябва да запомните, докато създавате база данни в Excel
- Можете да качите файла в MS Access, за да имате сигурна платформа за бази данни и да архивирате платформа.
- Тъй като разполагате с всички данни в Excel, е много лесно за вашите изчисления и статистика.
- Excel е най-добрият инструмент за анализ на база данни.
- Лесен за готовност и не е сложен поради ясни полета и записи.
- Можем да филтрираме записите, като използваме автоматични филтри.
- Ако е възможно, сортирайте данните според датата.
- Тъй като данните продължават да нарастват, Excel ще се забави значително.
- Не можете да споделяте повече от 34 MB файл с други хора в имейл.
- Приложете Pivot таблицата и дайте подробен анализ на базата данни.
- Можете да изтеглите работната книга и да я използвате за практическите си цели.
