Шаблон за база данни за Excel
В съвременния свят разполагаме с много софтуер за работа с базата данни. В крайна сметка окончателният анализ на сложния софтуер ще бъде направен само с електронни таблици. Ако сте малко предприятие и не можете да си позволите съвременен софтуер, тогава няма какво да се притеснявате, защото в самата електронна таблица на Excel можем да изградим база данни с вашите бизнес данни. В крайна сметка въпросът е как можем да изградим базата данни в електронна таблица на Excel? В днешната статия ще ви покажем начина за изграждане на шаблон за база данни на Excel.
Как да създам шаблон за база данни за Excel?
По-долу са дадени някои примери за създаване на шаблон за база данни в Excel.
Пример # 1 - Създаване на шаблон за база данни за продажби
Продажбите са начинът за генериране на приходи за компанията. Финансите играят жизненоважна роля за нормалното функциониране на бизнеса. Проследяването на вашите записи за продажби също е много важно. Сега ще покажем как да изградим шаблон за база данни за продажби в Excel.
Стъпка 1: Когато дойде сделката или бизнес предложението, трябва да вземем решение относно вида на елементите, които трябва да запишем като част от продажбите. Наличието на всякаква информация обикновено е добър вариант, но ако данните могат да добавят вашия списък с боклуци, премахнете ненужните.
В обща перспектива попълних по-долу общи заглавия.
Стъпка 2: Сега, въз основа на заглавието, можем да започнем да попълваме данните под съответното заглавие. Попълних някои примерни данни по-долу.
Едно от правилата за палеца на базата данни е, че тя трябва да бъде във формат на таблица в Excel и всяка таблица трябва да има свое уникално име.
Докато създаваме базата данни, след като заглавията на данните са фиксирани, трябва да преобразуваме формата в табличен формат. Така че в excel to трябва да преобразуваме това само в таблицата.
За да създадем таблица, трябва да следваме определени разпоредби. По-долу са определени правила.
Записите в базата данни не трябва да имат празни редове и празни колони.
Такива формати на бази данни са опасни, особено когато имаме огромни записи, с които да работим.
Една от причините да се избягват тези празни редове и колони се дължи на техничността на електронната таблица. В момента, в който електронната таблица разпознае празния ред или празната колона. Приема се, че това е краят на базите данни и води до грешно обобщение на числата.
Стъпка 3: За да създадете таблица, поставете курсор вътре в данните и натиснете Ctrl + T, за да отворите диалоговия прозорец за създаване на таблица.
В този прозорец се уверете, че квадратчето „Моята таблица има заглавки“ е маркирано, защото нашата база данни има заглавки; в противен случай Excel третира заглавките само като част от записите с данни.
Стъпка 4: Сега вашата таблица изглежда както е дадено по-долу.
Тъй като е създал таблица със собствен цвят и форматиране на таблицата.
Можем да променим стила на таблицата по подразбиране. Поставете курсор в таблицата, за да видите нов раздел в лентата като „Дизайн“. Под „Дизайн“ можем да видим много опции.
Под Стилове на таблици изберете вида стил на таблицата, който искате да приложите към базата данни.
След това, след създаването на таблицата, трябва да й дадем име, за да й дадем уникално име. Под Дизайн само ние можем да дадем име на таблицата.
Сега можем да се позовем на тази база данни, като използваме това име на таблица „SalesRecords.“
Тъй като това е формат на таблица за базата данни, всички нови записи, въведени под последния запис, ще бъдат актуализирани към самата тази таблица.
В горното изображение въведох следващия сериен номер като 12; ако сега натисна клавиша за въвеждане, този ред ще отведе само в таблицата.
По този начин, използвайки електронна таблица на Excel, ние можем да създаваме свои собствени бази данни.
Пример # 2 - Шаблон на Excel за база данни на клиенти
Създаването на шаблон за база данни на Excel за клиенти е много ключово за всеки бизнес. Докато създаваме шаблон на база данни в Excel, важно е да решим какъв вид информация трябва да съберем относно клиентите.
По-долу са общите подробности, които обикновено събираме по отношение на клиентите.
Попълнете подробностите въз основа на заглавията.
По същия начин създайте формат на таблица за базата данни.
Продължавайте да въвеждате данни за клиента, докато събирате, и вашата таблица автоматично се разширява с увеличаването на базата данни.
Неща за запомняне
- Винаги е добра практика данните да се поддържат във формат на таблица, защото е възможно използването на автоматично препращане към формат на таблица на всяко добавяне и изтриване на редове и колони.
- Винаги давайте уникално име на таблицата.
- Ако се справяте добре с MS Access, качете файла в MS Access.
