Форматиране в Excel (2016, 2013 и 2010 и други)
Форматирането в Excel е чист трик в Excel, който се използва за промяна на външния вид на данните, представени в работния лист, форматирането може да се извърши по няколко начина, като например можем да форматираме шрифта на клетките или да форматираме таблицата, като използваме стилове и формат на раздела, налични в раздела начало.
Как да форматирам данни в Excel? (Стъпка по стъпка)
Нека разберем работата по форматирането на данни в Excel чрез прости примери. Нека сега предположим, че имаме прост отчет за продажбите на организация, както е показано по-долу:
Този отчет не е привлекателен за зрителите; трябва да форматираме данните.
Сега, за да форматираме данни в Excel, ще направим
- Текстът на главата на колоната е получер,
- Размер на шрифта по-голям,
- Регулирайте ширината на колоната, като използвате клавишната комбинация ( Alt + H + O + I ), след като изберете цялата таблица (използвайки Ctrl + A ),
- Центриране на данните,
- Приложете контурната граница, като използвате (Alt + H + B + T ),
- Приложете цвета на фона, като използвате командата „Цвят на запълване“, налична в групата „Шрифт“ в „Начало“.
Ще прилагаме същия формат за последния ред „Общо“ на таблицата, като използваме командата „Форматиране на художник“, налична в групата „Клипборд“ в раздела „Начало“ .
Тъй като събраната сума е валута, трябва да форматираме същата като валутата, като използваме командата, налична в групата „Номер“, поставена в раздела „Начало“ .
След като изберем клетките, които трябва да форматираме като валута, трябва да отворим диалоговия прозорец „Форматиране на клетки“ , като щракнем върху стрелката, маркирана по-горе.
Изберете „Валута“ и кликнете върху „OK“.
Също така можем да приложим контурната граница към таблицата.
Сега ще създадем етикета за отчета, като използваме „Форми“. За да създадем фигурата над таблицата, трябва да добавим два нови реда, за това ще изберем реда чрез "Shift + интервал" и след това ще вмъкнем два реда, като натиснем два пъти "Ctrl +" + " .
За да вмъкнем фигурата, ще изберем подходяща фигура от командата „Shapes“, налична в групата „Illustration“ в раздела „Insert“ .
Създайте фигурата според изискването и със същия цвят като главите на колоната и добавете текста върху фигурата, като щракнете с десния бутон върху фигурите и изберете „Редактиране на текст“.
Също така можем да използваме контекстния раздел „Форматиране“ за форматиране на фигурата, като използваме различни команди като „Контур на фигурата “, „Попълване на фигурата “, „Попълване на текст“, „Контур на текста“ и др. командите, налични в групата „Шрифт“, поставени в раздела „Начало“ .
Също така можем да използваме „Условно форматиране“, за да привлечем вниманието на зрителите за продавач „Топ 3“ и продавач „Отдолу 3“ .
За да форматирате клетките, които се класират в топ 3 със Зелено запълване с тъмно зелен текст.
Също така, форматирайте клетките, които се класират в дъното 3, със светло червено с тъмно червен текст.
Можем да приложим и друга опция за условно форматиране, която е „Ленти с данни“.
Можем също да създадем диаграмата за показване на данните, която също е част от „Форматиране на данни в Excel“.
Клавишни комбинации за форматиране на данни в Excel
- За да направите текста получер : Ctrl + B или Ctrl + 2.
- За да направите текста в курсив: Ctrl + I или Ctrl + 3.
- За да направите текста подчертан: Ctrl + U или Ctrl + 4.
- За да увеличите размера на шрифта на текста: Alt + H, FG.
- За да намалите размера на шрифта на текста: Alt + H, FK.
- За да отворите диалоговия прозорец „Шрифт“: Alt + H, FN
- За да отворите диалоговия прозорец „Подравняване“: Alt + H, FA.
- За центриране на съдържанието на клетката: Alt + H, A, след това C
- За да добавите граници: Alt + H, B
- За да отворите диалоговия прозорец „Форматиране на клетка“: Ctrl + 1
- За да приложите или премахнете зачеркване Форматиране на данни Excel: Ctrl + 5
- За да приложите контурна граница към избраните клетки: Ctrl + Shift + Ampersand (&)
- За да приложите формата на процента без десетични знаци: Ctrl + Shift + Percent (%)
- За да добавите несъседна клетка или диапазон към селекция от клетки, като използвате клавишите със стрелки: Shift + F8
Неща за запомняне
- Докато форматирането на данни в Excel прави заглавието да се откроява, добро и смело, и се уверете, че то казва нещо ясно за съдържанието, което показваме. След това увеличете малко главите на колоните и редовете и ги поставете във втори цвят. Читателите бързо ще сканират заглавията на колоните и редовете, за да получат представа как е организирана информацията в работния лист. Това ще им помогне да разберат кое е най-важното на страницата и къде трябва да започнат.
