Актуализиране на обобщена таблица в Excel
Осевите таблици са чудесни за анализиране на големи количества данни и ще ни помогнат в чудесен момент да разкажем историята зад данните. Обаче има ограничение с обобщена таблица и това ограничение е, ако има някакви промени в съществуващите данни или ако има някакво добавяне или изтриване на данните, тогава обобщената таблица не може да покаже отчетите незабавно, така че изисква потребителски намеса за показване на актуализирани резултати. Актуализирането на обобщената таблица за показване на резултати е възможно чрез опресняване на обобщената таблица, но това опресняване е ръчен процес; с клавиш за бърз достъп също можем да актуализираме обобщената таблица и в тази статия ще ви покажем как да актуализирате обобщените таблици.
Как да актуализирам обобщена таблица?
Например, погледнете данните по-долу в работен лист на Excel.
Ще обобщим този отчет, като добавим обобщена таблица, така че нека първо вмъкнем обобщена таблица.
Нашата обобщена таблица изглежда, както е показано по-долу:
Добре, сега ще преминем към основните данни и ще променим един от номерата на продажбите.
В клетка C5 текущата стойност е 3801 и ще се промени на 5000 сега.
Ако се върнете към въртящата таблица на Excel и видите, че резултатът за „Механично“ остава същият като стария е 29393.
Така че това е проблемът с обобщена таблица. За да актуализирате отчета, за да показва актуализирани резултати, щракнете с десния бутон върху някоя от клетките в обобщената таблица и изберете опцията „Обновяване“.
След опресняване на отчета можем да видим актуализирани резултати сега.
Сега вижте резултата от обобщената таблица; преди опресняване имахме стойност 29393 за продукта „Механично“, а след опресняване се показва като 30952.
Така че по този начин можем да опресним осевата таблица, ако има промени в съществуващия набор от данни.
Актуализирайте обобщена таблица, ако има някакво допълнение към съществуващия набор от данни
Видяхме как можем да опресним осевата таблица, ако номерата на данните от съществуващия набор от данни се променят, но това не е същото, ако добавянето им към съществуващия набор от данни.
За пример за горния съществуващ набор от данни ще добавим още пет реда данни.
Ако отидете и опресните общата таблица, това няма да вземе предвид допълнителните данни.
Това е така, защото докато създаваше обобщена таблица, той взе справка за диапазона от данни на A1: C20 и тъй като сме добавили данни след ред номер 20, той няма да вземе автоматично диапазона от данни.
За да видите справка за диапазона от данни в листа на обобщената таблица, изберете някоя от клетките на обобщената таблица; ще се отворят още два раздела в лентата съответно като „Анализиране и проектиране“. В раздела „Анализ“ кликнете върху опцията „Промяна на източника на данни“.
Сега това ще ни отведе до таблицата с вече избрания диапазон от данни.
Както виждаме по-горе, за съществуващата обобщена таблица тя е взела референцията за диапазона от данни като A1: C20; тъй като сме добавили новите данни след реда номер 20, дори след опресняване на обобщената таблица, те няма да покажат наскоро актуализирания резултат.
Затова трябва да изберем новия диапазон от данни в горния прозорец, така че изберете новия диапазон от данни от A1: C25.
Кликнете върху „Ok“ и нашата обобщена таблица ще покаже актуализираните резултати.
Както виждаме по-горе, след промяна на диапазона от данни, нашата обобщена таблица, показваща новите резултати, така че сега всичко се случва с диапазона от клетки от A1: C25 ще бъде отразено при опресняване.
Автоматичен обхват на данни за обобщена таблица с таблици на Excel
Както видяхме по-горе, трябваше да променим ръчно диапазона от данни в случай на допълнителни данни, но използвайки таблици на Excel; можем да направим диапазона от данни автоматично избран за обобщена таблица.
На първо място, преобразуване на данните варират до таблица в Excel, като натиснете Ctrl + T .
Кликнете върху „ОК“ и обхватът ни от данни ще бъде преобразуван в „Таблица на Excel“.
Сега създайте обобщена таблица, като изберете диапазона на таблицата на Excel.
Сега отидете на данни и добавете няколко реда данни след последния ред от съществуващия диапазон от данни.
Сега просто се върнете и опреснете пивотната таблица, за да получите резултата.
По този начин можем да използваме различни техники за актуализиране на обобщената таблица в Excel.
Актуализирайте резултатите от няколко обобщени таблици, като използвате клавишни комбинации
Представете си 10 до 20 обобщени таблици. Можете ли да актуализирате обобщената таблица, като отидете до всяка от тях и натиснете бутона за опресняване ???
Това отнема много време; вместо това можем да разчитаме на един бърз клавиш, който може да актуализира всички обобщени таблици в работната книга.
Това ще освежи всички обобщени таблици в работната книга.
Неща за запомняне
- Ако диапазонът от данни е нормален референтен диапазон, тогава обобщената таблица няма да вземе под внимание никакви допълнителни данни.
- Чрез преобразуване на диапазона от данни в таблици на Excel, можем да направим референтния диапазон от данни нормален.
