Шаблон за управление на проекти в Excel
Управлението на проекти е една от важните роли във всяка организация. Не можете просто да проследявате всички дейности в проекта само на ръка; имате нужда от софтуер, който да ви помогне да управлявате проекта по-добре.
MS Excel е един от този софтуер, който може да ви помогне при проследяването на състоянието на проекта с лесни шаблони на място. В тази статия ние ви показваме изключително да използвате Excel, за да подготвите шаблони за управление на проекти в Excel.
Как да използвам Excel за изготвяне на шаблони за управление на проекти в Excel?
По-долу са примерите за изготвяне на шаблони за управление на проекти в Excel.
Пример # 1 - Шаблон за управление на проекти в Excel чрез използване на диаграма на Гант
Диаграмата на Гант е една от тези диаграми в Excel, която е много полезна при прегледа на задачите на проекта, текущото състояние спрямо зададените стандарти.
Когато проектът работи и работи след една седмица, тъй като мениджърът на проекта иска да знае състоянието на проекта, независимо дали е в съответствие или не. От началото на проекта до края на проекта на всеки етап можете да проследявате етапите на проекта.
Да приемем, че сте компания за управление на събития и сте взели много важен проект, който е много доходоносен за вас. Но единственото нещо е, че трябва да изпълнявате задачите въз основа на дневния ред, даден от организаторите. Помислете по-долу за дневния ред, даден от организаторите.
Сега нека създадем диаграма на Гант на Excel, за да проследим всички дейности.
Стъпка 1: Изберете Само начален час и вмъкнете колонна диаграма. Отидете в раздела INSERT и поставете подредената диаграма.
Стъпка 2: Сега вашата диаграма трябва да изглежда така.
Стъпка 3: Сега щракнете с десния бутон върху диаграмата и изберете Избор на данни.
Стъпка 4: Сега, в долния прозорец, изберете Добавяне.
Стъпка 5: В прозореца по-долу, в името на серията, изберете Minutes и за стойност на серията изберете данни от C2: C14. Щракнете върху OK.
Стъпка 6: В прозореца по-долу изберете опцията EDIT от дясната страна за нашите етикети за хоризонтална ос.
Стъпка 7: Сега изберете хоризонтални стойности като наши задачи. Щракнете върху OK.
Стъпка 8: Вашата диаграма трябва да изглежда така сега.
Стъпка 9: Трябва да направим малко форматиране, за да изглежда по-добре. Изберете стойностите на серията хоризонт, т.е. стойността на времето. Щракнете с десния бутон и изберете да форматирате Axis.
В Оста форматирането се прилага под стойностите.
Стъпка 10: Сега форматът на времето ще изглежда така в диаграмата.
Стъпка 11: Изберете сини цветни ленти, щракнете с десния бутон и изберете, форматирайте поредица от данни.
Стъпка 12: Отидете на FILL и изберете NO FILL.
Стъпка 13: Сега цветни ленти с кафе и кликнете върху форматиране на серия от данни и отидете на FILL и изберете различните цветове според вашето желание.
И вашата диаграма е готова да поеме задачата и можете да управлявате проекта по-добре сега.
Пример # 2 - Пример за проследяване на цикъл на продажби
Сега ще видим как да създадем проследяващ цикъл на продажби с Excel. Разгледайте данните по-долу за този пример. Данните включват начална дата на продажбите, дата на приключване, цел, брой, на завършени дни, текущо постижение и отклонение и много други неща.
Стъпка 1: Първо споменете Target & Current Sales. Пристигане на стойност на дисперсията, т.е. Target vs Current.
Стъпка 2: Сега пристигнете% на изпълнението на проекта.
Стъпка 3: Сега споменете началната дата и крайната дата на продажбите.
Стъпка 4: След като пристигне, нетните работни дни между начална дата и крайна дата.
Стъпка 5: Сега пристигнете Target Per Day, като разделите Target на No., от наличните дни.
Стъпка 6: Сега стигнете до текущата дата, като приложите формулата ДНЕС в Excel.
Стъпка 7: Сега изчислете номер на завършения ден от началната дата до текущата дата.
Стъпка 8: Пристигайте според дневната цел какви трябва да са текущите приходи.
Стъпка 9: Сега изчислете Ср. На ден, постигнато до момента.
Стъпка 10: Изчислете дали средните продажби на тенденции продължават за останалата част от проекта, какви биха били крайните приходи.
Стъпка 11: Сега пристигнете постигнатия процент, ако същата тенденция продължи.
Сега завършихме нашата изчислителна част. Използвайки това, нека създадем няколко визуални диаграми на Excel, които могат да ни помогнат да проследим проекта, като просто погледнем диаграмата.
Стъпка 1: Нека първо създадем проста колонна диаграма. Изберете клетката B6 и създайте колонна диаграма.
Стъпка 2: Щракнете с десния бутон върху диаграмата и изберете Избор на данни.
Стъпка 3: Сега кликнете върху ДОБАВЯНЕ.
Стъпка 4: Сега, в прозореца по-долу, не избирайте нищо, просто натиснете OK.
Стъпка 5: Сега имаме диаграма като тази.
Стъпка 6: Сега изберете лентата и щракнете върху Форматиране на серии от данни. От дясната страна ще видите диалоговия прозорец Format Data Series.
Стъпка 7: Направете серията да се припокрива до 100%.
Стъпка 8: Сега и двете колони се припокриват и диаграмата изглежда така.
Стъпка 9: Сега променете цвета на червената лента на NO FILL.
Стъпка 10: Изглеждам така.
Стъпка 11: Начертайте кръгла форма точно под диаграмата и я коригирайте.
Стъпка 12: Добавете заглавие на диаграмата.
Имаме готова една диаграма. По същия начин създайте и втората диаграма за Achieved% при същата тенденция.
Имаме две диаграми, които изглеждат така сега.
Трябва само да актуализирате дневните си номера на продажби в клетка B3. Всичко ще се промени автоматично за вас.
Ако наблюдавате шаблона в момента като на 14 -ти Февруари 2019 общо 33 дни са завършени, а токът е трябвало да бъде 1,51 сто хиляди рупии USD, но действителните приходи в момента е 1,1 сто хиляди рупии, т.е. 22% от общите приходи.
Целта на ден в началото беше 4587 USD (клетка B11) на ден, но към днешна дата постижението е 2894.74 USD на ден (клетка B16).
Ако същата тенденция от 2894,74 на ден продължи през останалата част от периода на проекта, това ще ви донесе 2,53 лак USD, което е 50,67% от целевите приходи в началото.
Използвайки този шаблон за управление на проекти, можете да проследявате дневните си целеви продажби спрямо действителните приходи.
Неща, които трябва да запомните относно шаблона за управление на проекти в Excel
- Графиките ще се таксуват автоматично, ако промените колоните за ръчно въвеждане.
- Можете да създадете диаграма на Гант за дейности, при които задачите се следват една след друга.
- В случай на различни шаблони за управление на проекти, трябва да идентифицирате задачите и линията дейности, включени в проекта.
Можете да изтеглите този шаблон за управление на проекти в Excel от тук - Шаблон за управление на проекти в Excel.
