Какво е управление на разходите?
Управлението на разходите е неразделна част от управлението на бизнеса, което работи въз основа на оценки, при което се извършват различни дейности като събиране на данни, анализ на данните и механизмите, оценка на процеса и докладване на събитията, така че вземащият решение може да планира и контролира бюджетните изисквания на организацията и по този начин, позволявайки на вземащия решението да реши дали проектът може да бъде завършен в рамките на посочения срок и в рамките на определения бюджет.
Обяснение
- Преди да разгледаме темата „управление на разходите“, нека да разгледаме набързо „какво е разход“. Сега „Разходът“ не е нищо друго, освен мярка (в пари) на усилията, материалите, ресурсите, изразходваното време (часове или дни, седмици или месеци), рискът и възможностите са пропуснати при производството или доставката на продукт. Това означава, че това е сумата, която е платена или отказана за нещо, което трябва да бъде придобито.
- Връщайки се към темата, това е управлението на различните компоненти на разходите, свързани с производството на продукта или предоставянето на услуга.
- Целта на процеса на управление не е намаляване на разходите, а намаляване на разходите само до етапа, в който качеството на продукта не е затруднено.
Характеристика
- Планиране: Тук е съставен план или набор от цели. Рамката включва бюджети, стандарти или разчети.
- Комуникация: Тук горепосоченият план се съобщава на тези, които всъщност ще изпълнят плана.
- Мотивация: Тук планът се оценява за изпълнението му.
- Оценка: Извършва се сравнение с предварително зададените цели и действителното изпълнение.
- Вземане на решения: Тук се предприемат коригиращи действия или се преразглежда набор от цели, в зависимост от изискванията на задачата.
Процес
# 1 - Разпределение на ресурси
Тук ние установяваме бъдещите изисквания за ресурси в зависимост от обхвата на работата. За постигане на основните цели са необходими ресурси като физически, финансов, човешки и информационен. В повечето случаи човешките ресурси са от първостепенно значение. От друга страна, малко задачи изискват използването на материали и консумативи. Въпреки това, малко задачи могат да се изпълняват от автоматизирани инструменти, които може да не изискват никаква човешка намеса.
# 2 - Оценка на разходите
Това е прогнозата за количество, цена и цена на ресурсите, които ще бъдат използвани в проекта. Той включва различни техники, при които нефинансовата информация за проекта се преобразува във финансова информация. Такива резултати се използват предимно като входни данни за планиране и анализ на общите разходи по проекта.
# 3 - Бюджетиране на разходите
Това е неразделна част от оценката на разходите. При бюджетирането на разходите обаче общите разходи се разпределят по сметките за разходи. След това сметките за разходи се вземат като основа за контрол на разходите за сравнение. Също така сметките за разходите имат второстепенна цел, т.е. да подпомагат процеса на отчитане на разходите. Бюджетирането на всички разходи е необходимо предварително, тъй като производственият процес е ограничен във времето. Важно е да се обърне внимание и на ограниченията на паричния поток.
# 4 - Контрол на разходите
Основата, направена по-горе (т.е. сметки за разходи), се използва за сравнение и оценка на отклоненията. Различията се анализират, за да се вземат възможно най-ниските разходи, без да се възпрепятства качеството на крайния продукт на организацията. Разходите и изпълнението се наблюдават в сравнение с напредъка на проекта. Въз основа на отклоненията се предприемат подходящи и коригиращи действия, за да се избегне превишаване на бюджетите. Когато действителните разходи са направени, механизмът за контрол на разходите помага да се анализират отклоненията.
# 5 - Бенчмаркинг
Бенчмаркингът означава минимална цел, която трябва да бъде постигната. Бенчмарковете не са нищо друго освен записи за високоефективни дейности или задачи или хора. Бенчмаркът спомага за повишаване на цялостното изпълнение на проекта и по този начин увеличаване на стойността на проекта. Бенчмарковете също могат да се разменят между два проекта, като един от проектите е завършен във всички съществени отношения.
Техники за управление на разходите с примери
Нека да разгледаме тези техники с примери:
Тези техники се използват за управление на разходите. Да вземем пример за целевите разходи, както по-долу:
Компанията иска да пусне нов продукт, наречен „DD“ (франчайзополучател). Компанията е длъжна да плати 15% роялти върху продажната цена на собственика на франчайзополучателя. Очакваната продажна цена = $ 100 за артикул и процентът на печалба е 25% от продажната цена. Подробностите за разходите са както следва:
Въпросът е определянето на целевите разходи и възможното намаляване на разходите.
Решение
- Изчислете целевите разходи
- Изчислете структурата на действителните разходи
- = 63-60
- = 3
По този начин, според техниката за управление на целевите разходи, компанията се очаква да намали разходите, като намали производствените разходи само с 3 долара.
Фактори, влияещи върху управлението на разходите
- Ръст в информационните технологии
- Глобална и цялостна вътрешна конкуренция
- Ръст на сектора на услугите и производството
- Ръст в глобалната конкурентоспособност
- Растеж на сектора на услугите
- Теория на ограниченията, която се използва при идентифицирането на критични ресурси
- Фокус на клиента
- Проучване и разработка на нови продукти
Значение
Джо Байдън с право каза веднъж, че: „Не ми казвайте какво цените, покажете ми бюджета си и аз ще ви кажа какво цените.“
- Така че, нито един проект не започва без да се поставя бюджета. Успехът на проекта се определя от това колко добре е обработена цената на проекта в проекта. Може да се случи проектът да не бъде завършен в рамките на разходите по проекта. Това означава, че разходите по проекта може да са надвишени и ако това се случи, разбира се, това се счита за провал на проекта. Поради това е важно правилно да се оцени цената.
- Ако началната точка, т.е. планирането и оценката се объркат, други точки не са полезни. Освен това, прилагането на намаляване на разходите без фокус върху неговото управление няма да служи на целта.
Разлики между управление на разходите и контрол на разходите
Има известна разлика между „даване на указания на екип“ и „водене на екип“. Осъзнавате ли разликата в начина, по който нещата се извършват от всеки отбор? Подобен тип разлика възниква при управлението на разходите спрямо контрола на разходите. И двете изглеждат синоним помежду си. Те обаче не са. Има разлика между управление на разходите и контрол на разходите.
# 1 - Управление на разходите
Както беше обяснено по-рано, той се занимава главно с поетапните процеси, при които планирането и контролът на бюджета на даден проект е от първостепенно значение. Това се фокусира върху запазването на всички неща в рамките на одобрения бюджет. Нещата започват от началната фаза на планиране и завършват с оценка на изпълнението след приключване на проекта.
# 2 - Контрол на разходите
Контролът на разходите, от друга страна, има основни грижи при предприемането на подходящи действия с цел минимизиране на себестойността на продуктите. Разликите се анализират, за да се наблюдават разходите и изпълнението. Въз основа на анализа се изискват подходящи действия. Контролът на разходите се занимава с това, което трябва да се направи, какво е направено, какво остава да се направи, прилагането на коригиращи действия и проверка на коригиращите действия. Така че, ако наблюдавате, контролът на разходите се фокусира върху ограничаването на проекта по време на фазата на изпълнение, но ефективността му се изчислява от процесите на управление на разходите.
Предимства
- Помага за контролиране на специфичните за проекта разходи и по този начин контролира и общите бизнес разходи.
- Възможна е прогноза за бъдещи разходи и разходи. По този начин очакваните приходи могат да бъдат изчислени лесно.
- Предварително дефинираните разходи могат да се третират като записи за бизнеса.
- Помага при вземането на онези точки за действие, които са необходими, за да се гарантира, че ресурсите и бизнес операциите са в съответствие за постигане на предварително зададените цели и цели.
- Помага при анализирането на дългосрочните тенденции в бизнеса.
- Действителните направени разходи могат да бъдат сравнени с предвидените в бюджета, за да се установят различията. Тези отклонения помагат да се установи дали разходите надхвърлят повече от очакваното.
- Той също така разглежда външните фактори на конкуренцията, растежа на пазара, изискванията на клиентите, качеството на продукта, предоставянето на услуги и т.н., а не само върху намаляването на разходите.
- Помага за диференциация на продуктите, както и за намаляване на разходите.
- Освен това той води към непрекъснато усъвършенстване, за да осигури превъзходен продукт по отношение на качеството.
Заключение
Управлението има собствено значение във всеки аспект от живота ни. В крайна сметка всичко е в това кой управлява нещата. И следователно, управлението също е от решаващо значение по отношение на разходите, свързани с проекта. Той има по-голямо значение от контрола на разходите или намаляването на разходите. Тези техники спомагат за лесно постигане на споменатата цел.
