Какво представлява счетоводната процедура?
Счетоводната процедура се дефинира като процес от стандартизиран характер, който изпълнява специфична счетоводна функция, която е предназначена да включва по-добри политики за управление на риска, така че тези функции да се изпълняват по по-продуктивен и ефективен начин. Счетоводният отдел изпълнява няколко функции, като например извършване на фактури за своите клиенти, предоставяне на фактури на доставчици, извършване на банково съгласуване и следователно такива задачи обикновено изискват изчерпателни и рационализирани процедури.
Характеристики на счетоводната процедура
# 1 - Събиране на финансова информация
Започва със събирането на финансови документи. Събраната информация може да бъде регистрирана и поддържана чрез физически режим или електрически режим. Касетите с каси, входящи сметки, касови бележки, записи на заплати, разписки за пътуване и формуляри заедно с фактури са примери за финансови документи.
# 2 - Съгласуване и проверка на акаунта
След като влязат в системата, счетоводителите проверяват финансовата информация с наличните доказателства. Съпоставянето на сметките и вътрешното, както и външното отчитане се извършват съгласно установените счетоводни процедури. Тези процедури трябва да бъдат проектирани и конструирани по такъв начин, че да записват валидна, обективна и точна информация. Процедурите трябва да бъдат последователни и сравними.
Примери за счетоводни процедури
Пример # 1
Най-добрият пример за описване на горната точка е този за оценка на материалните запаси. След като се определи, че материалните запаси трябва да се записват и оценяват, като се използва метода за първоначална инвентаризация, тогава той не трябва да се променя на друг алтернативен метод за оценка, като този на метода на инвентаризация LIFO или средно претегления метод.
Пример # 2
Друг пример може да бъде за фактуриране, при които фактурите обикновено се издават на клиентите. Това включва три широки задачи, а именно събиране на информация за фактури, създаване на фактури и връщането им обратно на клиентите. Хората, отговорни за процеса на фактуриране, могат да преглеждат ежедневна информация за фактуриране и да проверяват цените, за да обработят поръчката. След като приключи дейността по преглед, той може да поиска от системата да отпечата фактурите в партида и при което тези отпечатани фактури след това се изпращат на адреса за фактуриране.
Пример # 3
Определянето на ведомост за заплатите на служителите е друг пример. Изпълнителният орган по заплатите може да събира следната информация, като например разписания, в които те могат да преглеждат и одобряват разписанията за отчитане на часовете, прекарани от служителите, работещи за споменатата задача. За изпълнените задачи се прилага съответната ставка на заплатата, а тя от своя страна се използва за определяне на брутното заплащане и нетното заплащане след данъчните облекчения.
Пример # 4
Изчисляването на амортизацията за дълготрайни активи е друг пример. Въз основа на изискванията за отчитане на данъци или за счетоводни цели, приемането на амортизацията на MACRS или метода на линейна амортизация може да бъде разгледано, за да се определят разходите за амортизация на актива.
Предимства
- ИТ помага в процеса на вземане на решения, тъй като осигурява рамка, а също и ефективно разделение на работата между счетоводните отдели.
- Различните счетоводни процедури изискват различни нива на специализация и умения за записване на информацията в счетоводните системи.
- Помага при записването на информация от финансов и нефинансов характер.
- Той гарантира, че записаната информация може да бъде кръстосано проверена. Той помага при изготвянето на финансови отчети с еднакъв характер и които могат да бъдат използвани за анализ на индустрията.
- Прилагането на правилните счетоводни процедури гарантира ефективност и спестяване на време по отношение на записването на информация в системата.
- Той гарантира, че бизнес записите се поддържат в хронологичен ред.
- Той гарантира, че бизнесът спазва всички законови и регулаторни норми.
Недостатъци
- Счетоводните отчети, поддържани и формирани според счетоводните процедури, могат лесно да бъдат манипулирани, ако процесите не бъдат преразгледани съгласно настоящите приложими насоки, предписани съгласно счетоводните стандарти и законовото съответствие.
- Информацията, споделена и подготвена чрез приети процедури, може да бъде пристрастна поради човешки грешки и преценки.
- Неспазването на счетоводните принципи в процедурите може да доведе до неправилно записване на информация.
- Помага при разделението на работата между различните отдели. И все пак, това също води до създаване на ненужни силози, което от своя страна създава трудности в процеса на съгласуване на финансовата информация.
Заключение
Счетоводните процедури са набор от задачи или процес, който помага на счетоводния отдел да рационализира и изпълнява полезни счетоводни функции. Това гарантира по-добро управление на информацията с повишена прозрачност и надеждно отчитане на факти. Коректните и точни счетоводни процедури помагат при изготвянето на полезни и точни финансови отчети.
