Какво представлява счетоводната информационна система?
Счетоводна информационна система се отнася до компютърно базиран метод, използван от компаниите с цел събиране, съхраняване и обработка на счетоводните и финансовите данни, които се използват от вътрешните потребители на компанията, за да се даде отчет относно различна информация на заинтересованите страни от дружеството като кредитори, инвеститори, данъчни власти и др.
С прости думи, това е система за събиране и съхраняване на цялата информация, свързана с финансови транзакции и събития, по такъв начин, че те да могат да бъдат извлечени за вземане на решения от вътрешното управление, сметки, финансови директори, одитори и др. AIS може да бъде много проста книга за различни счетоводни, разходни, финансови отчети като Отчет за печалбата и загубата, Счетоводен баланс и др.
Компоненти на счетоводната информационна система (AIS)
# 1 - Лице (заинтересовани страни)
Началото и краят на всеки счетоводен аспект. Има заинтересована страна, която подава информация в системата, събира, анализира, докладва и т.н., а има и друго лице (заинтересовано лице), което се нуждае от информация. Например, счетоводител записва различни финансови данни и ги представя за използване на множество заинтересовани страни като собственик, акционери, кредитори, правителство и т.н.
# 2 - Данни
Сега, какво записва, отчита AIS? Всичко е свързано с различни счетоводни операции, събития и други парични позиции. AIS няма да записва информация, която няма парична основа. Данните могат да бъдат нещо като дневник на продажбите, клиентска сметка, дневници на доставчици, финансови отчети като P&L и баланс, отчет за паричните потоци и т.н.
# 3 - Установени процедури
За да изпълнява различни функции, както е посочено в дефиницията, AIS следва предварително определени стъпки, процедури. За да се осигури последователност, това е една от най-основните нужди на AIS. AIS може да извърши действие или с ръчна намеса, или автоматично. Това действие трябва да бъде инструктирано на лицето, обработващо данни или кодирано в системата в случай на автоматични системи.
# 4 - Софтуер (ERP)
Софтуер или, в по-широк смисъл, ERP е компютърно базирана програма, която изпълнява посочените функции. ERP може да се опише като софтуерна система за бази данни, която поддържа бизнес процеси и операции, включително производство, маркетинг, финансови, човешки ресурси и др. Тя формира един от основните компоненти на счетоводната информационна система (AIS).
# 5 - Инфраструктура на информационната система
С прости думи, ИТ инфраструктура може да се каже консорциум от различни IT & IS хардуер, инструменти, аксесоари. Пример, компютри, принтери, скенери и др
# 6 - Вътрешен контрол
Вътрешният контрол е основната потребност на всяка бизнес организация. Това са инструменти, проверки, процедури, системи, приети от организация, за да се гарантира целостта на финансовата информация, предотвратяване на измами, грешки, защита на активите и т.н.
Казус, базиран на примери за AIS
- Кейс - Martin Inc., собственик на известната в Лондон верига за търговия на супермаркети, използва конвенционалния метод за записване на транзакции на хартия, сега с оглед на разширяване на бизнеса иска да знае подробностите за клиентите, продавачите, печалбите, спечелени в миналото, очаква се в бъдеще капацитет за печалба, подробности за оборотния капитал, ангажиран в неговия бизнес, но не е в състояние да прогнозира същото поради ръчно счетоводни практики.
- Проблем - Собственикът не е в състояние да разбере мястото на своята дейност, т.е. всички горепосочени изисквания.
- Решение - Ако се използваше AIS, Martin Inc. лесно би извличал подробности за клиенти, продавачи, печалби, спечелени през миналото, оборотни средства, ангажирани в бизнеса и др. Не само минали цифри, но AIS също има възможност да предсказва бъдещето тенденции на печалбите, паричните потоци и други позиции.
Предимства на счетоводната информационна система
- # 1 - Разходна ефективност - В ерата на цифровизацията и изкуствения интелект всяка организация се придвижва към намаляване на разходите с използването на изкуствен интелект. AIS помогна за намаляване на ръчните усилия и може да извърши същата операция по-рентабилно.
- # 2 - Ефективност във времето - AIS подпомага бизнес организациите при намаляване на времето, свързано с регистриране, класифициране и докладване на всяка финансова информация. Голям квант ръчна работа може да бъде завършен от AIS с много по-малко усилия и време.
- # 3 - Лесен достъп (преносимост) - Данните, съхранявани в AIS, могат да бъдат извлечени чрез информационна система, свързана с интернет навсякъде и по всяко време. Когато ръчно изготвените счетоводни книги не могат да се пренасят лесно, данните от AIS могат да бъдат.
- # 4 - Точност - С участието на AIS надеждността на данните се увеличава. Както обсъждахме по-рано в тази статия, че AIS следва предварително определен набор от инструкции. Следователно шансовете за информация, податлива на грешки, са по-малко и следователно AIS има допълнително предимство от точни данни.
Недостатъци
- # 1 - Първоначални разходи за вноски и обучение - Въпреки че обсъдихме, че AIS е рентабилен, същото може да не е точно в случая на малкия бизнес. Цената на първоначалната настройка може да е висока и може да не генерира стойност за организацията.
- # 2 - Ръчна намеса - Въпреки че обсъдихме, че AIS намалява ръчната намеса, същата не може да бъде елиминирана. AIS се нуждае от ръчна намеса в определен момент от времето, което може да доведе до неефективност в системата.
- # 3 - Грешката не може да бъде напълно премахната - Обсъдихме, AIS намалява шансовете за грешка, но има шансове за грешно кодиране в софтуера, което може да доведе до склонни към грешки резултати. Също така тук все още присъства ръчна намеса, която също може да генерира грешка.
- # 4 - Поверителност - Въпреки че обсъдихме преносимостта на данните от AIS, същото може да бъде и пагубно за организацията, ако такава информация е хакната, т.е. открадната. Натрапникът може да измени информацията или да разкрие чувствителна финансова информация.
- # 5 - Virus Attack - Всички данни, съхранявани на IS, могат да бъдат заразени с вирус, който може да доведе до смущения, модификация на финансовата информация, съхранявана в AIS.
Ограничения
- Цена: Вече обсъдихме цената на AIS като недостатък.
- Обучение: Необходимо е да се обучат потребителите да подават, извличат или използват AIS по желания начин. Ако засегнатото лице не се обучи добре, това може да доведе до неточна подготовка и представяне на данни. Също така има чести трансфери, повишения, оставки, пенсиониране в голяма организация. Във всички тези случаи има редовна нужда от обучение за заместващи.
- Остарялост : В ерата на цифровизацията технологиите се променят с бързи темпове. Отнема много малко моменти, докато технологията остарее. Това поражда потребности за организация, която да приеме промените най-рано. В противен случай това може да доведе до данни, склонни към грешки.
Промяна в счетоводната информационна система (AIS)
В ерата на бързо променящите се технологии и адаптирането на технологичния напредък в AIS настъпват значителни промени. Последните промени включват изчисления в облак, счетоводство в облак, счетоводство в реално време или мобилно счетоводство.
Това направи счетоводството много по-лесно и удобно в сравнение със старите начини на счетоводство. Напредъкът достигна ниво, което не само записва, класифицира, анализира и отчита цифри, но и предсказва бъдещи тенденции, които могат да помогнат да се изправим пред реална ситуация с голяма готовност.
Заключение
Счетоводната информационна система (AIS) може да бъде описана като благо за всяка организация, тъй като проучихме както предимствата, така и недостатъците, ограниченията на AIS. Като цяло обаче е много полезно за организацията да мигрира от ръчно счетоводство към счетоводство, базирано на AIS. За преодоляване на различни недостатъци, ограничения на AIS има софтуер, който предпазва AIS на организацията от вируси, хакери и други атаки.
Изкуственият интелект, разширена версия на счетоводната информационна система (AIS), вече започна да намалява ръчната намеса и скоро ще се развива с въртящи темпове.
