Какво е контрол на разходите?
Контролът на разходите може да се определи като инструмент, който се използва от ръководството на организация при регулиране и контрол на функционирането на производствен концерн чрез ограничаване на разходите в рамките на планирано ниво и включва серия от дейности, които започват с изготвянето на бюджет , оценка на действителното изпълнение и завършва с изпълнение на необходимите действия, които са необходими за отстраняване на несъответствия, ако има такива.
Обяснение
Това е механизъм, който помага на ръководството при регулиране на разходите на производствената единица. Това включва определяне на необходимите стандарти, установяване на действителни резултати за сравняване на същите с очакваните данни, анализ на отклоненията и установяване на необходимите действия, които трябва да бъдат предприети.
Предназначение
Ръководството използва тези технологии, за да произведе продукт с възможно най-ниските разходи, като идентифицира и елиминира всякакъв вид ненужни разходи и донесе повече печалби. С други думи, използването на това е за предотвратяване на разхищаването на разходи и извършване на бизнес операции в рамките на предварително определените стандарти за разходи.
Характеристики
- Механизмът за контрол на разходите не може да се упражни, ако отчетените разходи не са изготвени и представени навреме.
- Адекватното и правилно делегиране на правомощия е от съществено значение за ефективния контрол.
- Решаването на центрове за отговорност е изключително важно в случай на ефективна система за контрол.
- Уместността на разходите, които могат да бъдат контролирани по своя характер, също е жизненоважна характеристика на ефективната система за контрол на разходите.
Стратегии
- Активното участие на всички в организацията е първата стратегия на тези системи. Ръководството трябва да гарантира, че всеки член на организацията участва активно в прилагането на система за контрол на разходите.
- Следващата стратегия гласи, че мениджмънтът трябва да разгледа наново как може да спести повече от енергийните разходи.
- В третата стратегия компанията трябва да гарантира, че е успешна в намаляването на отпечатъците в офиса си, т.е. ако използва изцяло цялото си търговско пространство.
- Четвъртата стратегия гласи, че компанията трябва да работи с професионалисти и консултанти за всеки проект.
- Петата и последна стратегия гласи, че компанията трябва да обучава и оспорва счетоводството си, както и да финансира служителите, за да ускори системата за контрол на разходите.
Примери за контрол на разходите
ABC Limited има определен проект. Компанията не е сигурна, че ще се заеме с въпросния проект. Запишете тези стъпки, които компанията трябва да предприеме за потвърждаване на проекта.
ABC Limited трябва да предприеме следните стъпки:
- Компанията трябва да използва подходящи техники като прогнозиране на референтен клас за валидиране на разчетите на разходите за проекта.
- Компанията трябва да потвърди планирането, свързано с бизнеса, проекта и операциите и след това да изготви бюджет за същото.
- Компанията трябва да предприема подходящ финансов контрол и да наблюдава разходите от време на време.
- Компанията трябва да докладва за изпълнението на проекта и да гарантира, че има пълно управление на същия.
Инструменти за контрол на разходите
- Оценка на разходите: Този инструмент се използва във фазата на започване. На тази фаза потребителите са отговорни за оценка на финансовата жизнеспособност на определен проект.
- Бюджет: Този инструмент се използва във фазата на планиране. На тази фаза потребителите планират работата, като вземат предвид общите оценки на разходите и преобразуват същите в бюджет.
- Мониторинг на разходите: Това се използва във фазата на изпълнение. На тази фаза потребителите следят разходите си, за да проверят дали няма някакъв свръхразход или ненужни разходи, за да могат да поддържат разходите в съответствие с бюджетите.
- Финансова оценка: Използва се във фазата на приключване. На тази фаза потребителите оценяват дали даден проект е изпълнил предварително определените финансови цели или не.
Значение на контрола на разходите
Тази система е от голяма полза за компаниите да се отърват от ненужните разходи, свързани с определен проект. С това компаниите могат ефективно да премахнат загубата на разходи. Помага на потребителите при оценка на финансовата жизнеспособност на конкретен проект. Помага на потребителите при изготвянето на прогнозната стойност и съответно изготвя бюджет за определен проект. Потребителите могат да използват механизъм за контрол на разходите за регулиране и наблюдение на разходите, направени в даден проект от време на време.
Разлика между контрол на разходите и намаляване на разходите
- Може да се определи като процес, който се използва за контрол на разходите, докато намаляването на разходите е процес, който се използва за намаляване или минимизиране на общите производствени разходи.
- Намаляването на разходите е постоянен процес, докато контролът на разходите има временен характер.
Предимства
- Той повишава кредитоспособността на дадена компания.
- Помага за увеличаване на възвръщаемостта на капитала, използван за дадена организация.
- Помага на ръководството за увеличаване на производителността с наличните ресурси.
- Този механизъм помага на организацията да увеличи обема на печалбата с минимални продажби и продукция.
- Тази система помага на служителите при непрекъснато намиране на работни места.
- Тази система помага на служителите да печелят разумно възнаграждение и стимули.
Недостатъци
- Понякога може да доведе до лошо управление, което допълнително може да доведе до някои сериозни и неблагоприятни проблеми за организацията.
- Вероятностите за човешки грешки в системата за контрол на разходите могат да доведат до сериозни неточности и ръководството може в крайна сметка да вземе определени решения, които в крайна сметка да повлияят на рентабилността на организацията.
Заключение
Този механизъм е от полза за организациите, тъй като им помага да регулират и контролират разходите, свързани с определен проект. Той може също да бъде използван от потребителите за определяне дали въпросният проект е финансово жизнеспособен или не. Този механизъм също така помага за повишаване на кредитоспособността на организацията, а също така допринася за просперитета, благосъстоянието и икономическата стабилност на цялостната индустрия.
