Какво представлява воденето на записи?
Воденето на записи е основен етап в счетоводството, който ни казва как да водим отчет на паричните бизнес транзакции с цел постоянно да следим всички транзакции, да знаем правилната картина на активите-пасиви, печалби и загуби и т.н., да контролираме разходите с с оглед минимизиране на разходите и разполагане с важна информация за правни и данъчни цели
Стъпки към метода на водене на записи
- Идентифициране на транзакциите
- Запис в дневника
- Класифициране на естеството на сделката
- Публикуване в счетоводната книга
- Балансиране на сметки
- Изготвяне на финансов отчет
- Тълкуване на финансовите отчети
- Съобщаване на заинтересованите страни
Примери за водене на записи
Пример # 1
ABC limited е еднолична фирма, която извършва малки магазини на пазар в Атланта. Той търгува с дрехи и има основен приток и отлив, както следва:
- Входящи потоци: Постъпленията от продажба от клиента
- Изходящи потоци: Покупка на материали от доставчици и заплащане на свързани разходи
За целите на счетоводството ABC limited ще трябва да поддържа ежедневни касови книги за поддържане на дребните парични средства и банковите баланси. В края на годината те трябва да изготвят отчет за приходите и загубите и баланс, за да проверят рентабилността през годината. Това е един от най-простите начини за поддържане на записите на бизнес транзакцията.
Пример # 2
- Amazon.com е мултинационална корпорация, която осъществява дейност по целия свят и осигурява работа на милиони хора. Всеки ден се извършват милиони транзакции и за поддържане на интереса на Дружеството и за осигуряване на правилното съответствие на устава и за поддържане на доверието на заинтересованите страни, трябва да се извършва непрекъснато счетоводство.
- Трябва да бъдат създадени отделни екипи, за да се гарантира, че всяка парична транзакция, която се извършва от бизнеса, трябва да бъде записана в книгите без никакви отклонения. Също така, такъв вид счетоводство трябва да гарантира, че транзакциите се записват съгласно приложимите на местно ниво общоприети счетоводни принципи, както и приложимите други закони.
Това е един от най-сложните примери за поддържане на регистрите на бизнеса.
И двата примера имат свои собствени достойнства и недостатъци, но се държат добре в техните начини.
Предимства на деловодството
- Постоянен и надежден запис - Той помага за поддържането на постоянния запис на всички транзакции, което ще помогне за гарантиране на надеждността на данните.
- Аритметична точност на сметките - Непрекъснатото записване на транзакциите ще помогне при идентифицирането на всяка аритметична неточност, която може да е имала. Например, прекомерно плащане към доставчици или двойно плащане на транзакции.
- Нетен резултат от бизнес операции - Той ще даде печалбата, получена през дадения период въз основа на текущите бизнес операции.
- Установяване на финансовото положение - Помага за идентифициране на финансовото състояние на бизнеса.
- Изчисляване на задълженията - Всички непогасени задължения и задължения за даден момент от време могат да бъдат изчислени въз основа на изготвените правилни финансови отчети.
- Контрол върху активите и заемите - може да се предприеме по-добър контрол върху активите и заемите; това ще помогне при управлението на средствата и различните позиции на бизнеса.
- Идентифициране на задължителни и отрицателни страни - Финансовите отчети помагат да се намерят неща, които са се развалили и трябва да бъдат коригирани в бъдеще, за да се осигурят по-добри операции в бъдеще.
- Данъчно облагане - силно се препоръчва и се нуждае от данъчните власти. За да завършат своите оценки, бизнес лицата трябва да поддържат по подходящ начин записите, които ще помогнат при определянето на данъчното задължение върху тях
- Вземане на управленски решения - Мениджмънтът силно зависи от финансовите регистри, за да предприеме планирането на бизнес операциите. Освен това те се нуждаят и от непрекъснато отчитане от средното ниво за напредъка, постигнат във финансово отношение. Финансите, поддържани от организацията, управляват всички стратегически решения
- Правни изисквания - Съществуват огромни изисквания от закони, местни GAAP, МСФО и др., За да се поддържат правилните счетоводни книги, за да се гарантира прозрачността на бизнеса.
Недостатъци на деловодството
- Служебно дело - За големите организации воденето на записи е много досадна и постоянна работа. За тях става трудно да поддържат същото
- Ръчна и монотонна - Това е изключително ръчна работа. Необходима е същата работа, за да се извърши толкова пъти, колкото е извършена транзакцията. Това го прави изключително монотонна работа.
- Субективните потребности за проверка преди да бъдат анализирани - Различни счетоводни аспекти като амортизация, оценка на запасите и т.н. изискват предположения, които правят счетоводството силно субективно. Жизнеспособността на такива предположения трябва да бъде проверена преди да се анализират финансовите отчети
Ограничения
- Могат да се записват само парични транзакции - в бизнеса и двете: паричните и непаричните аспекти са от съществено значение. При воденето на записи обаче могат да бъдат обхванати само парични транзакции. Немонетарните добродетели като обучен персонал не могат да бъдат записани в счетоводните книги.
- Ефектите от промените в ценовото ниво не се вземат предвид - инфлацията е постоянно изискване, което трябва да се вземе предвид при записване на активите; в счетоводството обаче инфлацията не може да бъде взета предвид при записване на транзакциите.
- Счетоводство, основано на историята - Всички активи трябва да се отчитат като историческа цена. Това няма да помогне за идентифициране на настоящата стойност на актива на пазара.
Важни точки
Всички промени в метода на водене на записи могат да бъдат разрешени само ако:
- Трябва да се има предвид веществото над формата
- За по-добри изисквания за разкриване
- Необходимо от счетоводните стандарти
Заключение
Воденето на записи е изкуство за записване и оповестяване на финансови транзакции. Това изисква малко опит и тактики, които не само ще помогнат за поддържането на имиджа на организацията, но също така ще помогнат за получаване на финансиране и наддаване на търговете за бизнес. За да се докаже точността на транзакциите, воденето на записи дава голям тласък и помага за поддържането на имидж като етична бизнес организация на пазара.
