Групиране на редове в Excel
Организирането на големите данни чрез комбиниране на данните от подкатегориите е процесът и той се нарича „ Групиране на редове “ в Excel. Когато броят на елементите в реда не е важен, тогава можем да изберем групови редове, които не са важни, но да видим междинната сума само на тези редове. Когато редовете с данни са огромни при превъртане надолу и четенето на отчета може да доведе до погрешно разбиране, така че групирането на редове ни помага да скрием нежелания брой редове.
Броят на редовете също е дълъг, когато работният лист съдържа подробна информация или данни. Като четец на отчети на данните, те не искат да виждат дълги редове; вместо това те просто искат да видят подробния изглед, но в същото време, ако се нуждаят от друга подробна информация, те се нуждаят само от бутон за разширяване или свиване на изгледа според изискванията.
В тази статия ще ви покажем как да групирате редове в Excel с разгъване / свиване, за да увеличите максимално техниката за преглед на отчета.
Как да групирам редове в Excel с Expand / Collapse?
Например погледнете данните по-долу.
В горната таблица с данни имаме данни за продажбите и разходите, свързани с градове и щати, но когато погледнете първите два реда от данните, имаме щат „Калифорния“, а градът е „Лос Анджелис“, но продажбите се случиха в различни дати, така че като четец на отчети всички предпочитат да прочетат това, което е държавно и градско продажби в една колона, така че чрез групиране на редовете можем да създадем обобщен изглед от един ред.
Следвайте стъпките по-долу, за да групирате редове в Excel.
Стъпка 1: Първо създайте междинна сума като тази по-долу.
Стъпка 2: Сега изберете първите държавни редове (Калифорния Сити), с изключение на междинните суми.
Стъпка 3: Отидете в раздела ДАННИ и изберете опцията „Групиране“.
Стъпка 4: Кликнете върху падащия списък в Excel на „Group“ и изберете „Group“ отново.
Стъпка 5: Сега ще ви попита дали да групирате редове или колони. Тъй като групираме „ Редове “, изберете редове и кликнете върху „ОК“.
Стъпка 6: В момента, в който щракнете върху „Ok“, можете да видите съвместна линия от лявата страна.
Кликнете върху иконата “ МИНУС ” и вижте магията.
Сега можехме да видим само това, което е общото обобщение за град „Калифорния“, отново, ако искате да видите подробното обобщение на града, можете да кликнете върху иконата „PLUS“, за да разширите изгледа.
Сега отново изберете града „ Колорадо “ и кликнете върху опцията „ Групиране “.
Сега тя ще се групира за щата „ Колорадо “.
Групирайте с помощта на клавиш за бърз достъп
С прост пряк път в Excel можем много лесно да групираме избрани редове или колони. Клавишът за бърз достъп за бързо групиране на данните е SHIFT + alt = "" + Клавиш със стрелка надясно.
Първо изберете редовете, които трябва да бъдат групирани.
Сега натиснете клавишната комбинация SHIFT + alt = "" + Клавиш със стрелка надясно, за да групирате тези редове.
По-горе видяхме как да групираме данните и как да групираме редове с опция за разгъване и свиване, като използваме иконите PLUS & MINUS.
Единственият проблем с горния метод е, че трябва да направим това за всяко състояние поотделно, така че това отнема много време, когато има много състояния, които са там. Каква би била реакцията ви, ако кажа, че можете да се групирате само с едно щракване ???
Удивително, нали? Като използваме „ Автоматичен контур “, можем автоматично да групираме данните.
Пример # 1 - Използване на автоматичен контур
Първото нещо, което трябва да направим, е да създадем междинни редове.
Сега поставете курсор в диапазона от данни. Под падащото меню Group можем да видим още една опция, различна от „Group“, т.е. „ Auto Outline “.
В момента, в който щракнете върху тази опция „Auto Outline“, тя ще групира всички редове, които се намират над реда с междинната сума.
Колко готино е това ??? Много готино, нали ??
Пример # 2 - Използване на междинни суми
Ако групирането на редовете за отделния град е единственият проблем, тогава дори преди групирането на редове има друг проблем, т.е. добавяне на междинни редове.
Когато има стотици състояния, е трудна задача да създадете ред на междинна сума за всяко състояние поотделно, така че можем да използваме опцията „Междинна сума“, за да създадем бързо междинна сума за избраната колона.
Например, имахме данните, както по-долу, преди да създадем междинна сума.
Под раздела Данни имаме опция, наречена „ Междинна сума “, точно до опцията „ Групиране “.
Щракнете върху тази опция, като изберете някоя от клетките от диапазона от данни; ще се покаже отдолу опция първо нагоре.
Първо изберете колоната, която трябва да има междинна сума; в този пример се нуждаем от междинна сума за „ състояние “, така че изберете същото от падащия списък на „При всяка промяна в“.
След това трябва да изберем типа функция, тъй като добавяме всички стойности, за да изберем функцията “ Sum ” в Excel.
Сега изберете колоните, които трябва да се сумират. Нуждаем се от обобщението на колоните „ Продажби и разходи “, така че изберете същото. Кликнете върху „Ok“.
Ще имаме бързи междинни редове.
Забелязахте ли едно специално нещо от горното изображение ???
Той автоматично е групирал редове за нас !!!!
Неща, които трябва да запомните тук
- Клавишът за бърз достъп за групиране на редове е Shift + alt = "" + клавиш със стрелка надясно.
- Данните за междинните нужди трябва да бъдат сортирани.
- Автоматичен контур групира всички редове над реда с междинната сума.
