Пълна форма на поръчка за поръчка
Пълната форма на съкращението PO е Поръчка за покупка. Това е документ, изготвен и изпратен от отдела за покупки на купувача до продавача, в който се споменават описанието, количеството и цената, договорени взаимно за стоките или услугите, които са предназначени да бъдат доставени. Използва се от екипите за покупки или поръчки за извършване на поръчки с външни страни.
Характеристики на PO
Обикновено следните подробности съдържат поръчка за покупка.
- Количество, предвидено за закупуване
- Описание на продукта или услугата
- Конкретни търговски марки или код на продукта, ако е необходимо
- На единична цена
- Желани срокове за доставка
- Място на доставка за доставка
- Адрес на плащане
- Общи условия за плащане и доставка
Видове PO
Има четири вида поръчки за покупка, които обикновено се използват.
# 1 - Стандартна поръчка за покупка
Извършва се, когато всички основни условия за покупка са известни към момента на извършване на поръчката за покупка, като количество, цена, график за доставка и условия на плащане. Като такива те се използват, когато има сигурност по отношение на реда и свързаните с тях термини.
# 2 - Планирана поръчка за покупка
Издава се, когато повечето подробности по отношение на поръчката са известни към момента на изготвяне на поръчката за покупка, но не са известни точни условия и графици за доставка. По този начин, когато някой направи тази поръчка, се поема ангажимент за необходимото количество и цената да бъде платена, но се споменава само ориентировъчен график на доставка.
# 3 - Поръчка за одеяло
Такава поръчка за поръчка се прави, когато подробности по отношение на цената и количеството също не са известни. Посочени са само подробностите за артикула с условията за доставка. Максималното количество обаче ще бъде посочено в поръчката за поръчка и купувачът може да закупи в рамките на определения лимит. Също така може да се спомене прогнозният ценови диапазон.
# 4 - Поръчка за поръчка
В такава поръчка за поръчка продуктът или услугата също са неизвестни. Може да се споменат условията, които трябва да бъдат договорени с продавача.
Как работи PO?
Винаги, когато компанията има изискване да набави стоки или услуги, купувачът изпраща поръчка за поръчка на продавача. При получаване на ПО, продавачът дава потвърждение на купувача дали споменатата поръчка може да бъде изпълнена от него или не. В случай, че продавачът вярва, че не е възможно да завърши поръчката, същата ще бъде съобщена и поръчката за поръчка ще бъде анулирана. Ако се иска поръчката да бъде изпълнена, тогава ще бъдат взети мерки за същото. След завършване на поръчката, продавачът вдига фактура на купувача, като посочва съответния номер на поръчка, за да съответства на същия с действителната доставка. След вдигане на действителната фактура плащането трябва да се извърши съгласно договорените условия за плащане.
Примерен формат на PO
Примерен формат на поръчка за покупка е представен по-долу.
Разлика между поръчка за покупка и фактура
Поръчката за покупка се издава за извършване на поръчка за стоки или услуги. Същото се издава от купувача на продавача. Той включва подробности по отношение на поръчката и нейната доставка. PO представлява договора за продажба.
Фактурата се издава от продавача на купувача, след като доставката приключи, с искане от купувача за плащането на крайната сума. Фактурата се състои от цена и окончателната платима сума, свързани с плащането условия и кредитния период, разрешен на купувача. Фактурата се издава след завършване на доставката на стоки или услуги. За разлика от PO фактурата потвърждава договора за продажба.
Значение на PO
Поръчката за покупка е много полезен документ, който се използва за извършване на поръчка. Помага за ясното съобщаване на изискванията на продавача. Когато действителната доставка е направена, същата може да бъде проверена кръстосано с поръчката за покупка, за да се намери някакво отклонение между двете. Удобно е както за продавача, така и за купувача да съхраняват данните за поръчката, документирани чрез поръчката за покупка.
Предимства
- PO помага на купувача да направи поръчка за стоките и услугите, които възнамерява да достави, без да извърши плащането.
- Помага за проследяване на поръчките и избягва дублирането на поръчките.
- Това е важен документ, който е част от одиторската пътека.
- За продавача е полезно да получи информация за изискванията на купувача.
- Действителната доставка може да бъде проверена с поръчка за покупка и всяко несъответствие може да бъде поставено под съмнение.
- PO служи като правен документ, доказващ условията, договорени за закупуване на стоки или услуги.
Недостатъци
- Дори при по-малки поръчки се изисква да се направи поръчка за поръчка и изглежда ненужна документация за такива малки поръчки.
- Генерирането на поръчки за покупка е отнемащ време процес.
Заключение
Поръчките за покупка се използват почти от всеки бизнес като част от техния процес на доставка. Същото е полезно да имате ясна комуникация по отношение на реда, който е поставен.
