Какво представляват оригиналните книги?
Книги с оригинални записи, наричани също като първата книга, са местата, в които се записват всички записи в дневника и се съхраняват всички подкрепящи документи и подробности за транзакциите, което осигурява съществуването и точността на финансовата транзакция, публикувана преди същата прекодирани или прехвърлени в отделните книги.
Обяснение
Оригиналните записи означават първоначалното вписване в списанието на сделката, съхранявано заедно с подкрепящите документи и подробности относно сделката. Той съхранява записи на всички видове транзакции, като ваучери за разходи, фактури, касови операции, банкови транзакции и др. Когато всички подробности за транзакциите се записват в книгите на първоначалното вписване, тогава същата транзакция може да бъде допълнително осчетоводена в отделните книги регулиращи вида на транзакциите.
Пример за оригинални книги
Тъй като различните типове, може да има множество примери за едно и също. Някои от примерите могат да бъдат:
- Касови дневници : Книгите за първоначално вписване, в които се записват и поддържат всички видове плащания и разписки, извършени чрез средствата в брой. За периода на вписване на запис всяка транзакция, която включва движението в или извън парите от организацията, се записва в касовите дневници с всички подкрепящи или доказателства.
- Банкови списания: Подобно на списанията в брой, банковите списания също се поддържат за периода, който съдържа всички транзакции, включващи движението на суми от банковите сметки на организацията.
- Списания за продажби: Списанията за продажби са книгите, в които оригинални записи на всяка транзакция, пряко свързани с приходите от продажби на организацията.
- Списания за покупки: Списанията за покупки са книгите, в които оригиналните записи за транзакцията са свързани с покупки.
Видове оригинални книги
Като цяло той е от два вида, показани по следния начин:
# 1 - Специални списания
Специални списания са специалните книги за оригинално вписване, където се изготвят отделни списания за различен характер на транзакциите. След като всички транзакции бъдат осчетоводени в отделните книги, тези транзакции или, да речем, салда се прехвърлят в техните индивидуални и отделни книги. Примери за такива списания са -
- Списание за продажби: Използва се за записване на транзакцията за фактурите за продажби, когато стоките са продадени на кредит.
- Вестник за покупки: Използва се за записване на транзакциите на покупки за организацията, когато стоките са закупени от доставчиците на кредитна основа.
- Касов дневник или касова книга: Използва се за записване на плащането или разписката, извършена в брой.
- Дневник за връщане на продажби и покупка : Използва се за записване на данните за връщането на продажбите и връщаната покупка. И т.н.
# 2 - Общ вестник
Общи списания са списанията, които се използват за записване на транзакциите, които не са записани в някакъв специален дневник или по-лесни условия; би могло да се каже като книги за вписване на транзакциите, които не са квалифицирани за специални или конкретни книги за вписване.
Компоненти
Тъй като книгите с оригинални записи съхраняват транзакциите, както и подробностите за транзакциите, някои посочени компоненти са задължителни да бъдат споменати за публикуване на транзакция в книгите. Тези компоненти са както следва:
- Дата на транзакцията: Преди записване на транзакция в дневника е задължително да се посочи датата, на която същата транзакция се случва или се записва в счетоводните книги. В случай, че дневникът се поддържа с дата, препоръчително е транзакцията да се въведе в правилната функция за дата.
- Информация за съответната страна и транзакция: В случай, че транзакциите се записват в специалния дневник, транзакцията трябва да споменава страната, при която е била поставена кредитната транзакция, т.е. доставчика в случай на транзакция за покупка, но в случай че транзакцията е резервирана в в общия дневник сделката трябва да посочва подробности за съответните страни.
- Разказ: Разказът за сделката предоставя подробности за сделката, както и обяснява причината за сделката или естеството на сделката е кратка форма.
- Предоставете препратка към оригиналния документ: Той трябва да предоставя препратка към оригиналния документ, въз основа на който е счетоводна сделка, т.е. номер на фактура в случай на покупка и др
- Парични данни: Вписването трябва да споменава паричната сума, включена в транзакцията.
- Предоставете сметката на главната книга: Тя трябва да спомене съответната сметка на счетоводната книга, в която същата транзакция ще бъде осчетоводена след успешния пълен запис в оригиналните книги.
Предимства
- С воденето на записи в първоначалните книги дневните транзакции се записват в книгите и това намалява шансовете за пропускане на всяка транзакция.
- Тъй като книгите поддържат всички подробности за транзакцията, както и обобщение на транзакцията в описанията, всяка грешка в транзакцията може лесно да бъде идентифицирана по време на пощенските разходи в сметката на отделните книги.
- Транзакциите се записват в хронологичен ред, така че е относително по-лесно да се категоризират и прехвърлят в съответните книги.
Недостатъци
- Списанията са обемисти и имат много томове, които правят работата с данните много трудна.
- Не е лесно да се намери конкретна транзакция, освен ако лицето не знае датата на транзакцията.
- След резервирането на всички транзакции в отделната книга отнема много време.
Заключение
Books of Original Entry помага на организацията да записва транзакциите ежедневно с всички съпътстващи данни и подробности. Той помага да се поддържат транзакциите в предварителна поръчка и подреждането на същите в хронологичен ред прави полезно поддържането на данните и грешката или пропускането на транзакцията намалява. Винаги помага за проследяване на потока от данни от финансовите отчети към основните счетоводни книги.
