Какво представлява записите на заплатите?
Запис на заплатите може да се определи като списък на всички служители на тази компания, в който всяка информация, свързана с плащанията, извършени на служителите, които те имат право да получават, като заплати, заплати, бонуси, данъци и т.н., се записва така, че на всеки интервал може да има правилно проследяване на всяко плащане, което е било изплатено на тези служители от гледна точка на работодателя и ако възникне несъответствие, същото може лесно да бъде посочено от записите.
Обяснение
Записите за заплати представляват всичко и всичко, свързано с информацията за служителите на компанията. Той изобразява сумата, за която служителите получават възнаграждения през всеки период от време. Периодът от време се различава при различните компании. То може да бъде ежедневно, седмично, двуседмично, полумесечно, месечно или всеки период от време, който отговаря на периода на заплащане на компанията.
Каква информация е включена в записа на заплатите?
- Най-важната информация е брутното заплащане, което е основната сума в ръка, показана първо, преди да се направи някакво приспадане от нея. Брутното заплащане се изчислява чрез умножаване на почасовата ставка на заплащане по броя на отработените дни.
- Следващата информация ще бъде удръжки, които са два вида като задължителни отчисления и доброволни отчисления. Има няколко данъка като професионален данък, осигурителен принос от частта на служителя и т.н.
- Последното е нетното заплащане, което е крайната сума след извършване на всички приспадания, зачислени по сметката на служителя.
Как да получите вашия отчет за заплати?
Служителят винаги може да получи своята / нейната ведомост за заплати, като поиска от работодателя си или писмено / устно да му предостави данните за заплатите. Работодателят трябва да отговори на искането на персонала и той да му предостави подробности в рамките на определения срок от датата на получаване на искането. Въпреки това работодателят трябва да отговори на искането за запис на ведомост на служителя в рамките на 21 дни.
Колко дълго да съхранявате сертифицирани регистри на заплатите?
Сертифицираният регистър на заплатите трябва да се съхранява от работодателя най-малко три години съгласно Закона за справедливите трудови стандарти (FLSA) с друга документация като записи за продажби и покупки и др. Записите, в които се записва изчислението на заплатите, трябва да се съхраняват в продължение на две години , т.е. карти за време, таблици на процента на заплатите, работата, графиците и различни други записи за събиране и изваждане от заплатите.
Тези записи трябва да бъдат отворени за проверка от отговорника на отдела, който може да поиска от работодателя да направи необходимите промени. Тези записи трябва да се съхраняват в Централното бюро за документи / на мястото на работа.
Предимства
- Системата ни предоставя лесни изчисления, които правят целия механизъм на заплащане много ясен.
- Това улеснява точността, така че да може да бъде изплатена точната сума и няма да доведе до допълнителни несъответствия.
- Компютризираната система за заплати намалява шансовете за грешки и прави лесен поток от данни и информация, на които може да се вярва и да се използват повторно.
- Тази система има подходяща структура за удръжки и плащания, които автоматично се задават в записа, за да се използват за изчисляване на заплати / заплати.
- Това може да се третира като безопасна опция за архивиране и всяка информация, която се изисква със задна дата; тогава записите могат да бъдат полезни.
- Записването на системата за заплати възстановява вярата в служителите, че се поддържа подходяща организирана и документирана форма за техните доходи и каквото и да бъде приспадано, за това правилно доказателство ще бъде показано. В бъдеще, ако даден служител изисква отчет за заплати, компанията ще бъде в състояние да им предостави подходящо резервно копие, което да им бъде на разположение.
- Тази система е много рентабилен механизъм, чрез който всяка една стотинка, платена / удържана на служителя, може да бъде проследена. Системата връща на организацията по отношение на правилното поддържане на данните и предотвратяване на организацията от бъдещи караници.
- Тъй като системата е много рентабилна от предишната точка, тя до голяма степен спестява време, тъй като не допуска несъответствия и предотвратява дублиране на работата. За всеки фиксиран период от интервала, правилните данни позволяват на организацията да има безотказно бъдеще на работата.
- В случай на инспекция / одит / проверка на миналото, ако някой орган изисква някакви записи на персонала, това може да бъде доказателство за доказателство. Това не само ще бъде спасител за добре поддържана система, но също така ще промени и добрата воля на компанията.
- Това може да бъде основен инструмент за прогнозиране на компанията. Основната част от печалбата на една компания отива в изплащането на заплати и заплати на служителите. Ако разчетният бюджет може да бъде предвиден за бъдещ период от време, това може да бъде чудесен инструмент за прогнозиране на бъдещи разходи и бюджети за компанията.
- Организацията може добре да планира разходите си и след това да направи резервите / инвестициите по съответния начин.
Недостатъци
- Данните и информацията, които се съхраняват във ведомост, могат да бъдат изложени на риск за сигурност на данните, кражба или изтичане на данни. Чувствителната информация може да бъде отворена, ако не е добре защитена.
- Вторият недостатък може да бъде кибер измамата, която в наши дни е почти много разпространена. Съперничеството между компаниите може да бъде първоизточник на този проблем.
- Информационният достъп / контрол не може да бъде предоставен на всички. Само отговорникът на записа на заплатите трябва да е запознат с информацията. Човекът трябва да бъде достатъчно надежден, за да не изтече чувствителните данни на компанията.
- Последният, но не на последно място недостатък може да бъде свързаните разходи. Софтуерът, квалифицираният оператор и инфраструктурата, необходими за създаване на система за регистриране на заплати, са огромни и това може да бъде пречка за няколко организации да се срещнат.
