Какво представлява отчетът за разходите?
Отчетът за разходите се определя като вида отчет, който документира разходите, направени от бизнеса или от служителите на бизнеса и може да се поддържа на месечна база, на тримесечие или на годишна база.
Обяснение
- Всеки малък и среден бизнес поддържа отчет за разходите.
- Средно ниво на управление или ниво отдел подготвят такива доклади.
- Тя може да бъде разделена на по-малки отдели, за да се определи коя област или отдел на бизнеса струва повече на организацията.
- Компанията поддържа такива доклади с цел одит.
- Те представят този доклад на висшето ръководство на бизнеса. Висшето ръководство решава кой разход да възстанови на служителя и кой не.
- След това възстановените разходи се използват за признаване на облагаемата и счетоводната печалба.
Характеристика
- Отчетът за разходите се състои от разходна политика на работодателя за неговите служители. Той също така документира политиката за пътуване и забавление, според която разходите няма да бъдат възстановени на служителя от работодателя.
- Той се поддържа и изготвя от отдела за разход и заплати на организацията. Когато получат формуляр за възстановяване на разходи и иск за служител, те са тези, които ще проверят подробностите за направените разходи от служителя, споделени в приложимите разписки и доказателства и ще изготвят доклад на служителя.
Как да създам отчет за разходите?
Различните организации, опериращи в различни индустрии, имат различни методи и шаблони. Отделът за заплати и отчитане на разходите на всяка организация обаче трябва да следва следните стъпки, за да създаде и формулира -
- Отделът за заплати трябва да има одобрения за политиката на разходите от съответните отдели на организацията.
- Въз основа на приложимата политика, изпълнителният директор трябва да има достъп до системата за онлайн въвеждане на разходи или да извършва въвеждане на данни в консолидирания Excel.
- Изпълнителната власт трябва да въведе датата на извършване на разходите.
- Изпълнителният директор трябва да въведе сумата на разходите и да спомене приложимото име на доставчика.
- След преразглеждане на въведената информация, както е споменато в касовата бележка, изпълнителният директор трябва да представи доклада за одобрение на следващото ниво.
Пример за доклад за разходи
Нека вземем примера на ABC Inc. Служителят пътува до мястото, за да представи нов проект. На 23 януари 2019 г. служителят представи разходи за хранене от $ 200, хотел за 100 $ и разни. цена от $ 250. На 24 януари 2019 г. служителят отчита разходи за развлечения и филми от $ 130, заедно с разходи за хранене от $ 230 и хотел, за да остане за сметка от $ 500.
Помогнете на ръководителя на заплатите да подготви отчета за отчетените разходи на служителя.
Решение:
Подгответе отчета за разходите, както е показано по-долу: -
Резултатите ще бъдат следните: -
Доклад за колоните на разходите
Колоните обикновено се състоят от следните подробности: -
- Дата на направените разходи.
- Видът или естеството на разходите;
- Името на продавача, от който са взети услуги или са закупени артикули.
- Разходите са суми.
- Името на ръководителя на акаунта, където трябва да се спомене и таксува.
- Приспадане и корекции по предходни изявления, направени от служителите;
- Всеки тип акаунт трябва да е с междинна сума.
- Общата сума на общата сума, която трябва да бъде възстановена по искане на служителя.
Значение и употреба
Отчетите за разходите се поддържат, за да стимулират отчетността по отношение на разходните навици на организацията. Това са докладите, на които може да се направи справка в случай на финансови спорове и одиторски дейности. С подходяща поддръжка и отчетност на тези отчети периодично и редовно гарантира, че вашите служители изготвят бюджета с пълна отчетност, за да поддържат бизнеса финансово защитен и жизнеспособен.
Такива доклади карат служителите и работодателите да се отчитат пред бизнеса по отношение на своите навици за харчене. Някои разходи се ползват с приспадане на облагаемия доход съгласно законите за данък върху доходите и следователно, за да се ползват с такива намаления, големите корпорации трябва да представят консолидиран отчет в приходния отдел на страната. Той може да бъде представен като допълнителен документ, заедно с отчитане на общите приложими разходи в данъчните формуляри, докато подавате данъци в приходната служба.
Ползи
- Отчетът за разходите улеснява одитора да провери подробностите за разходите, както се твърди от бизнеса.
- Това им позволява да проверяват подробности за разходите с касовите бележки, налични и приложени от служителите.
- Укрепва вътрешния контрол.
- В него се посочва коя разходна позиция се възстановява и коя не се възстановява.
- На пазара се предлагат много ИТ софтуер, който позволява на бизнеса да подготвя, формулира и персонализира отчети.
Недостатъци
- Те са подходящи за голяма корпорация, а не за самостоятелни предприемачи и микропредприятия.
- Тези отчети може да не съвпадат с касовите бележки, приложени от служителите поради грешки при въвеждането на информация.
- С по-прости думи, отчетите винаги са склонни към невярно представяне и счетоводни измами.
- Това увеличава административните разходи за боравене с елементи и редовно актуализиране на разходните позиции в системата за отчитане.
- Много е трудно да се следи всяка разходна позиция по издадената разходна политика, ако размерът на организацията е много голям.
Заключение
Отчетите за разходите могат да се разглеждат като отчети, които подчертават вида на разходите, които могат да бъдат възстановени и вида на разходите, които не могат да бъдат възстановени. Възстановяването на разходите се извършва съгласно приложимото данъчно законодателство на страната и приложимата политика на разходите на работодателя. Може да бъде полезно за големи организации, които обикновено извършват огромни разходи всеки ден и помага за рационализирането на цялостния процес.
