Какво е система за непрекъснати инвентаризации в счетоводството?
Системата за непрекъснат запас в счетоводството означава поддържане на покупка и продажба на запаси в реално време с помощта на автоматизирана компютъризирана система и лесно изчислява себестойността на продадените стоки (COGS) за производствен концерн, което в крайна сметка елиминира необходимостта от поддържане на вековни периодични записи на инвентара чрез периодична физическа проверка на запасите.
Компоненти
- Bin Cards - Bin card записва състоянието на движението на стоки, съхранявани на пода за складиране на инвентара. Типичен бизнес с голямо складово помещение ще използва бин карта, за да регистрира текущо движение на запаса и остарялост на този инвентар.
- Книга на магазините - книга на магазина е ръчен или автоматизиран запис на съхранените в производствения етаж суровини и консумативи, който проследява текущото количество артикули в ръка.
- Непрекъснато извършване на инвентаризация - непрекъснато извършване на инвентаризация означава физически проверки на инвентара, които се извършват редовно от предприятието или външните / вътрешните одитори.
Пример за непрекъсната система за инвентаризация в счетоводството
| Покупки | Продажби |
| Това включва генерирането на MRN / GRN за закупуване на суровини и консумативи и процес на връщане на покупката. | Това включва продажбите на готовата продукция и процеса на връщане на продажбите. |
| Производство | Поръчка |
| Това включва производството на готова продукция и проверки за контрол на качеството при материални въпроси. | Това включва поръчване на суровината отново след продажбата на готова продукция и цикълът продължава и продължава. |
Система за постоянен инвентар срещу периодична система за инвентаризация
| Система за вечен инвентар | Периодична система за инвентаризация | |
| Проверките на складовите наличности се извършват редовно чрез автоматизиран софтуер за пунктове за продажба и движение на инвентара в реално време. | Проверките на инвентара се извършват по-рядко и обикновено се правят на месечни, тримесечни, полугодишни и годишни почивки. | |
| Предоставя точна и актуална информация относно наличностите в наличност и себестойността на продадените стоки и производствените разходи; | Не дава точна и актуална информация относно наличностите в наличност и себестойността на продадените стоки и производствените разходи; | |
| Предоставя навреме на ръководството и заинтересованите страни актуализирана статистика за движението на материалните запаси на компанията, така че бюджетите и прогнозите да се актуализират редовно. | Не предоставя своевременно актуализирани статистически данни за състоянието на движението на материалните запаси на компанията, тъй като записите се актуализират периодично или на месечна, тримесечна или полугодишна база, поради което бюджетите и прогнозите са не се актуализира редовно. |
Предимства
- По време на физическата проверка на складовете вътрешно или външно, няма нужда да се спира производството на стоки над производствения етаж.
- Запасът от стоки, себестойността на продадените стоки и производствените разходи са винаги достъпни.
- Помага за поддържане на икономическото количество на поръчката; няма нужда от допълнителни инвестиции / блокиране на оборотни средства.
- Той помага за своевременното откриване на кражби, загуби, грабежи и разхищение на стоки, така че ръководството да може да предприеме своевременни коригиращи действия.
- Тъй като количеството и количеството на всички видове запаси са лесно достъпни, изготвянето на финансови отчети не се забавя и записите от инвентара винаги са лесно достъпни както за външна, така и за вътрешна проверка.
- Този метод помага за осигуряването на правилен контрол над магазините и е пълният и надежден метод на системата за инвентаризация.
Недостатъци
Въпреки че проследяването на всички стоки може да бъде скъпо и тромаво, но на пазара има евтин и надежден софтуер, който да отговори на тези проблеми.
Заключение
Системата за непрекъснати инвентаризации предоставя на ръководството актуално състояние на движението на инвентара, положението и себестойността на продадените стоки и производствените разходи в реално време, което не е било възможно при периодична инвентарна система. Това обаче може да е скъпо и отнема много време. Също така, изчисляването на материалните запаси в система за непрекъснати инвентаризации понякога може да се отклонява от реалните нива на запасите поради незаписани транзакции и кражби, така че организацията трябва периодично да сравнява баланса на счетоводния баланс с действителния запас в налични количества и да коригира балансите на счетоводния баланс, ако е необходимо.
Независимо от всичко, непрекъснатата система за инвентаризация винаги се счита за предпочитан метод за изчисляване и поддръжка на инвентара, тъй като тя винаги предоставя точна и актуална информация за инвентара редовно и в реално време според нуждите на ръководството на организацията. Системата за непрекъснато складиране работи най-добре с автоматизирани и компютъризирани инструменти, които се актуализират в реално време от персонала на производствения етаж, използвайки скенери за баркод или от търговци / производствени служители, използващи терминали за продажба. Най-малко работещо е, когато промените / движенията в запаса се отчитат на ръчни инвентарни карти, тъй като има голям шанс записите да не бъдат направени правилно или своевременно и ефективно.
