Значение на одитната пътека
Одиторската пътека е систематичен запис за проследяване на източника на финансови данни и предоставя хронологични, документални доказателства за поредица от дейности и следователно се използва за проверка на точността на данните и проследяване на транзакциите.
Той отговаря на три основни въпроса -
- Какво беше събитието?
- Кой стартира / инициира събитието?
- Датата и часът на събитието?
Примери за одиторски пътеки
По-долу са някои от примерите.
Пример # 1
Каква би била одиторската следа за транзакция за покупка на кашон?
Решение -
Той ще се състои от разписка, съдържаща данни за пари в брой, платени в замяна на кашон, датата на транзакцията и мястото, откъдето е закупен.
Пример # 2
Една компания иска да купи лаптоп за служители. Какво всичко би било включено в одиторска пътека?
Решение -
Финансовият екип ще генерира поръчка за покупка, за да разреши покупка. Магазинът, от който е закупен лаптоп, ще даде сметката, съдържаща подробности за датата на продажба, сумата и описание на закупения артикул. Всички тези документи ще се състоят от одиторска пътека.
Предимства
Различните потребители го използват по различен начин, в зависимост от изискванията. По-долу са значителните предимства на тази пътека:
- Отчетност: Той определя отчетност по отношение на действията на потребителите. Той предотвратява въвеждането на неправилна информация или неоторизиран достъп до информация. Освен това всяко действие на потребителя се записва, което помага за проследяване на съответните промени / модификации в системата.
- Реконструкция на събития: Тя може да съживи цялата информация и да проследи основните подробности, свързани със събитие кой, кога и какво. Той помага при откриването на проблеми с източника и отстраняването им, за да се предотвратят бъдещи събития.
- Откриване на проникване: Помага при идентифициране на неоторизиран достъп. Много регламенти го правят задължително за запазване на поверителността на данните. Той обхваща защитата на интелектуалната собственост, финансовите записи, личната информация и т.н.
- Идентифициране на проблема: Чрез мониторинг в реално време дневниците за одит идентифицират проблеми, които показват оперативни проблеми, необичайни или подозрителни дейности или системни грешки.
- Предотвратяване на измами - Когато се поддържат правилни записи, е лесно да се открие несъответствие. Освен това, тъй като потребителите знаят, че транзакциите са записани и проследими, вероятно няма да се опитат да извършват такава дейност.
- Помага при одити - За повечето фирми одитът е задължителен. Когато следата се поддържа за всяка транзакция правилно, за одиторите става лесно да определят валидността. Това прави времето за одит и рентабилно. Той също така помага на одиторите да разчитат на вътрешния контрол на компанията и им помага да решат обхвата на одита.
- Идентифициране и коригиране на грешки - Осигурява изчерпателна и лесно достъпна информация, която може лесно да бъде разгледана, за да се открият грешки, ако има такива. Тъй като проследява всичко, грешката може да бъде коригирана наведнъж и спестява времето на множество хора, които поправят грешката много пъти.
- Спазване на регулаторните стандарти - За да се придържате към регулаторния стандарт, е от решаващо значение да се поддържа одиторска следа. Помага за разбирането на същността на сделките, когато и когато това се изисква за правни цели.
- Документи за заем - Кредиторите изискват доказателство за приходи и парични потоци, преди да отпуснат заеми на компания. Тази пътека води подробен отчет за транзакциите, които могат да помогнат при предоставянето на необходимите документи.
Ограничения
- Предизвикателство при поддържане на одиторска следа, включително местоположение, използвано за достъп и съхранение
- Регистрационните файлове с данни могат да бъдат тежки, което води до увеличаване на разходите за съхранение.
- Понякога е трудно да се постигне баланс между защитата на данните и оперативните резултати.
- Загубите на данни чрез неподходяща употреба могат да струват много с пряко увреждане на печалбите и репутацията или съдебни действия.
Заключение
- Информацията за одитната пътека трябва да се съхранява на сигурно място
- Трябва да има своевременно и редовно архивиране на тази пътека
- Трябва да се събира само полезна информация, за да се избегнат големи разходи за съхранение
- Ревизионните дневници трябва да се преглеждат на редовни интервали
- Потребителите на системата трябва да са наясно с одитните следи, за да гарантират наличието на следи
