Определение на счетоводния отдел
Счетоводният отдел се отнася до подразделението във фирма, която се грижи за изготвянето на финансови отчети, поддържане на главната книга, плащане на сметки, изготвяне на сметки на клиенти, ведомост за заплати и др. С други думи, те са отговорни за управлението на цялостния икономически фронт на бизнеса. Невъзможно е всеки бизнес, независимо дали малка фирма работи извън дома или голяма мултинационална компания, да функционира твърде дълго без какъвто и да е счетоводен отдел.
Функции на счетоводен отдел
- Да поддържа и записва всички бизнес транзакции точно и изчерпателно по систематичен начин, така че да може да бъде извлечен и прегледан по всяко време.
- Да се поддържа адекватен вътрешен контрол в рамките на организацията, за да се пазят нейните ценни ресурси.
- Да осигури основа за оценка на изпълнението и да създаде отчетност в цялата организация.
- За проследяване на разходите, направени от разходите на компанията, и съветване за промяна на съществуващите операции с цел намаляване на оперативните разходи.
- Да подкрепя висшето ръководство в процеса на вземане на решения чрез подходящо представяне на финансовите данни.
- Да се планира въз основа на предвиждането на бизнес нуждите и очакваната наличност на ресурси.
Роли и отговорности
- Една от основните отговорности е да се съберат правилно всички финансови данни и след това да се изготвят финансовите отчети / отчети. Тези отчети се използват при изготвянето на бюджети, прогнози и други доклади за вземане на решения. Освен това тези отчети се използват и за комуникация с кредитори, инвеститори и други заинтересовани страни.
- Поддържане на здравословни отношения с продавачите, като се гарантира, че те получават заплащане навреме. Те обаче трябва да търсят възможности за спестяване на пари, като се възползват от отстъпки / стимули поради навременни или авансови плащания. В същото време счетоводният отдел трябва също така да гарантира, че минималната сума пари излиза за всяко плащане, но без никакви такси за забава.
- Проследявайте вземания по сметки и непогасени фактури, както и съвети в случай, че се изискват действия по събиране. Счетоводният отдел трябва да гарантира, че клиентите плащат фактурите навреме и да поддържат сърдечни / приятелски отношения с тях.
- Той е единствено отговорен за функцията за заплата. Те трябва да гарантират, че всички служители получават заплащане своевременно и точно. Освен това департаментът трябва също така да се увери, че данъците на служителите се оценяват точно и плащанията се извършват своевременно на държавните и федералните власти.
- Те трябва да поддържат финансов контрол чрез изравняване и спазване на приложимите счетоводни стандарти, като например US GAAP. Всички тези практики се прилагат за предотвратяване на измами и кражби. Като финансов администратор, отделът трябва да осигури правилното поддържане на процедурите, без да се отпуска.
Структура на счетоводния отдел
Повечето компании имат повече от един служител в своя счетоводен отдел и следователно те трябва да създадат организационна структура, за да рационализират управлението си. Като цяло тя се състои от главен финансов директор (CFO), финансов контролер, мениджъри и счетоводители. Структурата е следната:
- Финансовият директор е на върха на отдела и се отчита директно пред собственика на бизнеса или главния оперативен директор (CEO).
- Финансовият контролер се отчита пред финансовия директор и има по-конкретни отговорности в отдела.
- Финансовият контролер обикновено има екип от мениджъри - мениджър на заплати, мениджър на сметки и мениджър на сметки.
- Всеки мениджър на отдел обикновено има екип от счетоводители.
Стойност на счетоводен отдел
Счетоводният отдел играе жизненоважна роля в управлението на бизнес, тъй като помага при проследяването както на приходите (пари в брой), така и на разходите (излизане на пари), като същевременно гарантира спазването на всички законови изисквания. Освен това предоставя количествена финансова информация на ръководството, кредиторите, инвеститорите и други заинтересовани страни, които я използват за вземане на информирани бизнес решения.
Ключови позиции на счетоводния отдел
По-долу са някои от ключовите позиции:
- Главен финансов директор (CFO): Финансовите директори обикновено са на върха на финансовия отдел на големи предприятия. Те са отговорни за надзора върху финансовото здраве на бизнеса и управлението на цялостния финансов отдел, което включва финансово планиране и отчитане, краткосрочна и дългосрочна бизнес стратегия, одит, управление на вътрешния риск и др. Те също така помагат на висшия мениджмънт да разбере финансовите последици на различни текущи дейности - в и извън организацията.
- Финансов контролер: Финансовите контролери работят заедно с CXO и отговарят за финансовото счетоводство, както и за изготвянето на отчети за управлението на проекти, бюджета и др. Основният им фокус обаче е върху управлението на незабавни финансови проблеми.
- Мениджър на касата: Мениджърите на касата помагат при формулирането и разработването на различни касови политики, които включват идентифициране на най-добрите инвестиционни възможности, оптимизирано използване на кредитни механизми, намаляване на разходите за финансиране и др.
- Счетоводен мениджър / главен счетоводител / счетоводен надзор : Тези мениджъри са отговорни за поддържането и отчитането на всички финансови транзакции. Те също така установяват и прилагат счетоводните принципи въз основа на одиторската политика и законовите изисквания.
- Счетоводител: Счетоводителите играят жизненоважна роля в счетоводния отдел, тъй като участват в измерването и тълкуването на цялата финансова информация.
