Какво е счетоводна система?
Счетоводната система е система, прилагана от компаниите за записване на финансова информация, включително доходи, разходи и други счетоводни транзакции и действа като важен инструмент, който наблюдава и проследява резултатите от работата на компанията и осигурява гладкото протичане на бизнеса.
Характеристика
По-долу са дадени характеристиките, които счетоводната система трябва да притежава.
# 1 - Надеждност
Предоставената информация трябва да бъде надеждна. Това е съществена характеристика. Ако данните, въведени в тази система, не са автентични, тогава резултатите също не са надеждни. Така че няма да е възможно да се направи правилната оценка на перспективите на компанията, ако тя не е надеждна.
# 2 - Лесен за разбиране
Той не трябва да включва сложни формули и трябва да е лесен за работа. Ако е сложен, тогава счетоводителят, който ще се справи с него, може да се обърка и да направи грешки. Трябва да е лесно да се разбере къде точно удря една транзакция и какъв ефект ще има транзакцията във финансовите отчети.
# 3 - Съпоставимост
Финансовите отчети, изготвени от една счетоводна система, трябва да бъдат подобни на тези, изготвени от други счетоводни системи, което води до „сравнение между ябълки и ябълки“. Методологиите за изчисляване трябва да бъдат в съответствие с отрасловите стандарти, така че масите да могат да разберат финансовите отчети.
# 4 - Най-новият софтуер
Тази система трябва да може да се развива автоматично с непрекъснато нарастващия финансов свят. Така че трябва да се използва най-новият софтуер, който се актуализира автоматично. В днешния свят всичко става автоматизирано, така че тази система трябва да може да се адаптира към това.
# 5 - Лесен за използване
Счетоводните системи трябва да бъдат лесни за използване; не трябва да е, че служителят трябва да премине през строго обучение, за да разбере системата. След като е лесно разбираем от всички, тогава само всеки може да внесе идеи за подобряване на степента. Графиките и извлеченията трябва да бъдат лесни за генериране.
Видове счетоводна система
Те са два вида -
# 1 - Единично влизане
Това е неформален начин за поддържане на отчет за финансови транзакции. Тук отделни акаунти не се отварят. Записват се само разходи и доходи, както и когато се случват. Така че не е възможно да се изготвят диаграми и други финансови отчети от системата за еднократно вписване. Single Entry се поддържа най-вече от малкия бизнес, тъй като те нямат опит да следват най-новите системи и не са приети от властите за данъчно отчитане.
# 2 - Двойно влизане
Double Entry е точен и се използва от всички големи организации по света. Тук транзакциите са групирани в отделни акаунти и всяка транзакция има два крака, които засягат различни акаунти. Така че е лесно да се намерят грешки, тъй като всяка транзакция има два крака, така че може да се случи другият крак да е правилен и одиторът да получи спусък от там.
Как работи?
Стъпка 1: Всеки път, когато се случи някаква транзакция, като продажби, покупка, разход или някакъв вид транзакция, тогава тази транзакция се записва чрез подходящи дневници. Така че това е първият запис, който правите в тази система.
Стъпка 2: Както всички счетоводни системи са компютъризирани сега, така че всеки път, когато публикувате дневник, се прави съответното вписване в правилната книга на сметката.
Стъпка 3: В края на периода той изчислява салдото на всяка книга и изготвя съответно финансови отчети като баланс, парични потоци и др.
Примери за счетоводна система
Всеки бизнес има различни видове системи, посветени на изпълнението на целта си.
Пример # 1 - Бизнес на дребно
Търговците на дребно се занимават с покупка и продажба на стоки. Така че тяхната счетоводна система трябва да се концентрира върху нивото на запасите и колко отстъпки получават или дават. Така че цялата система трябва да се основава на различни продукти и колко е дължимото или вземането. Това би трябвало да им помогне с коефициенти като брутен марж на печалбата, марж на нетна печалба и други мерки, които се изискват при тяхното функциониране.
Пример # 2 - Изпълнител
Най-важният фактор в строителството е материалната цена. Така че тази система трябва да бъде по-доразвита върху различните видове суровини. Системата трябва да може да хвърля различни съотношения, което показва движението на разходите.
Компоненти
Има четири компонента на счетоводната система. Компонентите са етапи, които помагат на транзакция от запис до окончателната доставка.
# 1 - Устройства за въвеждане
Това са инструменти, които помагат при записването на транзакцията в тази система. Основните устройства за въвеждане са клавиатури, записващи устройства за гласови асистенти, баркодове, скенери и т.н. Така че с помощта на устройствата, споменати по-горе, ние въвеждаме една транзакция в системата.
# 2 - Процесор
След като вмъкне информацията, системата взима данните и ги насочва към правилната книга, дневник или други диаграми, ако е необходимо. Тази дейност се нарича обработка на информация.
# 3 - Съхранение
След като данните бъдат насочени към определена книга, тази система трябва да съхранява данните там. Така че системата ще изисква помощта на съоръжения за съхранение, за да изпълни тази задача.
# 4 - Изход
След като информацията се сортира и се изготвят окончателни отчети, тази система ще изисква устройства, които ще помогнат при извеждането на информацията. Така че този процес се провежда с помощта на монитор, принтер, проектор или други устройства.
Ползи
- Систематичното водене на отчет на финансовите транзакции помага при изготвянето на диаграми и други резултати, полезни за вземане на икономически решения.
- Помага за идентифициране на счетоводни измами и пропуски.
- Изготвените финансови отчети помагат за данъчни цели и друга одиторска цел.
Заключение
Счетоводната система помага да се записват финансови транзакции систематично. Това е необходимо за изготвянето на финансови отчети, което се използва от властите за данъчни цели и инвеститорите за вземане на информирани решения. Съотношенията и диаграмите се изчисляват лесно с помощта на подходяща система.
