Определение на управленския одит
Управленският одит означава „одит на управлението“, при който се използват различни инструменти за оценка на ефективността и напредъка на ръководството към процеса на най-добро вземане на решения. Тук акцентът е върху „Качеството на вземане на решения“ на ръководството, вместо да се фокусира върху оперативните аспекти.
Цели на управленския одит
# 1 - Установяване на правилни стратегии
Екипът трябва да осигури способността на ръководството дали има подходящи стратегии за получаване на необходимата информация за по-добро вземане на решения, отново екипът също така гарантира дали събраните данни са достатъчни за постигане на целите на организацията без главоболия. Обикновено стратегиите са ключът за постигане на целите на всякакъв вид заведение.
# 2 - Прилагане на необходимия вътрешен контрол
Одиторският екип трябва да провери ефективността на вътрешния контрол на организацията за преодоляване на недостатъците на управлението. Ако внедрените вътрешни контроли не са достатъчно ефективни, това ще доведе до ненужни проблеми в процеса.
Пример: В политиката за възстановяване на разходи на дадена компания първо счетоводител проверява документите и след това старшият счетоводител ще прегледа същите документи. И накрая, касиерът плаща парите, което осигурява тройна проверка на транзакцията. Тук вътрешният контрол е толкова силен, че избягва всякакви манипулации с пари в брой.
# 3 - Генериране на доклади навреме
- Одитният екип на ръководството трябва да потвърди дали ръководството е поставило подходящ контрол за генериране и предоставяне на отчетите навреме.
- Генерирането на отчети ще бъде призовано като основен инструмент за идентифициране на грешки. Понякога той ще действа и като подател на сигнал, за да контролира по-големите грешки по време на процеса.
- Като цяло докладите от одита трябва редовно да подобряват ефективността на управлението за подобряване.
План и изпълнение на управленския одит
Следват стъпките за планиране и изпълнение -
# 1 - Назначаване на подходящ персонал
В процеса на одита трябва да бъде назначено подходящо лице за изпълнение на плана в рамките на управленски одит. Правилно в смисъл, че той трябва да бъде професионално квалифициран, знаещ и опитен, за да изпълнява одиторския план без неясноти.
# 2 - Изготвяне на одитна програма
- Събиране на необходимите документи
- Оценка на политики и процедури
- Мониторинг на стратегията
- Проверка на книги и други подкрепящи документи
- Проучете с налична информация
- Запитвания със служители / екип
- Спазване на вътрешния контрол
- Тестова проверка на транзакциите и резултатите от тях
- Оценка и преглед на научния метод (ако е необходимо)
- Подготовка на отчетите с решения
# 3 - Програма за обучение
Преди извършването на одита на екипа трябва да се осигури подходящо обучение.
Пример: Управленският одит на строителните индустрии изисква специфичен тип умения и техники за оценка, които трябва да бъдат предоставени преди изпълнението.
# 4 - Загриженост за времето
Всеки план на одиторската програма трябва да се изпълнява на подходящ график, за да се получат точните резултати от нея.
Пример: Наблюдението на производствения процес може да доведе до идентифициране на нормални и необичайни загуби, които трябва да бъдат изпълнени по време на процеса.
# 5 - Честоти на одита
Често трябва да се провежда одит, за да се отстранят грешките, възникващи по време на процеса на вземане на решение.
Честотите могат да се определят въз основа на естеството на бизнеса, а също така да се вземат предвид с продължителността на разбиране на бизнеса и неговите транзакции
# 6 - Доклади с решения
- Обикновено одиторският доклад се състои от грешки, които прекъсват ръководството да вземе правилното решение.
- Екипът трябва да предостави своите констатации заедно с необходимите решения за преодоляване на проблемите.
- Всеки доклад трябва да предоставя подробен анализ на неговите последици в бъдеще.
Пример
M / s ICI услугите за информационни технологии се сблъскват с много проблеми при завършването на проектите си навреме и са понесли огромни загуби поради забавянето на управленските решения и свързания с тях процес. Те наскоро назначиха одитор, който да извърши одита на управлението и процеса на вземане на решения.
Въз основа на одита, следните са констатациите:
- Няма правилен вътрешен контрол в ръководството за финализиране на проектите навреме;
- Няма подходяща комуникация с клиенти за финализиране на проектите навреме;
- Няма координация между ръководството и екипите за изпълнение на проекти.
- Няма подходящ софтуер за генериране на отчети за вътрешен контрол;
Горните констатации трябва да бъдат изчистени, за да получите добра обратна връзка в бъдеще.
Предимства
- Правилна подготовка и формиране на стратегия за постигане на целите.
- Правилно поставяне на вътрешен контрол за ефективно вземане на решения;
- Импровизация на процеса на вземане на управленски решения;
- Да се преодолеят недостатъците на управлението.
- Разполагане на подходящи човешки ресурси.
- Поправяне на грешки с най-малко разходи или по-малко щети;
- Избягвайте необичайно разхищение на ресурси като мъже, материали, пари и машини.
- Навременни резултати без забавяне.
Трудности при провеждането на управленски одит
- Липса на инвестиции и технологии - Като цяло, предложенията могат да включват големи инвестиции на 4M ресурси като хора, машини, материали или пари, което ще бъде проблем за по-голямата част от организацията. Понякога класическият процес може да изисква промяна с технологична актуализация. И все пак ръководството или персоналът на организацията може да имат проблеми с подлагането на новите или необходимите актуализации.
- Липса на поддръжка от страна на ръководството за промяната - ръководството на организацията може да има проблеми при преминаването от своя класически процес към най-новия по много причини.
- Поведението на персонала понякога е проблем при изпълнението на плана за одит, тъй като те могат да се противопоставят на предоставянето на действителната информация за одита по време на дискусии, интервюта или запитвания. Те обикновено смятат, че грешките им ще излязат по време на одитния процес, ако предоставят всички необходими подробности за одита.
- Справяне с висшето ръководство - Това също е проблем в определени ситуации, когато висшето ръководство ще бъде против процеса на одит.
Заключение
Констатациите и препоръките от одиторския доклад трябва да дадат по-добри резултати за организацията, по същия начин констатациите също да бъдат докладвани с по-добри условия, което трябва да избягва допълнителни конфликти от страна на ръководството. Препоръките от констатациите могат да бъдат изпълнени с взаимно разбиране между одиторския екип и висшето ръководство за успеха на предприятието.
В крайна сметка успехът на одита ще се основава на подхода на участие и приятелски подход, вместо да се фокусира само върху тормоза на персонала или ръководството за техните грешки.
