Групиране на данни в Excel
Колкото повече данни имате, толкова повече объркване ще създаде в окончателния обобщен лист. Например, ако показвате месечни отчети за продажбите от различни категории и ако категориите са твърде много, тогава не можем да видим пълния изглед на резюмето в един прозорец. Когато резюмето надхвърля повече от една рамка на прозореца, тогава трябва да превъртите надолу или да преминете, за да видите номерата на другия месец, така че в такива случаи е добре да групирате данните. В тази статия ще ви покажем начините за групиране на данни в Excel.
Твърде голяма част от договорените покупки от подкатегория може да са огромни за гледане и много сложни за четене; това увеличава шансовете за неправилно четене. Хубавото е, че Excel е гъвкав и можем да организираме данните в групата, за да създадем точно обобщение, като добавим знаци PLUS или MINUS.
Как да групирам данни в Excel?
Пример # 1
По-долу е обобщението на месечното обобщение на продажбите за различни категории на бизнеса.
Както можете да видите по-горе, можем да видим само двумесечно обобщение в изгледа на една страница. За да видим резюмето за други месеци, трябва да превъртим вдясно от листа, за да видим останалите месеци, за да видим резюмето, но чрез групиране на данните можем да видим в изглед на една страница, като този по-долу.
Добре, нека ви покажа как да групирате разпадането на подкатегорията за първия месец.
- Стъпка 1: Изберете колони, които трябва да групираме; в този пример трябва да групираме колони за разделяне на подкатегории и да видим единствения месечен сбор, така че трябва да изберете само колони за подкатегории.
- Стъпка 2: След като изберете колоните в групата, отидете в раздела Данни; под категорията на контурите в раздела „Данни“ имаме опция „Групиране“.
- Стъпка 3: Кликнете върху падащия списък в Excel на „Group“ и отново изберете „Group“.
Веднага след като изберете опцията „Групиране“, можем да видим, че избраните колони са групирани заедно.
Щракнете върху иконата „Минус“, за да видите общо само за месец „Ян“.
- Стъпка 4: По същия начин изберете колоните за февруари за втория месец и групирайте данните.
- Стъпка 5: Един съвет тук е, че не е необходимо да кликвате върху опцията „Групиране“ всеки път от раздела ДАННИ; по-скоро, след като групирането за първия месец приключи, изберете колоната за втория месец и натиснете клавиша F4, за да повторите още веднъж предишната задача.
Подобно на това повторение, стъпките за всеки месец за групиране на данните.
Така че, когато искаме да видим разпадането на подкатегорията за конкретния месец, просто трябва да кликнете върху символа на иконата PLUS, за да разширите изгледа на групираните колони.
Например, ако искам да видя стойности за разбиване на подкатегория месец „Mar“, тогава трябва да щракнем върху символа на иконата „PLUS“.
За да групирате колоните, кликнете върху знака минус.
Пример # 2 - Клавиш за бърз достъп за групиране на данните
Пряк път е начин за увеличаване на производителността в Excel, така че групирането на данните да има клавиш за бърз достъп.
Клавишът за бърз достъп до избраните данни от групата е ALT + SHIFT + стрелка надясно.
- Стъпка 1: Първо изберете колоните, които ще бъдат групирани.
- Стъпка 2: Сега натиснете клавишната комбинация ALT + SHIFT + стрелка надясно.
Пример # 3 - Преглед на бързо сгънати (разгънати) и групирани данни
Както направихме по-горе, можем да групираме данните, за да видим резюме на една страница или резюме на един прозорец в Excel. Когато групираме данните в горния ляв ъгъл на работния лист, можем да видим бутони за ниво.
Ако кликнете върху бутона от първо ниво, т.е. „1“, можем да видим „Групирани“ данни; когато щракнем върху бутона за ниво „2“, можем да видим разширени данни.
Неща за запомняне
- Групирането е начинът да се покажат само основните данни.
- Докато групираме данните на Excel, трябва да изберем всички колони с данни, които трябва да групираме, и да оставим колоната, която трябва да се види.
- Клавишът за бърз достъп за групиране на избраните колони с данни е ALT + SHIFT + стрелка надясно.
