Какво е сортиране в Excel?
СОРТИРАНЕ в Excel означава подреждане на данните в определен ред. Понякога трябва да подредим имената по азбучен ред, да сортираме числата от най-малките до най-големите, най-големите до най-малките, датите от най-старите до най-новите, най-новите до най-старите и т.н. В Excel имаме вграден инструмент, наречен SORT option. Тази опция за сортиране може да ни помогне да сортираме данните въз основа на условието, което даваме.
В Excel опцията СОРТИРАНЕ се намира в раздела Данни.
- За да организирате данните, опцията SORT играе ключова роля в тях. Ако месечните данни за продажбите не са в ред от януари до декември, това може да не е подходящ начин за организиране на структурата на данните.
- Опцията Excel SORT ще ни помогне да решим всички видове данни, за да улесним живота. В тази статия ще демонстрирам използванията на опцията СОРТИРАНЕ в Excel и ще спестя много време.
Как да сортирам данни в Excel?
Пример # 1 - Сортиране на данни на едно ниво
Това ще сортира данните въз основа на само една колона, нищо друго.
Сега вижте данните по-долу. Имам продажби на различни продукти по сегменти и държави.
Имам данни до 700 -ия ред. Изтеглете файла на Excel, за да последвате заедно с мен.
Сега искам да ги сортирам въз основа на колоната Държава от А до Я.
- Стъпка 1: Изберете данните, които искаме да сортираме. Можете да използвате клавиш за бърз достъп, за да изберете всички данни, изберете първия ред и след това щракнете върху Ctrl + Shift + стрелка надолу.
- Стъпка 2: Отидете на раздела Данни> Сортиране. Клавишът за бърз достъп за отваряне на опцията за сортиране е ALT + D + S.
- Стъпка 3: Сега се уверете, че квадратчето „ Моите данни имат заглавки“ е маркирано. Ако това поле е маркирало означава, избраните данни имат заглавки в противен случай ;, заглавката ви ще се третира само като данни.
- Стъпка 4: Щракнете върху Сортиране по падащ списък и изберете думата Държава.
- Стъпка 5: Кликнете върху Сортиране по. Тук можем да сортираме въз основа на стойности, цвят на клетката, цвят на шрифта и икона на клетка.
- Стъпка 6: Накрая изберете Поръчката. Тук можете да сортирате от A до Z, от Z до A и персонализиран списък.
- Стъпка 7: Окончателното СОРТИРАНЕ на диалоговия прозорец трябва да изглежда така.
- Стъпка 8: Щракнете върху OK, ще сортирате данните по държава по азбучен ред от A до Z.
Пример # 2 - Сортиране на данни на няколко нива
В предишния пример научихме сортиране на едно ниво. В този пример ще ви обясня процеса на сортиране на няколко нива.
Преди това сортирах данните по държави. Да предположим, че искам да сортирам данните по сегменти, по продукти и единици, продавани от най-големите до най-малките. Това изисква сортиране на много нива.
- Стъпка 1: Изберете данните. (Използвам същите данни от предишния пример)
- Стъпка 2: Натиснете alt = "" + D + S (клавиш за бърз достъп, за да отворите полето СОРТИРАНЕ)
- Стъпка 3: Първо изберете Заглавие на сегмента.
- Стъпка 4: Сега кликнете върху Добавяне на ниво, за да вмъкнете още един слой.
- Стъпка 5: От втория слой изберете продукта.
- Стъпка 6: Сега кликнете върху Добавяне на ниво, за да добавите третия слой.
- Стъпка 7: От третия слой изберете заглавката Units Sold.
- Стъпка 8: По подразбиране поръчката ще бъде от най- малката до най-голямата. Под Поръчка кликнете върху падащия списък и изберете Най-голямо до най-малко.
- Стъпка 9: И двата слоя ще бъдат сортирани по азбучен ред и Продадените единици ще бъдат сортирани от най-голямата до най-ниската стойност.
Първо, той ще сортира данните въз основа на колоната Сегментиране . Те ще сортират по Продукт и накрая по Продадени единици (най-големи до най-малки).
Пример # 3 - Сортиране на данни за дати
Имам таблица за продажби по държави на различни дати. Искам първо да сортирам данните по държави и след това по дата (от най-старата до най-новата)
- Стъпка 1: Изберете първо данните.
- Стъпка 2: Отворете опция за сортиране. (ALT + D + S)
- Стъпка 3: В първия падащ списък изберете заглавка за страната.
- Стъпка 4: Щракнете върху Добавяне на ниво, за да вмъкнете още един слой.
- Стъпка 5: От втория слой изберете заглавката Date.
- Стъпка 6: по подразбиране поръчките са избрани от „Най-стари до най-нови“. Нашата цел е да сортираме от най-старите към най-новите.
Щракнете върху OK, за да сортирате.
Неща за запомняне
- Трябва да изберем цялото за сортиране. В противен случай оставените колони ще бъдат такива, каквито са.
- Уверете се, че моите данни имат проверка на заглавката, която е избрана за сортиране на данните.
- Можем да сортираме цветните клетки, цветния шрифт и т.н. …
- Ние сортираме данните, като прилагаме филтъра и в Excel.
- Можем да сортираме от A до Z, Z до A в случай на азбука.
- Можем да сортираме от Най-голямо до Най-малко, Най-малко до Най-голямо в случай на числа.
- В случай на дати можем да сортираме от най-старите до най-новите, най-новите до най-старите.
