Какви са правилата за записите в списанията?
Journal е книгата на първоначалното вписване, в която всяка бизнес транзакция се записва за първи път и по хронологичен начин и има правила за дебит и кредит, които се прилагат за такъв запис. Такива правила варират в зависимост от естеството на сметките, които трябва да бъдат взети предвид при транзакцията.
Най-популярната класификация е Лична, Реална и Номинална сметка и правилата за тях са както следва:
# 1 - Личен акаунт
Личната сметка е тази на човек, компания, организация като банка и т.н.
- Дебитирайте получателя, кредитирайте дарителя
- Сметки, които попадат в тази категория, са: Длъжници, кредитори и т.н.
# 2 - Реална сметка
Реалната сметка е сметка на материални и нематериални елементи като инвентар, пари в брой, банкова сметка, машини и машини и т.н.
- Дебит това, което влиза, кредит това, което излиза
- Сметки, които попадат в тази категория, са: Парични средства, банково салдо, наличност на стоки, Покупка, Продажби, Заводи и машини и т.н.
# 3 - Номинална сметка
Тази сметка е сметка на печалби, загуби, доходи и печалби.
- Дебитирайте всички загуби и разходи, кредитирайте всички приходи и печалби.
- Сметки, които попадат в тази категория, са Печалба, Лихва, Дивидент, Амортизация.
Пример за правила за записи в дневника
Сега нека вземем няколко примерни транзакции, за да разберем тези правила в бизнес контекста:
На 1 -ви април 2020 г., Рон и дъщери. стартира бизнес с пари в размер на 2000 долара, които получи от собственика г-н Рон
- Тази транзакция се занимава с два акаунта, акаунта на Рон и кеш акаунта
- Акаунтът на Рон е личен акаунт. Рон е дарителят в тази транзакция, така че сметката му трябва да бъде кредитирана. Сметката на собственика се нарича Капиталова сметка
- Паричните средства са реална сметка и те влизат, така че трябва да бъдат дебитирани.
На 2 -ри април 2020 г., Рон Inc. купил стоки с пари в брой за $ 200
- Тази транзакция се занимава с два акаунта; Покупна сметка за закупени стоки и Касова сметка
- Сметката за покупка е реална сметка. Стоките влизат, така че сметката трябва да бъде дебитирана.
- Паричните средства са реална сметка и излизат, така че трябва да бъдат кредитирани.
На 3 -ти април 2020 г., Рон Inc. Продадени стоки за пари в брой за $ 300
- Тази транзакция се занимава с два акаунта; Сметка за продажби за продадени стоки и Касова сметка
- Сметката за продажби е реална сметка. Стоките излизат, така че сметката трябва да бъде кредитирана.
- Паричните средства са реална сметка и те влизат, така че трябва да бъдат дебитирани.
На 4 RTH април 2020 Рон Inc. депозира пари в банковата си сметка $ 500
- Тази транзакция се занимава с две сметки, банкова сметка и сметка в брой.
- Банковата сметка е реална сметка и тя влиза, така че сметката трябва да бъде дебитирана.
- Паричните средства са реална сметка и излизат, така че трябва да бъдат кредитирани.
На 31 -ви април 2020 г., Рон Inc. плаща заплата на служителите $ 50 в брой.
- Тази транзакция се занимава с две сметки, сметка за заплата и сметка в брой.
- Сметката за заплата е номинална сметка и е разход, така че сметката трябва да бъде дебитирана.
- Паричните средства са реална сметка и излизат, така че трябва да бъдат кредитирани.
Правило от Класификацията на активите / пасивите
Нека разгледаме правилото от класификацията на активите - отговорност
- Активите се дебитират, когато се увеличават, и кредитират, когато намаляват
- Задълженията се кредитират, когато се увеличават, а дебитират, когато намаляват
Нека разгледаме всички по-горе транзакции на Ron & Daughters от тази класификация;
1 -ви април
- Фирмата дължи на Рон парите, които е инвестирал във фирмата, и следователно това е пасив от гледна точка на фирмата. С увеличаване на отговорността сметката на Рон се кредитира
- Паричните средства са актив и се увеличават, така че трябва да бъдат дебитирани.
2- ри април
- Стоките са активи и те се увеличават, така че сметката трябва да бъде дебитирана
- Паричните средства са актив и намаляват, така че трябва да бъдат кредитирани.
3 -ти април
- Стоките са активи и те намаляват, така че сметката трябва да бъде кредитирана
- Паричните средства са актив и се увеличават, така че трябва да бъдат дебитирани.
4- ти април
- Банковата сметка е актив и тя се увеличава, така че трябва да бъде дебитирана.
- Паричните средства са актив и намаляват, така че трябва да бъдат кредитирани.
31 -ви април
- Неплатената заплата е задължение и това намалява, така че сметката трябва да бъде дебитирана
- Паричните средства са актив и намаляват, така че трябва да бъдат кредитирани.
Трябва да отбележим няколко точки:
- И двата метода водят до едни и същи записи
- Всеки запис включва най-малко два акаунта, което се дебитира, също се кредитира. Известна е като двойна счетоводна система
Сега нека запишем горните транзакции в вестник:
Забележка
Трябва да отбележим няколко точки:
- Сметките, които се дебитират, имат „dr.“ написани срещу тях
- В някои страни думата „До“ се избягва в кредитната част на записа
- Ф. означава Ledger Folio. Това е колоната, в която записваме номера на страницата на дневника, където е публикуван този запис
- Всяка транзакция има разказ, който описва какво се случва в тази транзакция. В някои държави думата „битие“ не се използва, докато в други страни е задължителна. Това са малки разлики, но общият счетоводен процес остава същият.
- Вестникът се изготвя за период, като например месец, и сумите се пренасят към следващия период.
- Общата дебитна и кредитна колона винаги трябва да съвпада; в противен случай има грешка в записа.
- Понякога има грешка при записването, дори когато сумите съвпадат, като пропускане на въвеждане, така че това не е надеждна проверка, но все пак е проверка.
- Печалбата и загубата се изчисляват по време на създаването на счетоводна книга и изготвянето на отчета за доходите. Има записи в дневника също за същото; за простота обаче те не са споменати тук.
Заключение
Така че, за да обобщим, има два метода за класификация, въз основа на които се записват записи в дневника. Всеки метод има свои собствени правила, но получените записи остават същите. И двата метода се основават на „системата за двойно вписване“, която е гръбнакът на счетоводството и предполага, че всяка транзакция включва записване в поне две сметки, като едната се дебитира, а другата се кредитира.
Журналът е първата счетоводна книга, в която транзакциите се записват в процеса на счетоводство и това е най-критичната стъпка. Всички грешки тук могат да доведат до грешки във всички бъдещи стъпки.
