Какво е трипосочно съвпадение?
Трипосочното съвпадение е концепцията, чрез която неразрешените транзакции за покупка могат да бъдат проследявани чрез кръстосана проверка по три начина, а именно получаване на потвърждение на поръчката (поръчка за покупка), получаване на поръчката и валидност на фактурата, генерирана чрез информация от различни отдели, така че да се премахнат неразрешените транзакции и да се подобри вътрешният контрол.
Обяснение
Големите организации закупуват инвентара по стандартната оперативна процедура в съответствие с политиките на организацията. Следователно двойният контрол е необходим за ограничаване на неразрешени транзакции. Това е контролната мярка за разрешаване на валидни транзакции. При трипосочна процедура предимно покупките се контролират чрез кръстосана проверка. Ако има грешка на която и да е стъпка, тогава сумата не може да бъде взета срещу фактурата, докато грешката не бъде разрешена чрез получаване на потвърждение или чрез ревизирана фактура от доставчика. Това е и един от методите за управление на риска, тъй като рискът от плащане на неупълномощени лица или срещу фалшивите сметки трябва да се контролира. Понякога това се превръща в продължителна процедура, но е най-ефективният начин за управление на риска.
Процес на трипосочно съвпадение
- Стандартната оперативна процедура за покупка включва поръчка, когато запасите достигнат ниво на пренареждане, получаване на офертата, обработка на котировки до отдела за покупки и след което отделът за покупки ще реши, от кой доставчик да се направи покупка въз основа на цена, качество и репутация на доставчика и след това издаване на поръчката за покупка.
- Въз основа на поръчката за покупка, покупките трябва да бъдат направени. След получаване на поръчката за доставка поръчката за получаване трябва да бъде издадена от отдела за управление на запасите, а след това фактурата да бъде изпратена от отдела за покупки до счетоводния отдел за счетоводно отчитане на същата.
- След това, накрая, фактурата се дава за упълномощаване и след това на касата или касата за плащане на доставчика.
Тук, преди да разреши плащането, лицето, участващо в плащането, ще използва трипосочния процес на съвпадение.
Процесът на трипосочно съвпадение включва:
# 1 - Проверка на поръчка за покупка
Поръчката за покупка трябва да бъде проверена от отдела за покупки, за да се проверят името на доставчика, датата, количеството, адресът, информацията за плащане и сумата.
# 2 - Проверка на получаването на поръчка
След проверка на поръчката за покупка, касовият отдел ще провери от отдела за инвентаризация за получаването на поръчката, така че да съответства на количеството на стоките според фактурата и полученото от отдела за инвентаризация.
# 3 - Проверка от счетоводния отдел
След проверка от отдела за инвентаризация, записът трябва да бъде проверен в сметките, за да се провери количеството и количеството, записано в книгите.
Ако дадена фактура съответства на всичките три стъпки за проверка, тогава трябва да бъде упълномощено само плащането и сметката се инкасира.
Пример за трипосочно съвпадение
Отделът за покупки на A Ltd. издава поръчка за закупуване на акции от ABC & Co., Мексико от 3000 броя, а цената за брой е $ 100. Поръчката е направена. Получаването на поръчката е направено, но поради голямо количество складодържателят не е извършил кръстосана проверка по време на получаване на поръчката. След проверка обаче беше установено, че са получени само 2850 броя, а фактурата се дава на счетоводния отдел за счетоводството и счетоводния отдел, след което я дава за инкасиране в касовия отдел. Определете процедурата за трипосочна проверка?
Решение:
Преди да разреши сметката за плащане, лицето трябва да използва следната процедура:
1 - Проверка от Отдела за закупуване:
Поръчката за покупка трябва да се провери дали поръчката е направена според поръчката за покупка или не. В настоящия случай, първата стъпка от трипосочното съвпадение е съчетана, т.е. поръчката се поставя според поръчката за покупка.
2 - Проверка от Отдела за инвентаризация:
Упълномощеното лице ще събере цифрите от отдела за инвентаризация. В този случай се получават само 2850 инвентара, така че сметката не може да бъде упълномощена за плащане. Упълномощеното лице ще инструктира отдела за инвентаризация да коригира сметката от доставчика.
След това отделът за инвентаризация ще се свърже с упълномощеното лице на ABC & Co. за издаване на ревизираната сметка. След получаване на ревизираната сметка, същата трябва да бъде предоставена в счетоводния отдел за извършване на корекции.
3 - Проверка от счетоводния отдел или счетоводни записи:
След потвърждаването на ревизираната сметка от доставчика, упълномощеното лице трябва да я провери със счетоводни записи и накрая, след всички стъпки и промени, упълномощеното лице ще упълномощи сметката за плащане.
По този начин се идентифицира и коригира кратката разписка.
Използване на трипосочно съвпадение
- Трипосочният процес на съвпадение се използва в големи организации.
- Използва се и там, където има различни отдели, които се справят с различни функции.
- Използва се, когато дадена организация се занимава с производство на множество продукти.
- Използва се там, където отговорностите се възлагат на новоназначен персонал.
- Използва се там, където по-голямата част от плащанията се извършват в брой.
- Използва се и там, където е ангажиран неквалифициран персонал.
Предимства
Различните предимства са както следва:
- Той гарантира, че плащането се извършва на правилното лице срещу валидната сметка и стойността на получените запаси.
- Той осигурява правилния контрол в организацията.
- Той свежда до минимум или ограничава неразрешени плащания.
- Чрез три начина на съвпадение на паричните средства, присвояването трябва да се контролира.
- Грешките могат лесно да бъдат идентифицирани в процеса на тристранно съвпадение.
- Той гарантира, че една и съща сметка не се плаща многократно.
- Процесът насърчава отчетността на персонала.
- Чрез трипосочния процес информацията трябва да бъде проверена; следователно тя се превръща в точна информация и може да се използва за бъдещи решения.
Недостатъци
Различните недостатъци са следните:
- Трипосочното съвпадение включва многократна проверка на времето и събиране на различни документи; следователно процесът е дълъг и отнема много време.
- Възможно е да има шансове за забавяне на плащането и налагане на санкции поради дългия процес и поради забавените плащания.
- Връзките с доставчиците могат да бъдат развалени поради забавяне на плащанията.
- Отстъпки за предсрочни плащания не могат да бъдат използвани поради дълги процедури.
Заключение
Трипосочното съвпадение е процедурата за контрол на задълженията, чрез която с помощта на трите стъпки се проверява задълженията. Тук, при покупка на първа стъпка, поръчката трябва да бъде проверена, след това цифрите от отдела за инвентаризация трябва да бъдат събрани и проверени и накрая, тя трябва да бъде проверена от счетоводните записи. След проверка на всичките три нива, упълномощителят разрешава сметката за плащане. Тази процедура обаче е дълга. Следователно отнема много време и в същото време отстъпките за предсрочни плащания не могат да бъдат използвани поради продължителни процедури.
