Какво е консолидиране на данни в Excel?
Докато работим в Excel, имаме много данни на разположение в различни работни листове и ако искаме да обединим или консолидираме данни на един работен лист, Excel има функция за това, след като отвори всички работни листове, които имат данни, трябва да бъдат консолидирани, Бутон „Консолидиране“ е наличен в раздела с инструменти за данни в раздела „Данни“.
Ако не сте запознати с инструмента за консолидиране в Excel, тази статия ще ви помогне да разберете динамиката на инструмента за консолидиране в Excel.
По принцип, когато получаваме данни от различни хора, получаваме много работни листове, с които да се справим. Консолидирането на всичко е херкулесова задача, особено за междинните нивелири. В ранната си част от кариерата получих данни от широк кръг източници.
Например бях използван за получаване на данни за продажбите от 4 различни зони от зонални глави. Четири различни зони включват четири различни работни листа. В края на данните трябваше да събера всичко на един работен лист и да създам база данни за целите на анализа. Правих го ръчно по традиционния начин за копиране и поставяне.
Но прекарах известно време в изучаването на нови неща и консолидирането на инструменти е един от тях и ми помогна много да събера данните с минимални усилия.
Как да консолидирам данни в Excel? (Стъпка по стъпка с пример)
Имам данни за продажбите от четири различни региона в четири различни работни листа.
Всеки съдържа един и същ формат и еднакъв брой редове и колони. Трябва да консолидирам всички листове в един лист, наречен Резюме.
Създал съм същия шаблон, както е в останалите 4 листа.
- Стъпка 1: След създаване на горния шаблон в Резюме на листа, изберете клетката B2, където искаме да консолидираме всичките 4 различни региона.
- Стъпка 2: Сега отидете на Данни> Консолидиране
- Стъпка 3: След като изберете опцията Consolidate, ще видите прозореца по-долу.
- Стъпка 4: Това е прозорецът, от който се нуждаем, за да направим магията. Първо, виждаме падащия списък Функция от този падащ списък, трябва да изберем нашия тип консолидация. Тук трябва да изберем функцията SUM в Excel, защото консолидираме всички данни за продажбите на зоната и създаваме обобщен отчет. Така че изберете SUM под тази опция.
- Стъпка 5: Следващата стъпка е да се даде препратка към всички 4 различни листа на региона. Кликнете върху полето за справка и отидете на първия лист от всички листове на зоната, т.е. Юг. След като изберете диапазона, щракнете върху бутона Добавяне.
- Стъпка 6: След като щракнете върху бутона Добавяне, той добавя препратките към всички препратки към клетки.
- Стъпка 7: По същия начин създайте Excel връзка за листите на всички други региони. Накрая ще изглежда така.
- Стъпка 8: Сега кликнете върху бутона OK; вашите консолидирани данни са готови без никакви грешки.
- Стъпка 9: Сега създадохме обобщен отчет; това не е динамичен отчет, защото не сме създали връзка към останалите таблици. Ако има някакви таблици за промени, останете същите и в този случай нашият отчет се обърка. Трябва да свържем таблицата с останалите листове, за да направим отчета динамичен.
- Стъпка 10: В диалоговия прозорец за консолидиране поставете отметка в квадратчето Създаване на връзки към изходни данни. Щракнете върху OK.
След това завършва процеса.
- Стъпка 11: Сега той е създал функцията SUM. Има икона плюс (+) в дясната страна на електронната таблица, кликнете върху иконата плюс (+), за да видите разпадането.
Други опции в Consolidate
- Функция: Това е списъкът на всички налични функции в инструмента за консолидиране. Можете да използвате функцията SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN в Excel и т.н.
- Справка: Тук трябва да изберем диапазоните на различни листове, за да консолидираме данните в един лист.
- Преглед: Това е красотата на опцията за консолидиране. Той не само консолидира от същата работна книга, но може да извлече и данните от други работни книги.
- Добавяне и изтриване: Това е мястото, където можем да добавяме и изтриваме всички препратки.
- Горен ред: Използвайте горния ред като заглавия на редове
- Лява колона: Използвайте лявата страна на данните като заглавия на колоните.
- Създаване на връзки към изходни данни: Това ще направи отчета динамичен. Консолидираната опция създава формулата за всички останали листове, за да направи отчета реално динамичен.
Неща за запомняне
- При консолидиране диапазоните от опции на всички работни листове трябва да бъдат еднакви в работните листове.
- Можем да използваме всякакъв вид функция в опцията за консолидиране.
